Waarom zijn de kosten van IT aanbestedingen voor raamovereenkomsten zo hoog? Kan dat niet beter? De hoge kosten worden vooral veroorzaakt doordat er, vaak onnodig, ingewikkelde programma’s van eisen worden opgesteld: het kost u veel tijd, het kost leveranciers veel tijd en het beoordelen van dikke pakken papier kost veel tijd. U weet: tijd is geld.
Commodity
We moeten ons realiseren dat veel IT systemen als een commodity kunnen worden beschouwd. We vinden het inmiddels vanzelfsprekend dat (vaste) werkplekken, laptops, notebooks, tablets, smartphones commodity’s worden genoemd.
Maar ook minder voor de hand liggende onderwerpen (ze lijken meer kennisintensief) beschouwen we een commodity: netwerkcomponenten, servers, storage en backup.
Onderhoud
Ik hoor het u al zeggen: hoe moet het dan met onderhoud? Onderhoud is ook gewoon een artikel met een bestelnummer en is dus ook een ‘doosje’ dat je overal kunt kopen (uiteindelijk kom je negen van de tien keer bij een fabrikant uit en stuurt de reseller een factuur).
Vrijwel alle leveranciers leveren linksom of rechtsom ditzelfde ‘doosje’ en toch gaan we weer uitgebreide programma’s van eisen opstellen. Weet u waarom we dit doen? Ik ook niet. Nou ja, eigenlijk wel, we proberen nu eenmaal zoveel mogelijk controle op de uitkomst te houden…
O ja, het kan nog erger. We vragen ook nog prijzen op voor configuraties die we niet gaan kopen (het gaat immers om een raamovereenkomst). We vragen kortingspercentages omdat we denken dat we dan goede afspraken kunnen vastleggen voor het geval we apparatuur gaan kopen. Denkt u dat de ICT markt nog steeds met algemeen geldende brutoprijslijsten werkt? Niet dus. Waarom dan een korting bedingen als u niet weet wat het vertrekpunt is voor het verstrekken van die korting?
Prestatie-inkoop
Is prestatie-inkoop dan een betere methode? In ieder geval niet voor raamovereenkomsten. Deze aanpak kan wel werken voor projecten. Maar de aanbesteding wordt hier vrijwel nooit goedkoper van omdat de uren weer aan andere zaken worden besteed (denk aan de worsteling om de scope, randvoorwaarden en doelstelling te beschrijven, vele interviews, het voorbereiden ervan, concretiseringsfase, etc.).
Raamovereenkomsten voor commodity’s kun je met een heel eenvoudig bestek(je) gunnen, terwijl je toch je doel bereikt. Emtio heeft de afgelopen twee jaar aanbestedingen voor de gunning van raamovereenkomsten begeleid waarbij we slechts enkele eisen en wensen formuleerden en waarbij de inspanning/uren van ICT-beheerders/specialisten op twee handen kan worden geteld.
Voordelen
Ik vat de voordelen kort samen:
- De ICT-afdeling kan haar kostbare tijd aan nuttiger zaken besteden omdat de gevraagde inzet (de functionele input) bij de aanbesteding zeer gering is;
- U wordt niet opgescheept met merken die u niet wil; de keuzevrijheid voor merk en type is vrijwel volledig.
Meer informatie? Neem contact op met Emtio!
