Bedrijfsinformatiesystemen: kiest u enkel het systeem of een complete oplossing?

Bedrijfsinformatiesystemen is een bekende verzamelnaam voor een veelheid aan applicatieoplossingen, die als pakketoplossing of als cloudoplossing worden aangeboden. Deze oplossingen kunnen een veelheid van bedrijfsfuncties ondersteunen. Dit  gebeurt vaak op 1 van deze 2 manieren:

  • Als ‘best of breed’ oplossing: bijvoorbeeld bij HRM-pakketten, financiële pakketten, belastingpakketten, waarderingspakketten, pakketten voor vergunningen, toezicht en handhaving, dms, cms en meer.
  • Als geïntegreerde oplossing, vaak ter ondersteuning van meerdere bedrijfsprocessen (ERP-pakketten).

Alleen de software of ook de uitvoering?

Leveranciers richten zich op ontwikkeling, inrichting en beheer. Maar zouden zij zich ook niet meer op het uitvoeren van de processen kunnen richten die met de oplossingen worden ondersteund? Het is natuurlijk ook een kwestie van vraag en aanbod, want andersom zou je de vraag kunnen stellen waarom gemeenten en vele andere publiekrechtelijke instellingen niet vaker een afweging maken om een bedrijfsproces geheel of gedeeltelijk uit te besteden.

Bedrijfsprocessen wel of niet uitbesteden

Ik noem een voorbeeld. Een HRM-pakket (of e-HRM of personeelsinformatiesysteem) is bij vele gemeenten en publiekrechtelijke instellingen aanwezig, lokaal geïmplementeerd of als clouddienst (SaaS) door een leverancier ter beschikking gesteld. Het HRM-pakket biedt ondersteuning voor de uitvoering van personeelsprocessen en salarisverwerking.

Salarisverwerking wordt in veel gevallen al in zijn geheel uitbesteed, maar de uitvoering van personeelsprocessen niet. Voor de afweging om uw bedrijfsproces wel of niet uit te besteden (‘business process outsourcing’) kunnen natuurlijk vele argumenten worden ingebracht, vanuit vele invalshoeken. Vaak is wel een kenmerkende eigenschap dat een uitbesteed bedrijfsproces niet tot de kerntaken van een organisatie behoort maar een ondersteunende taak betreft.

Wat zou dit betekenen voor de aanbesteding?

Het lijkt mij interessant om dit ook eens vanuit de aanbestedingsrechtelijke invalshoek te beschouwen. Ik gebruik daarbij het HRM-pakket als voorbeeld maar de uiteenzetting geldt voor vele andere bedrijfsprocessen. Gemeenten en overige publiekrechtelijke instellingen moeten de aankoop van en HRM-pakket in de regel Europees aanbesteden als de waarde van de ‘opdracht’ de EG-drempel overschrijdt. Tot 1 januari 2022 is deze voor gemeenten en publiekrechtelijke instellingen vastgesteld op € 214.000,-  exclusief BTW.

De ‘opdracht’ bestaat in de regel uit het op basis van gebruiksrechten beschikbaar stellen van de oplossing, de implementatie en het beheer. De kosten hiervan worden bij elkaar opgeteld waarbij de looptijd van de overeenkomst wordt meegenomen. Wat betekent het voor de aanbestedingsplicht als een gemeente of publiekrechtelijke instelling zou besluiten om het HRM-proces en de salarisverwerking compleet uit te besteden? In dat geval kan § 2.2.1.8 van de Aanbestedingswet worden toegepast.

Hogere aanbesteding zorgt voor vereenvoudigde regeling

Voor opdrachten die op basis van deze paragraaf worden aanbesteed geldt een aanzienlijke hogere EG-drempel, namelijk € 750.000,- exclusief BTW. En als de opdracht over de drempel heen gaat geldt een sterk vereenvoudigde regeling met meer vrijheden voor de gunning, geen verplichte minimumtermijnen en geen bezwaartermijn. Deze paragraaf ziet toe op overheidsopdrachten voor sociale en specifieke diensten. Dan is natuurlijk de vraag wat hieronder wordt verstaan.

In artikel 2.38 van de Aanbestedingswet wordt hiervoor verwezen naar Bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU waarin de diverse sociale en specifieke diensten verder zijn verbijzonderd naar zogenaamde CPV-codes. In deze Bijlage worden onder meer CPV-codes voor administratieve diensten opgesomd en meer specifiek ook voor ‘Administratieve diensten voor bedrijfsactiviteiten’ (CPV-code 75112000-4). Vrijwel alle diensten die op basis van de bedrijfsinformatiesystemen door een leverancier kunnen worden geleverd kunnen onder deze categorie vallen.

Ik wil hiermee geenszins een advies geven om vanwege deze reden voor uitbesteding te kiezen, maar als een dergelijk besluit wordt overwogen kan dit principe wel degelijk een rol spelen.

 
Emtio-adviseur Joop Schuilenburg

Exit-regelingen ook bij bedrijfsvoeringsapplicaties opnemen

Bij outsourcingscontracten is het inmiddels zeer gebruikelijk om een voorziening te treffen waarmee de leverancier actief wor

Meer lezen

COVID-19 reden voor overmacht in IT-contracten?

Dat COVID-19 een dominante invloed heeft op IT-projecten hoeven wij u niet uit te leggen. Wel bereikt ons steeds vaker de vra

Meer lezen
belastingapplicaties-waarderingsapplicaties-aanbesteden

Bedrijfsinformatiesystemen: kiest u enkel het systeem of een complete oplossing?

Bedrijfsinformatiesystemen is een bekende verzamelnaam voor een veelheid aan applicatieoplossingen, die als pakketoplossing o

Meer lezen

Flitsaanbestedingen: veel contact en toch contactloos, snel en efficiënt

Op afstand werken krijgt in deze moeilijke tijden door het coronavirus noodzakelijkerwijs een grote impuls. Tegelijkertijd d

Meer lezen
Inbesteden Centrale Overheid | Emtio

Hoe stelt de Autoriteit Persoonsgegevens boetes vast?

Afgelopen juli werd bekend dat de Autoriteit Persoonsgegevens een boete had opgelegd aan het Haga ziekenhuis voor het niet op

Meer lezen
AVG

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of de EER mogen worden verwerkt?

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte mogen word

Meer lezen
kantoor

Meerdere contactmomenten met potentiële leveranciers tijdens een ICT aanbesteding? Natuurlijk kan dat (en rechtmatig)!

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aan

Meer lezen
Softwarematige partinionering

Oracle licenties: is softwarematige partitionering op basis van VMware wel of niet toegestaan?

Vanaf 2002 verspreidt Oracle een document met de benaming ‘Oracle Partitioning Policy’. Het document is de afgelopen jare

Meer lezen
Kostenbeheersing van maatwerk | Emtio

Kostenbeheersing maatwerksoftware: welke maatregelen zijn mogelijk?

Vandaag de dag is de meeste software zogenaamde standaardsoftware. Omdat geen enkele organisatie ook echt ‘standaard’ is,

Meer lezen
Aanbesteding collusie | Emtio

Inschrijvingen op aanbestedingen door verbonden ondernemingen

Als gevolg van overnames en fusies en dergelijke kunnen verhoudingen binnen een markt op elk moment veranderen. Voor aanbeste

Meer lezen