Ik was de afgelopen maanden, en ook op dit moment, betrokken in meerdere ERP-aanbestedingen. ERP, afkorting voor ‘Enterprise Resource Planning’, zijn softwaresystemen die binnen organisaties een zeer belangrijke en centrale plaats innemen.
Enterprise Resource Planning
ERP omvat (bedrijfs)processen als financiën, inkoop, logistiek, HRM, voorraadmanagement, projectmanagement en, afhankelijk van de sector waarin ERP wordt ingezet, branche-specifieke processen. Denk bij dit laatste aan CRM functionaliteit (klantbeheer bij woningcorporaties, waterproducenten, etc.), maar ook onderhoud en beheer (huizen, installaties, etc.) worden afgedekt door ERP.
ERP oplossingen
Bekende ERP oplossingen worden door bijvoorbeeld SAP, Microsoft, Oracle en Infor geproduceerd. ERP suites bieden oplossingen waarbij losse pakketoplossingen worden vervangen door één integrale oplossing. Gemiddeld worden zo ongeveer acht tot tien op zichzelf staande pakketoplossingen vervangen door één ERP-suite.
10 tips bij de inkoop van ERP systemen
Inkoop van ERP-systemen wordt als complex ervaren en dat is het ook. Alvorens tot aanschaf over te gaan, moet er bij vele inkoop-technische aspecten worden stilgestaan. Ik noem er een aantal.
1. Waak voor gelegenheidshuwelijken
Realiseer je dat er weliswaar sprake is van één ERP-oplossing, maar dat deze niet voor niets een suite wordt genoemd. De suite bestaat uit modules die bepaalde categorieën processen/functionaliteit afdekken. Het kan ook zomaar gebeuren dat er drie tot vier verschillende pakketoplossingen worden aangeboden, terwijl dit toch een integrale oplossing wordt genoemd. Waak hierbij voor ‘gelegenheidshuwelijken’. De verschillende modulen/pakketoplossingen worden soms door verschillende fabrikanten geproduceerd waardoor een goed functionerende onderlinge interfacing niet altijd vanzelfsprekend is.
2. Ga voor een integrale aanbesteding
Er moet een pakket-suite worden geselecteerd en een implementatiepartner. Overweeg dit integraal als één opdracht in de markt te zetten. Immers, de bekende fabrikanten schrijven in de regel niet op aanbestedingen in en laten dat over aan partners. Laatstgenoemden zijn de implementatiepartners. Een integrale aanbesteding met een opdracht/perceel ligt om die reden het meest voor de hand.
3. Kies tussen on premise en cloud
Maak op voorhand een keuze tussen een implementatie ‘on premise’ of levering van de diensten via een cloudoplossing. Bij dit laatste speelt informatiebeveiliging naast andere aspecten als beheer een belangrijke rol. Een keuze aan de voorkant voorkomt het moeten beoordelen van vrijwel onvergelijkbare offertes.
4. Blijf dichtbij de markt
Kies voor een aanbestedingsprocedure die (veel) overleg met de markt mogelijk maakt, om zodoende vraag en aanbod dicht bij elkaar te brengen en mismatch te beperken.
5. Ga voor functionaliteit
Kies voor een functionele behoeftestelling en stel geen omvangrijk programma van eisen op waarin je probeert alles dicht te timmeren. Dit laatste gaat niet lukken.
6. Formuleer een doelstelling
Formuleer een heldere doelstelling waar organisatie ook echt iets mee kan. Want de doelstelling vormt voor de leverancier het leidmotief voor het maken van de offerte en de wijze waarop de implementatie en het beheer wordt vormgegeven. De doelstelling is voor de organisatie het leidmotief voor het te voeren contractmanagement. Het is een misverstand om te denken dat contractmanagement een operationele taak is. Een heldere doelstelling verwoord je niet met softere termen als ‘partnership’ en ‘ontzorgen’. Beschrijf wat je hiermee bedoelt.
7. Kies voor ervaring
Laat de inkoopondersteuning niet door een onervaren inkoper uitvoeren. Het gaat niet om het uitvoeren van een ‘aanbestedingskunstje’, maar om het inzetten van een inkoopprocedure als middel om een doel te bereiken. Ervaring met complexe pakketselecties en kennis van de leveranciersmarkt en licentiemodellen is een must.
8. Let op de contractvoorwaarden
Let bij een aanbesteding op welke contractvoorwaarden worden meegegeven. Houd er rekening mee dat een ERP-suite soms wel drie of vier verschillende sets licentievoorwaarden kan opleveren, die door de fabrikanten wereldwijd standaard worden gehanteerd en deels open source kunnen zijn. De fabrikanten zullen niet instemmen met inkoopvoorwaarden. Zorg dus voor contractbepalingen die kaders bieden voor inbreng van eigen voorwaarden door een leverancier.
9. Denk na over conversie
Denk goed na over de conversie. Benoem naast de pakketten (van waaruit data moet worden geconverteerd) ook de versies ervan. Vraag ook uit welke inspanning er van de bestaande pakketleveranciers benodigd zal zijn bij de conversie en vraag een kostenindicatie hiervan.
10. Leg eenheidsprijzen vast
Probeer zo veel mogelijk eenheidsprijzen in een financieel dossier vast te leggen. Vraag je bijvoorbeeld af of je alle gewenste rapportages kunt benoemen en ook nog beschrijven (dit zijn er vaak honderden en is niet realistisch). Overweeg om ook dit functioneel uit te vragen. Ga er vanuit dat 80% vanuit het ERP kan worden geleverd en dat er 20% op maat moeten worden gemaakt. Stel bij de 80% een aantal generieke functionele eisen (de ervaring leert namelijk dat standaardrapportages lang niet altijd voldoen). Verdeel de laatstgenoemden in drie categorieën: eenvoudig, gemiddeld en complex en laat de aanbieder dit verder invullen met urenblokken en prijzen.
ERP aanbesteding uitbesteden?
Bovenstaand lijstje is niet limitatief, maar biedt wel een aantal handvatten. Meer informatie over aanbestedingen? Of een ERP-aanbesteding uitbesteden? Bel 010-3072781 voor een vrijblijvende kennismaking.
