Flitsaanbestedingen: veel contact en toch contactloos, snel en efficiënt

Op afstand werken krijgt in deze moeilijke tijden door het coronavirus noodzakelijkerwijs een grote impuls. Tegelijkertijd dreigen grote vertragingen in allerlei IT-projecten. Ook zien we dat aanbestedingstrajecten ofwel in zijn geheel worden uitgesteld ofwel sterk worden getemporiseerd.

Voor Emtio is dit geen aanleiding om gebeurtenissen gelaten af te wachten. Wij denken van de nood, het coronavirus met alle beperkende gevolgen van dien, een deugd te kunnen maken. Dat doen wij met de propositie om aanbestedingsprojecten versneld, geheel digitaal en gebruikmakend van Teams of Cisco WebEx te doorlopen.

We stellen ons daarbij de volgende stappen voor, startend bij een intake.

1. Contact zoeken met adviseur

Stel, u wilt als opdrachtgever een aanbestedingsproject opstarten en zoekt daarbij een adviseur die u ondersteunt bij het aanbestedingsproject.

Ervan uitgaande dat u voor de selectie van een adviseur meerdere offertes wilt opvragen, is het opstellen van een offerteaanvraag en het uitzetten daarvan bij meerdere adviseurs een eerste stap.

Op zich is dit een gebeurtenis die in de meeste gevallen zonder enig persoonlijk contact plaatsvindt. Ofwel u kent de adviseur al waar u offerte wilt vragen, en dus zijn of haar emailadres, of u stuurt de aanvraag via een mailadres dat u op de website van de betreffende adviseur hebt gevonden.

Wij raden u altijd aan om eerst even telefonisch contact met de betreffende adviseurs te zoeken en uw behoefte kort aan de juiste contactpersoon toe te lichten.

Kennismaken

Bij grotere projecten leidt zo’n eerste contact vaak tot een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Daarbij zijn meerdere projectteamleden aanwezig en het komende project met achtergronden wordt toegelicht. Het gesprek wordt meestal afgesloten met de vraag om voor een bepaalde datum een offerte in te dienen.

In deze tijden van ‘onthouding’ zijn dergelijke persoonlijke contacten echter uit den boze. Maar laten we ons eens voorstellen dat u en ik in een internationale setting zouden moeten contacten, waarbij geen enkele belemmeringen vanwege virusaanvallen en daaruit voortvloeiende overheidsbeperkingen zouden bestaan.

U zou zich kunnen afvragen of het voor zo’n kennismakingsgesprek doelmatig is om elkaar fysiek te ontmoeten. Er moeten vliegreizen of op zijn minst flinke autoritten worden gemaakt, het kost een ieder dus veel tijd en geld terwijl het kennismakingsgesprek een uur duurt.

Binnen grote internationale bedrijven maken ze daarom standaard een doelmatigheidsafweging en wordt veel gebruik gemaakt van video conferencing. Emtio neemt deze aanpak graag over.

Toegegeven: Emtio is geen internationaal bedrijf en uw organisatie evenmin. Bovendien bent u onze potentiële opdrachtgever en zijn wij uw potentiële adviseur waarbij de adviseur wordt geacht, het zijn tenslotte de leveranciers, zich altijd naar de opdrachtgever te begeven en niet andersom. Het is een gewoonte.

Wij onderschatten de voordelen van persoonlijk oogcontact niet en onderkennen het belang van het herkennen van non-verbale communicatie en lichaamshouding. En we lezen ook wel eens dingen over de negatieve invloed van ‘camerabewustzijn’ (je wordt vastgelegd, uiterlijke verschijning/houding voor de camera). Het is echter een kwestie van doorzetten en vertrouwd raken, in privéomstandigheden doen we dit immers ook.

2. Digitale projectvoorbereiding

We gaan er nu even vanuit dat u Emtio inhuurt voor de begeleiding van een aanbestedingsprocedure. In de offerte hebben we dan al beschreven waarom we een bepaalde aanpak voorstellen.

In alle gevallen start een voorbereidingsfase waarin uw doelstellingen, de precieze scope en vervolgens de aanbestedingsdocumenten moeten worden vastgesteld en opgesteld. Daarvoor is overleg nodig.

Wij zijn binnen Emtio gewend dit overleg efficiënt en effectief te laten verlopen door aanbestedingsdocumenten steeds in zijn geheel en in concept voor te bereiden, op basis van onze eerdere ervaringen met vergelijkbare projecten bij vergelijkbare klanten. Hierbij maken we gebruik van de door Emtio ontwikkelde sjablonen die uiteraard gevuld worden met de beschikbare informatie die u ons hebt aangeleverd. Bij het aanreiken van concepten geven we heel gericht aan waar nader over moet worden gesproken of waar aanvulling is vereist.

Bij een eerste kick off en nadere kennismaking met het projectteam verzorgen we, bij meer complexe aanbestedingstrajecten, een gerichte presentatie aan de leden van het projectteam om hen mee te nemen in onze aanpak. Concepten van aanbestedingsdocumenten zetten we tijdens een projectoverleg vrijwel altijd even op een scherm zodat alle teamleden goed kunnen meekijken. We nemen openstaande punten gericht door en verdelen de actiepunten. Invulling van actiepunten verloopt voornamelijk via email.

Voor het bereiken van de definitieve versie van een aanbestedingsdocumenten begroten we voor eenvoudige aanbestedingen tweemaal een projectoverleg en voor meer complexe aanbestedingen viermaal een projectoverleg. De keuze van een bepaalde aanbestedingsvorm is hier tevens van invloed omdat een aanbesteding met meerdere fasen ook het opstellen van meerdere documenten vereist.

Ook deze projectvoorbereiding kan in geheel op afstand en gebruikmakend van Teams of Cisco WebEx plaatsvinden. De aanbestedingsprocedure zelf verloopt digitaal via TenderNed, CTM of Negometrix (of nog andere tooling).

3. Interactie tijdens de aanbesteding

Tijdens de aanbestedingsprocedure vinden wij het wenselijk dat er interactie plaatsvindt tussen leveranciers en opdrachtgevers. Wij vinden dit wenselijk omdat we ervan overtuigd zijn dat veel interactie de kans op goede aanbiedingen veel groter maakt.

Kan deze interactie ook op optimale wijze via Teams e.d. plaatsvinden? Wij vinden dat dit sub-optimaal mogelijk is. Het gaat immers niet alleen om het uitwisselen en overdragen van kennis, maar vooral ook om het gezamenlijk zoeken naar een beste oplossing. Wij vinden dus: zodra dit ‘face to face’ kan plaatsvinden verdient dit onze voorkeur, maar als dit om welke reden dan ook onvoldoende doelmatig is (denk weer aan reistijd met bijbehorende hoge kosten) of zelfs verboden (denk aan virus-maatregelen van de overheid), dan adviseren we wel degelijk om dit via Teams of Cisco WebEx te laten plaatsvinden.

Instructies voor beoordelen

Ingediende offertes moeten worden beoordeeld. Emtio maakt en verzorgt voor beoordelingen altijd een instructie waarmee een eerste stap kan worden gezet in de beoordeling. Een instructie kan heel efficiënt via Teams worden verzorgd. De beoordeling wordt afgerond met een plenair overleg binnen het projectteam en wij zien geen reden waarom dit niet via Teams of Cisco WebEx kan plaatsvinden.

4. Snel en efficiënt de aanbesteding afronden

Tot zover over het aspect ‘veel contact en toch contactloos’. Naast goed contact staan ook snelheid en efficiëntie bij ons hoog in het vaandel.

Snelheid en efficiëntie bereiken we door veel gebruik te maken van onze best practices. Onze senior adviseurs hebben persoonlijk gemiddeld een track record opgebouwd van de begeleiding van 150 -160 Europese aanbestedingen. Dat maakt dat we over zeer veel eigen bronmateriaal beschikken dat we aanwenden bij nieuwe opdrachten. Met bronmateriaal bedoelen we programma’s van eisen en vooral de laatste jaren ‘functionele behoeftestellingen’.

Inhoudelijke ervaring

Wij beschouwen kennis van en ervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen als randvoorwaardelijk zodat we nooit pronken met onze expertise op dit vlak (het behoort eenvoudigweg tot onze gereedschapskist).

Wel is zo dat wij de regelgeving zodanig goed kennen dat we ook vanuit die optiek versnelling kunnen aanreiken. Zo zal er in een aantal gevallen vanwege het coronavirus een beroep op een ‘dringende reden’ kunnen worden gedaan om verplichte minimumtermijnen te verkorten.

Juist onze inhoudelijke ervaring op de onderwerpen van de aanbestedingen maakt dat we nooit langdurig met onze opdrachtgevers moeten puzzelen over behoeftestellingen.

Contractmodellen

Met onze juridische achtergrond hebben we ook contractmodellen voor de meest uiteenlopende IT-projecten (implementatie- en exploitatiecontracten) ontwikkeld. Ze zijn modulair samengesteld en worden efficiënt op maat gemaakt voor uw projecten, daarbij, indien wenselijk, aansluitend bij ARBIT of GIBIT. Ook kunnen zij worden aangesloten op uw eigen algemene IT-inkoopvoorwaarden (indien voorhanden).

5. Het resultaat van deze aanpak

Resumerend, wat vinden wij een ‘flitsaanbesteding’:

dit is een vrijwel contactloos aanbestedingstraject waarbij toch veel contactmomenten mogelijk zijn,
en dat daardoor, maar ook doordat we onze uitgebreide ‘best practices’ voor u willen ontsluiten, op snelle, efficiënte en effectieve wijze kan worden doorlopen,
waarbij we tevens een stuk projectvoorbereiding (t.b.v. implementatie/transitie) in de aanbestedingsprocedure trekken, zodat u snel naar het implementatieproject kunt doorstarten,
waarbij we het hele aanbestedingstraject, afhankelijk van de procedurekeuze en van het mandaat van de projectgroep, binnen 3,5 maand (openbare procedure), binnen 5 maanden (niet openbare procedure) of binnen 6 maanden (mededingingsprocedure) kunnen doorlopen, inclusief voorbereiding tot met ondertekening van de overeenkomst.

6. Europees aanbesteden uitbesteden?

Wilt u een Europese aanbesteding uitbesteden? Of wilt u advies en ondersteuning bij specifieke onderdelen van een Europese aanbesteding? Met onze deskundigheid en ervaring kunnen wij u op alle gebieden ontzorgen. Daarbij houden we altijd uw organisatiedoelstellingen als uitgangspunt, zoals kostenbesparing of kwaliteitsverhoging.

Wij ondersteunen bijvoorbeeld in de rol van adviseur, inkoopprojectleider of coach. We zijn voornamelijk actief op het gebied van IT-aanbestedingen in de publieke sector en semi-overheid, zoals: