Het aangaan van overeenkomsten vormt meestal het sluitstuk van een sourcingtraject van opdrachtgevers. De ondertekende overeenkomst gaat de la in en komt er meestal niet meer uit, tenzij er discussie met een leverancier ontstaat. Dat is spijtig omdat opdrachtgevers het merendeel van hun uitgaven op basis van overeenkomsten moeten verantwoorden. Ondanks dit gegeven besteden de meeste opdrachtgevers veel te weinig aandacht aan contract- en leveranciersmanagement.
Performance based pricing: win-win situatie?
Een van de manieren waarmee optimale aandacht aan contract- en leveranciersmanagement moet worden gegeven is ‘performance based pricing’. Uitgangspunt hierbij is dat moet worden voorkomen dat een leverancier in de relatie recht tegenover de opdrachtgever komt te staan. Performance based pricing kent een verliezer en een winnaar: het voordeel van de ene partij is verlies voor de andere partij.
Meestal betreft dit probleem meestal een deel van overeenkomst, waarbij helaas wel steeds de prijs in het midden staat van de ‘touwtrekkerij’. Gelukkig kennen de meeste opdrachtgever – leveranciersrelaties ook kenmerken waarin wel degelijk sprake is van een win – win situatie. Immers, de opdrachtgever verkrijgt betere producten en diensten die de kwaliteit van de dienstverlening van de opdrachtgever verhogen, en de winstgevendheid van de leveranciers.
Het komt erop neer dat wordt gestreefd om het tegenover elkaar staan zoveel mogelijk om te zetten naar een win – win situatie, oftewel het echte partnerschap. Performance based pricing kan hier een belangrijke bijdrage leveren.
Doelstellingen maken prestaties meetbaar
Performance based pricing is een afspraak waarbij de leverancier wordt betaald naarmate hij daadwerkelijk presteert. Het is daarvoor van belang dat een opdrachtgever heldere doelstellingen formuleert in business cases c.q. in projecten. Alleen op die manier kan er ‘alignment’ ontstaan tussen de doelstellingen van een opdrachtgever en die van een leverancier.
De afspraak is vervolgens een soort verzekering, zowel voor de opdrachtgever als voor de leverancier: de leverancier ontvangt een gegarandeerde ‘minimumvergoeding’ voor zijn dienstverlening, maar als de prestatie in twijfel wordt getrokken borgt de afspraak dat dat hij meer gaat verdienen zodra hij aantoonbaar betere prestaties levert.
De opdrachtgever betaalt niet te veel omdat het de bedoeling is dat nooit méér voor de dienstverlening wordt betaald dan de dienstverlening waard is, gelet op de doelstellingen. Dus bij twijfel aan de prestatie wordt alleen betaald voor het deel van de prestatie dat aantoonbaar (gemeten) wordt geleverd. ‘Twijfel’ is aan de orde zodra de (meerwaarde van de) prestatie niet objectief/gemeten kan worden aangetoond.
Goede partnerschapsrelatie is van belang
Performance based pricing is geschikt voor toepassing bij complexe projecten. Complex door onzekere omstandigheden waarbij zowel de leverancier als de opdrachtgever moeilijke afwegingen moeten maken met vaak tegenstrijdige belangen. Als de contracten globaal zijn geschreven, bijvoorbeeld teveel gebaseerd op modelcontracten en algemene voorwaarden, zijn ze ondeugdelijk voor performance based pricing. Er is dan geen diepgaande inhoudelijke discussie tussen partijen mogelijk.
Afspraken in het kader van performance based pricing zijn complex omdat beide partijen gedwongen zijn rekening te houden met elkaars beperkingen, doelstellingen en resultaten. Discussies over deze onderwerpen worden diepgaand en dus in detail gevoerd. De discussies worden met overgave gevoerd en juist deze aspecten kenmerken karakteriseren een partnerschapsrelatie.
De gesprekken worden op meerdere niveaus gevoerd: tactisch en strategisch. Daarvoor en gelet op de belangen is het nodig dat beide partijen de volwassenheid (maturity) van hun relatie vaststellen en daarna stapsgewijs verhogen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een vervoerscentrale formuleert de doelstelling van besparing. De besparing acht ze zowel mogelijk op personeelskosten als op vervoerskosten. Concreet wil de vervoerscentrale kosten besparen door het vergaand automatiseren van het plannen van ritten, het vereenvoudigen van het boeken van ritten, het beter voorspellen van benodigde vervoerscapaciteit en het optimaliseren van ritcombinaties.
Deze vier mogelijkheden worden verder onderbouwd door zeer concreet de bestaande situatie in kwalitatieve en kwantitatieve zin te beschrijven.
Uitgangspunten
De vervoerscentrale formuleert haar uitgangspunten voor het partnerschap:
- Zij is bereid nader te bepalen opstartinvesteringen van de leverancier te vergoeden, waarbij de leverancier bereid moet zijn transparantie te hanteren met (initieel) matiging van winstdoelstellingen.
- Zij is bereid een nader te bespreken deel van de geëffectueerde besparingen aan de leverancier uit te keren, dat deze controleerbaar zijn gemeten in overeengekomen tijdsblokken.
Deze uitgangspunten vormen de input voor diepgaand en ‘open’ overleg tussen partijen, waarna de afspraken in detail uitgewerkt in een overeenkomst en service level agreement worden vastgelegd.
Wilt u meer informatie over deze unieke aanpak?
Emtio biedt u deskundige begeleiding bij IT -inkoopvraagstukken
Wilt u meer informatie over deze unieke aanpak? De adviseurs van Emtio kunnen procesbegeleiding bieden en uw aanbesteding begeleiden. Wij hebben ons gespecialiseerd in de aandachtgebieden IT-recht, aanbestedingsrecht en IT procurement. Aan de hand van deze aandachtsgebieden kan Emtio u op uiteenlopende wijzen van dienst zijn. Het grootste gedeelte van ons werk betreft:
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
