Op 17 oktober 2015 verscheen er een artikel van Derk Stokmans in NRC Handelsblad met de titel ‘Gegijzeld door de softwareboer’. Op 18 oktober daarna volgde een uitzending op Radio 1 bij het programma Reporter Radio met Huub Floor: ‘Gemeenten in de tang van de softwareleverancier’.
De journalisten onderzochten gemeenten en hun softwareleveranciers. De uitzending en het krantenartikel hebben vooral ingezoomd op de softwareprogramma’s die PinkRoccade en Centric in gemeenteland aanbieden.
Met deze programma’s zijn systemen geïmplementeerd voor bijvoorbeeld het aanvragen van paspoorten, vergunningen, (bijstands)uitkeringen en de belastingen. Het draaiend houden en aan elkaar verbinden van al die systemen is een enorme opgave die leidt tot hoge prijzen en problemen.
Waar zit de onvrede?
Er worden tussentijdse tariefsverhogingen doorgevoerd, soms wel oplopend tot 50%. Het gaat om tarieven voor het verstrekken van updates en upgrades en licentiekosten. Maar er is ook onvrede over de noodzakelijke inzet en hoge uurtarieven voor het alsmaar moeten aanpassen van koppelingen.
De gemeenten voelen zich gegijzeld, zo valt in het artikel van NRC te lezen. Er zijn in Nederland slechts enkele grote aanbieders van dit soort systemen, de keus is daarom erg beperkt. Negen van de tien grotere gemeenten hebben een oplossing van PinkRoccade of van Centric geïmplementeerd.
Eenmaal gekozen, dan zitten de gemeenten ook vast aan de leverancier. De geïmplementeerde systemen grijpen dermate diep in de bedrijfsvoering van gemeenten in dat wijziging van leverancier tot hoge kosten leidt. Gemeenten halen dus een monopolist in huis. Populaire uitspraken, aldus NRC: ‘ordinair geldgraaien’, ‘gedwongen winkelnering’, ‘onzinverhalen’, etc.
Zijn de gemeenten slachtoffer of hebben ze dit over zich afgeroepen?
Het probleem zit ‘m klaarblijkelijk in de vraag hoe u nu grip kunt krijgen. Het nadenken moet al aan de voorkant van een inkooptraject beginnen. Immers, u kent de markt en weet dat het aanbod beperkt zal zijn. U weet ook van te voren dat u de monopolist in huis zult halen. Dit is overigens een gegeven bij de meeste inkooptrajecten: de leverancier die de wedstrijd wint is monopolist voor de betreffende opdracht, gedurende de looptijd van het contract.
Er is hier wel wat bijzonders aan de hand en dat is dat voor onderwerpen als ‘sociaal domein’, ‘midoffice’ en ‘ERP’ behoefte is aan langlopende contracten. Looptijden van zes tot tien jaar of nog langer (of zelfs voor onbepaalde tijd) zijn geen uitzondering. Het is daarom van groot belang dat er voldoende grip wordt gecreëerd om adequaat contractmanagement te kunnen doen.
Bij een Europese aanbesteding hebben gemeenten het voordeel dat ze op dat moment in een machtspositie verkeren. Immers, zij bepalen op dat moment de regels. Deze positie biedt een unieke kans om de juiste kaders te stellen over toepasselijke tarieven.
Aanbevelingen bij een aanbesteding
Emtio geeft een aantal aanbevelingen over aspecten waar aan de voorkant bij stil moet worden gestaan:
- Bepaal hoe u de oplossing aangereikt wil krijgen: via een clouddienst (SaaS) of een implementatie ‘on premise’. Bij een clouddienst: publiek of private (hier speelt privacy mogelijk een rol, maar ook de mate waarin u invloed op aangeboden service levels kunt uitoefenen).
Bij een private cloud kun u eventueel ook zelf als hostende partij optreden (hybride oplossing). Probeer aan de voorkant de strategie hieromtrent binnen uw organisatie te bepalen en laat dit niet aan de markt over. U zult hier namelijk in een offertetraject geen goed advies over krijgen omdat leveranciers hun aanbod uitsluitend baseren op hun uitgangspunt: hoe win ik de aanbesteding en hoe verdien ik optimaal.
Prijsstellingen voor een SaaS-oplossing is bovendien niet te vergelijken met prijsstellingen voor een ‘on premise’ oplossing omdat daar totaal verschillende kostencomponenten moeten worden doorgerekend. Dus: bepaal uw keuze hieromtrent het liefst aan de voorkant. - Het is gebruikelijk om inzicht te vragen in eenmalige kosten (implementatie-/migratiekosten, licentiekosten) en periodieke kosten (licentiekosten, beheer/hosting). Omdat u echter een langlopende overeenkomst aangaat levert dit een ‘schijn-duidelijkheid’ op.
Leveranciers zijn vrij om te bepalen hoeveel kosten zij aan de voorkant reeds betaald willen krijgen en hoeveel kosten zij in de periodieke lasten willen verdisconteren. Beschouw om die reden nauwkeurig hoe u die aspecten denkt te gaan vergelijken tussen de leveranciers en betrek hierbij uw interne budgets voor investeringen en exploitatielasten.
Vraag u ook af of dit onderscheid wel zinvol is: u kunt ook overwegen het onderscheid te laten vervallen en alle kosten te laten verdisconteren in periodieke kosten. - Zorg er te allen tijde voor dat u al aan de voorkant inzicht krijgt in uurtarieven. Benoem daarbij zoveel mogelijk zelf al de rollen die u ziet. Er zorg ervoor dat deze tarieven gelden voor zowel de aangeboden implementatie/migratie, eventueel meerwerk én de latere changes.
Als u uw product niet helder kunt beschrijven, overweeg dan het beschrijven van een casus. Voorkom in ieder geval dat u alleen maar uurtarieven uitvraagt zonder dat de leveranciers deze ook met een kwantitatieve inzet behoeven te verbinden (dan worden de tarieven hoger).
Maak op voorhand een inschatting van de rollen waarvan u verwacht deze het meest te moeten afnemen en probeer vervolgens de prijsstelling ervan van te voren te beïnvloeden (dit kan).
Fixeer op voorhand de opslagpercentages voor werkzaamheden buiten de gebruikelijke uren. Als u daar niets over vermeldt zult u worden geconfronteerd met opslagpercentages van 50% tot zelfs 100% op de aangeboden uurtarieven.
Want u weet: als een beheerder in het weekend 200% van zijn salaris ontvangt, betekent dit nog niet dat het hele uurtarief dat voor hem wordt gerekend ook 200% moeten bedragen (dus ook de winst die in het uurtarief is mee gecalculeerd). - Denk na over prijsindexeringen. Realiseer u dat algemene prijsindexeringen nauwelijks zijn toe te passen of de over het algemeen zeer gedifferentieerde prijsopbouw.
Voor uurtarieven kunnen domweg niet dezelfde indexeringen gelden als voor licentie- en onderhoudsprijzen. Niets belet u om gedurende de eerste drie of vier jaar van een contract geen enkele prijsindexering toe te staan. Overweeg om een jaarlijks plafond van prijsverhoging te contracteren. - Zorg voor een prijscap op het onderhoud. Onderhoudspercentages van 20-25% per jaar zijn zo langzamerhand zeer gebruikelijk. Echter: wordt dit percentage van uw netto licentieprijs berekend of van de op de markt gehanteerde brutoprijzen? Beschouw kritisch wat u voor deze kosten krijgt: alleen updates of ook geheel nieuwe versies.
- Overweeg, zeker bij langlopende en dure contracten, een benchmarkregeling. Deze kunt u van te voren in de aanbestedingsdocumenten opnemen.
- Als u eisen en wensen omtrent functionaliteit uitvraagt, vraag u dan af wanneer de functionaliteit aanwezig moet zijn: ‘out of the box’, na parametrisering of door maatwerk.
Het is vrij eenvoudig om bij de offerteaanvraag een tabel toe te voegen waarin u uw eisen en wensen verbindt met een ‘kruisjeslijst’ zodat u van te voren weet hoe de functionaliteit zal worden geleverd.
Laat hierbij ook aangeven met welke module van de software en bijbehorende versie de functionaliteit zal worden geleverd. Als een kruis bij parametrisering of maatwerk staat moet u daar in de offerte ook een prijs voor aantreffen. - Wees kritisch op verwijzingen naar producten van derden, zoals Oracle en Microsoft. Leveranciers zijn al snel geneigd te veronderstellen dat u wel ‘ergens’ over de juiste licenties beschikt. Ze kunnen daardoor goedkoper aanbieden terwijl het licentieprobleem (compliancy) in uw schoenen wordt geschoven.
- Vraag van te voren welke producten van een suite nog meer worden gevoerd door de leverancier en die niet worden aangeboden bij uw behoeftestelling. Laat deze eveneens beprijzen, ook al heeft u die niet direct of misschien wel nooit nodig.
- Wees alert op bundelingen van producten die leveranciers soms doorvoeren, al of niet voorzien van naamsveranderingen van producten. Zo blijkt u opeens niet meer over afdoende licenties te beschikken. Zorg er van te voren dus voor dat u tegen huidige kosten steeds over alle functionaliteit kunt blijven beschikken.
- U bent kritisch op escrow-regelingen. Hebt u die wel nodig?
Professioneel opdrachtgeverschap cruciaal
Scherpte aan de voorkant en tijdens de uitnutting van een contract, oftewel professioneel opdrachtgeverschap is cruciaal om uit de tang van een softwareleverancier te blijven.
Emtio heeft de afgelopen jaren vele trajecten op genoemde aandachtsgebieden begeleid: bij gemeenten, veiligheidsregio’s, centrale overheid en hogescholen. Aandachtsgebieden: ERP, e-HRM, sociaal domein, mid-office, EPD, HIS, DBK.
