IT-aanbesteding
Wij zijn uw betrouwbare partner voor tactische IT-inkoopprocessen en Europese aanbestedingen.
Advies bij IT-aanbesteding
Wanneer u besluit om (het beheer van) IT-voorzieningen uit te besteden of te vervangen, of bedrijfsvoeringssystemen te vernieuwen, vertrouwt u belangrijke taken en informatie aan anderen toe. Emtio ondersteunt u bij het vinden van de juiste partner.
Onze adviseurs beschikken over de benodigde deskundigheid om u te voorzien van advies op maat en praktische ondersteuning. Of het nu gaat om kostenbesparing of kwaliteitsverbetering, wij helpen u bij het bereiken van uw organisatiedoelstellingen. Als adviseur, inkoopprojectleider of coach nemen we de leiding in het IT-inkoopproces.
We richten ons hoofdzakelijk op de publieke sector en de semi-overheid, met klanten zoals zorginstellingen en overheidsinstanties.
Onze handelswijze bij IT-aanbestedingen
Direct naar:
- Het intakegesprek
- Type IT-leverancier kiezen
- Een doelstelling formuleren
- Aanpak inkooptraject vaststellen
- Het inkoopproces uitvoeren
1. Het intakegesprek
Bij de start van ons IT-inkooptraject plannen we een intakegesprek in. Tijdens dit gesprek stellen we gerichte vragen om een duidelijk beeld te krijgen van uw behoeften:
- Om hoeveel inkooptrajecten gaat het?
- Moeten de trajecten achtereenvolgens of gelijktijdig plaatsvinden?
- Welke contractvormen zijn het meest geschikt?
- Welke inkoopprocedure sluit het beste aan bij uw doelstellingen?
Veel organisaties voeren aanbestedingen uit voor essentiële aankopen die noodzakelijk zijn voor hun bedrijfsvoering. Hoewel dit soms als een verplichting wordt gezien, geloven wij dat een goed uitgevoerd inkooptraject op lange termijn veel voordelen oplevert.
2. Type IT-leverancier kiezen
In alle gevallen is het van belang om goed na te denken over het type leverancier dat moet worden ingezet. Zoekt u een leverancier die gespecialiseerd is in logistieke performance, die eigen kennis kan inbrengen of deze voor u bij fabrikanten kan ontsluiten? Of zoekt u een specialist of partner? Dit hangt sterk samen met het type IT-inkoop dat u gaat doen.
Het is ook van belang in te zien in welke situatie de opdrachtgever terechtkomt. Is een leverancier makkelijk inwisselbaar voor een ander of haalt u een monopolist in huis? Een inwisselbare leverancier is per definitie ook een monopolist gedurende de looptijd van een contract.
Wat Emtio doet:
- Begeleiding van ICT-inkooptrajecten:
- formuleren van heldere doelstellingen: wat wilt u met het project bereiken
- juist formuleren van (functionele) behoeftestellingen: van ‘ist’ naar ‘soll’
- opstellen gunningsmodel: hoe vergelijken we prijzen met kwaliteit
- welke leverancier beogen we te bereiken en waar moeten zij aan voldoen
- procesbegeleiding: opstellen alle benodigde aanbestedingsdocumenten, beoordelingsmatrices, selectie- en gunningsbesluiten
- opstellen, uitonderhandelen IT-overeenkomsten/service level agreements
- Regie: contract- en leveranciersmanagement waarborgen
- Projectleiding tijdens voorbereiding, aanbestedingstraject, implementatie/transitie
3. Een doelstelling formuleren
Het formuleren van een doelstelling vormt een cruciale stap bij elke IT-aanbesteding. Het biedt niet alleen duidelijkheid en richting, maar het helpt ook bij het vaststellen van de verwachtingen, zowel van de leverancier als van de dienstverlening. Bij het opstellen van een doelstelling is het essentieel om vragen te beantwoorden zoals: wat verwachten we precies van de leverancier en welke diensten willen we van hen ontvangen?
Voorbeeld van een doelstelling bij het aanbesteden van IT-hardware
Stel dat u een raamovereenkomst wil sluiten met een leverancier van IT-hardware voor uw organisatie, die ongeveer 500 werkplekken heeft. De scope van deze IT-inkoopovereenkomst omvat vaste werkstations, beeldschermen en laptops. Bij het bepalen van de dienstverlening moeten verschillende aspecten worden overwogen:
- Overweging van onderhoudsdiensten: Besluit of standaard fabrieksgaranties voldoende zijn of dat extra onderhoudsdiensten nodig zijn, waarbij de leverancier mogelijk het aanspreekpunt wordt voor garantie afhandelingen.
- Installatie van software-images: Overweeg of de leverancier vooraf software-images op de apparatuur moet installeren.
- Verwerking van verpakkingsmateriaal en oude apparatuur: Bekijk of de leverancier ook verantwoordelijk is voor het afvoeren van verpakkingsmateriaal en het innemen en veilig verwijderen van oude apparatuur tegen een inruilprijs.
Type leverancier
Bij het selecteren van de juiste leverancier is het belangrijk om te zoeken naar een partner die gespecialiseerd is in logistieke prestaties en goede relaties heeft met toeleveranciers. Daarnaast moet de leverancier voldoende kennis hebben om software-images te installeren.
Gezien de ruime keuze aan leveranciers en de mogelijkheid om ze eenvoudig te vervangen, kunnen we scherpe eisen stellen aan prijs en flexibiliteit zonder langdurige contracten aan te gaan. Het specificeren van merken is niet nodig; de focus ligt op de gewenste dienstverlening.
Formulering van de doelstelling
“We zijn op zoek naar een dienstverlener die in staat is om IT-hardware te leveren voor een organisatie met ongeveer 500 werkplekken, waarbij optimale logistieke prestaties worden gegarandeerd. De leverancier dient tijdige levering van ieder gewenst aantal eenheden te garanderen, tegen de gunstigste voorwaarden en zonder gedoe bij garantie afhandelingen en software-installaties. Deze doelstelling vormt het uitgangspunt voor het contractmanagement, waarbij de prestaties van de leverancier worden beoordeeld op basis van de mate waarin zij deze doelstelling tijdens de looptijd van het contract weten te realiseren.”
Wilt u een dieper inzicht verkrijgen in de praktische toepassing hiervan? We nodigen u uit om onze klantcases te verkennen. Daarin vindt u waardevolle inzichten in reeds uitgevoerde aanbestedingsprocedures, waardoor u kunt zien hoe het formuleren van de juiste doelstellingen direct bijdraagt aan het succes van het project.
4. Aanpak inkooptraject vaststellen
Na het vaststellen van de doelstellingen en scope, wordt het inkooptrajectplan besproken en samengesteld met een toegewijd team van materiedeskundigen en juridische experts, rekening houdend met de planning en goedkeuringslijnen.
Vervolgens wordt de procedurele aanpak voor de IT-aanbesteding bepaald, met inachtneming van verschillende afwegingen zoals timing en overleg met leveranciers. Ook wordt de inhoudelijke aanpak besproken, waarbij wordt bepaald of een uitgebreid programma van eisen nodig is of dat de invulling aan de marktexpertise wordt overgelaten.
Na het maken van deze keuzes wordt de detailplanning vastgesteld, waarmee de voorbereidingsfase wordt afgesloten en het IT-inkoopproces kan beginnen.
5. Het inkoopproces uitvoeren
Tijdens het inkoopproces fungeert Emtio als eerste aanspreekpunt voor vragen van deelnemende partijen. Dankzij onze expertise in ICT-recht kunnen we de gemaakte afspraken omzetten in solide en werkbare contracten, zoals IT-contracten en Service Level Agreements (SLA’s).
Na het sluiten van het contract is het belangrijk om de leveranciers nauwlettend te volgen om ervoor te zorgen dat ze zich aan de afspraken houden. Op deze manier worden de gestelde doelstellingen daadwerkelijk nagestreefd.