Parkeervergunningensysteem aanbesteden

Vaak wordt de aanbesteding van een parkeervergunningensysteem als lastig ervaren. Emtio ondersteunt en adviseert in elke fase van de aanbesteding van een parkeervergunningsysteem.

Onze ervaring leert dat gemeenten moeite hebben om een parkeervergunningensysteem aan te besteden. Het probleem zit ‘m vaak in het opstellen van programma’s van eisen.

Wij vinden echter dat u geen programma van eisen nodig hebt.

Lichtblauwdruk (SOLL) processen

In de plaats daarvan stelt Emtio samen met u een ‘Lichtblauwdruk (SOLL) processen’ op. Dit zijn beschrijvingen van de processen zoals deze binnen vrijwel alle gemeenten, en dus ook binnen uw gemeente, plaatsvinden.

Voorbeelden van processen in relatie tot parkeerproducten:

Aanvragen
Betalen
Beoordelen / toetsen
Beheren, muteren en administreren
Beëindigen (en restitutie)
Verlengen
Bezoekersregeling
Pool-vergunning
Management-rapportages

Projectstartarchitectuur (PSA)

Daarnaast stellen we samen met u een projectstartarchitectuur (PSA) op. Hierin wordt aandacht besteed aan de volgende zaken:

Algemene functionaliteiten
Technische kaders
Koppelvlakken
Informatiebeveiliging (BIO en eventuele afwijkingen daarop)
Privacy
Stabiliteit en continuïteit
Data
Beheer en onderhoud

Het Lichtblauwdruk en PSA aanbestedingsproces

De Lichtblauwdruk en de PSA beschrijven we in eerste instantie in concept. Daarna worden deze met een aantal gerichte vragen voorgelegd aan geselecteerde leveranciers. Deze consultatie (en de voorafgaande selectie) laten we tijdens de aanbestedingsprocedure face to face plaatsvinden.

Hierdoor wordt de vraag (uw behoefte) en het aanbod (van de leveranciers) zo dicht mogelijk bij elkaar gebracht, voordat u tot gunning van een opdracht overgaat. U onderzoekt hierbij in feite de mate waarin uw behoeftestelling realistisch is ten opzichte van de mogelijkheden die de leveranciers kunnen bieden.

Voorlopige offerte of inschrijving

Op basis van de uiteindelijke versie(s) van de Lichtblauwdruk (en architectuurprincipes) kunnen dezelfde geselecteerde leveranciers een voorlopige offerte of inschrijving indienen. Deze voorlopige offerte of inschrijving bestaat uit een concept oplossingsvoorstel en een concept projectaanpak.

Deze documenten worden eveneens face to face met de betreffende leveranciers doorgesproken. Hierbij is het doel een nog betere aansluiting tussen behoefte en voorgestelde oplossingen en het verbeteren van de kwaliteit.

Na de gesprekken dienen de leveranciers hun definitieve voorstellen in. Deze voorstellen zijn vergezeld van de aangeboden prijsstelling.

Andere contactmomenten die in onze aanpak vaak worden toegepast zijn interactieve demo’s en/of usability-tests en het afnemen van interviews.

Hoe lang duurt dit aanbestedingsproces?

Dit aanbestedingsproces is een intensief traject. De doorlooptijd, te rekenen vanaf de start van de voorbereidingsfase tot en met de ondertekening overeenkomstenset, neemt vijf tot zes maanden in beslag. Dit is afhankelijk van de hoeveelheid stappen (contactmomenten) in het traject.

Gelet op de uitgebreide inspanning die van leveranciers wordt gevraagd adviseren wij een offertevergoeding toe te kennen aan de geselecteerde leveranciers die de opdracht niet gegund krijgen.

Neem contact op met Emtio

Wilt u weten hoe wij een functionele behoeftestelling en het hele afstemmingsproces in een aanbestedingsprocedure vormgeven? Neem dan contact met ons op.

Referenties Parkeervergunningensysteem

Gemeente Deventer

Emtio helpt u graag verder met:

het zorgvuldig afstemmen van uw aanbestedingsstrategie
het formuleren van uw doelstellingen, de scope en uw (functionele) behoeftestelling
de procesbegeleiding (opstellen aanbestedingsdocumenten, beoordelingsdocumenten, begeleiding beoordelingen, begeleiden demo’s en usability-testen, opstellen gunningsbesluiten, contacten met leveranciers, contractbesprekingen)

Samenwerken met Emtio levert u op:

snelle doorstart van inkoop naar project door een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject
een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier met bijbehorende cloud- en/of pakketoplossing
een afgestemde overeenkomst op maat voor het onderwerp geschreven, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase

Wat Emtio doet

Advies over inbesteden en procurement
Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
Advies over ICT-recht
Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)