Aanbesteding voor vervanging van server-, storage- en back-upomgevingen in datacenters

Emtio ondersteunt en adviseert in elke fase van aanbestedingen op het gebied van datacenter IT-hardware, servers, storage, back up, core netwerkapparatuur en/of outsourcing van IT.

Het vervangen van server-, storage- en back-upomgevingen in de eigen of gehuurde datacenters gaat vaak samen met twee vragen:

In hoeverre kan er in een nieuwe situatie gebruik worden gemaakt van clouddiensten?
In hoeverre is het verstandig om voor een deel of geheel van clouddiensten gebruik te gaan maken?

Emtio heeft voor haar opdrachtgevers een methode ontwikkeld waarbij de gedachte- en besluitvorming rondom deze vragen tijdens een aanbestedingsprocedure kan plaatsvinden.

Functioneel ingestoken aanbestedingsprocedure

Kern van deze methode is dat wij aanbestedingsprocedures functioneel insteken. Dat wil zeggen dat we geen vuistdikke programma’s van eisen opstellen.

Wat we wel doen is het formuleren van enkele heldere doelstellingen. Hierbij staat de volgende vraag centraal: wat willen we met de vervanging bereiken?

Een paar voorbeelden van deze heldere doelstellingen zijn:

kostenbesparing door meer flexibiliteit bij op- en afschalen
beheerders ontlasten
altijd beschikken over state of the art technologie

Schets van IT-omgeving

Vervolgens vragen we de opdrachtgevers om de bestaande IT-omgeving te schetsen. Dit moet op twee manieren: woordelijk en door middel van een architectuurplaatje. Daarbij worden aanwezige merken, typen en versies geschetst. Als dit relevant is ook compleet met een overzicht van aanwezige licenties en programmatuur (denk hierbij aan KA-programmatuur, bedrijfsvoeringssystemen en OS/database/middleware).

We bepalen samen met de opdrachtgevers de scope van de opdracht. Welk deel van de IT-omgeving komt in aanmerking voor vervanging en welke dienstverlening wordt er van de leverancier verwacht?

Opties voor de oplossing

Als deze informatie is verzameld schetsen we voor de leveranciers een twee- of drietal opties voor wat betreft de uiteindelijke keuze: (i) on premise; (ii) hybride; (iii) cloud. De ervaring leert ons dat de keuze uiteindelijk wel naar de hybride variant gaat, maar dan nog moet worden besloten tot hoever dit gaat.

De methode van Emtio

Deze methode die Emtio toepast maakt het mogelijk om de overwegingen en afwegingen omtrent keuzes tijdens de aanbestedingsprocedure met een aantal geselecteerde leveranciers te overleggen. Deze overleggen vinden face to face plaats en na afloop hiervan bent u met onze hulp in staat uw functionele behoefte nauwkeurig te formuleren in het beschrijvend document.

Maar ook na overleg met de leveranciers en het formuleren van de functionele behoefte laten wij de leveranciers hun voorstel in concept uitwerken. Vervolgens zal dit conceptvoorstel face to face met het projectteam worden doorgesproken. Pas daarna volgen de definitieve inschrijvingen en/of offertes en kan het beste aanbod worden geselecteerd.

Hoe lang duurt dit aanbestedingsproces?

Deze methode is niet tijdrovend. Wel is het een intensief traject. De totale doorlooptijd is circa zes maanden en wordt gerekend vanaf de start van de voorbereidingsfase tot en met de ondertekening van de overeenkomst en SLA.

Een extra voordeel is dat met onze aanpak een deel van de projectvoorbereiding in de aanbestedingsprocedure wordt getrokken. Het detailontwerp van uw nieuwe IT-omgeving én het migratieplan zijn gereed bij afronding van de aanbestedingsprocedure. Dit levert dus weer tijdsbesparing op.

Meer weten over onze aanpak of advies nodig? Neem contact op!

Referenties:

Bij deze klanten heeft Emtio geholpen met het aanbesteden van de vervanging van een server-, storage- en/of back-upomgeving in datacenters:

Emtio helpt u graag verder met:

het zorgvuldig afstemmen van uw aanbestedingsstrategie
het formuleren van uw doelstellingen, de scope en uw (functionele) behoeftestelling
de procesbegeleiding (opstellen aanbestedingsdocumenten, beoordelingsdocumenten, begeleiding beoordelingen, begeleiden demo’s en usability-testen, opstellen gunningsbesluiten, contacten met leveranciers, contractbesprekingen)

Samenwerken met Emtio levert u op:

snelle doorstart van inkoop naar project door een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject
een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier met bijbehorende cloud- en/of pakketoplossing
een afgestemde overeenkomst op maat voor het onderwerp geschreven, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase

Wat Emtio doet

Advies over inbesteden en procurement
Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
Advies over ICT-recht
Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)