Aanbesteding koppeldiensten voor de Raad van State

Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding voor de selectie van een SaaS-oplossing ‘koppeldiensten’ ten behoeve van de Raad van State.

De Raad van State

De Raad van State draagt als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij aan het behoud en de versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen staat de Raad van State voor eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en voor rechtsbescherming van de burger.

Koppelingen

De huidige architectuur van de Raad van State kenmerkt zich door een veelheid aan applicaties met specifieke koppelingen. De Raad van State maakt steeds meer gebruik van voorzieningen buiten de eigen infrastructuur, omdat zij de transitie heeft ingezet om zoveel mogelijk van On Premise-systemen over te gaan naar SaaS-oplossingen.

De Raad van State wenste veilige en betrouwbare koppelingen tussen applicaties binnen haar eigen omgeving en naar (externe) cloud omgevingen op basis van standaard software. Om tot een compleet informatiebeeld te komen is er tevens data-uitwisseling nodig tussen SaaS-oplossingen onderling of tussen SaaS-oplossingen en legacy-systemen.

Koppeldienst service

Om dergelijke data-uitwisseling mogelijk te maken is een koppelfunctionaliteit en/of een berichtenmakelaar (Koppeldiensten) nodig. Uitgangspunt was dat deze functionaliteit afgenomen moet worden als één SaaS-oplossing.

Naast reguliere data-uitwisseling lopen authenticatieverzoeken ook via de service Koppeldiensten. Dit betekent dat deze service 24 uur per dag en 7 dagen per week operationeel moet zijn, omdat klanten en medewerkers altijd bij nodige portalen moeten kunnen.

Daarnaast betekent dit dat er vele bedrijfskritische koppelingen zijn, waarop een regie van hoger niveau wordt nagestreefd. Deze regie bestaat uit aspecten als inzicht, beschikbaarheid, toegangscontrole, beveiliging en monitoring.

Kortom, de Raad van State wenste data-uitwisseling mogelijk te maken voor de verschillende SaaS/On Premise-oplossingen via één koppeldienst.

Doel

Het hoofddoel van de transformatie naar een Cloud-omgeving is dat de Raad ontzorgd wordt doordat er minder ICT-werkzaamheden in eigen beheer zijn. Deze werkzaamheden betreffen vooral ontwikkel- en beheerwerkzaamheden.

Daarnaast is een gunstige bijkomstigheid het mogelijk maken van hergebruik. Hiermee wordt zowel dezelfde oplossing voor meerdere systemen bedoeld als het hergebruik van data.

Eisen

De Raad heeft voor ogen dat de push en pull tussen (externe) systemen en de logging gecentraliseerd plaats moet vinden. Daarnaast wil de Raad externe diensten vanuit andere hostomgevingen ook via dit centrale punt koppelen.

De opdracht

Door gebruik te maken van SaaS-diensten worden technische beheer-, ontwikkel- en onderhoudstaken bij de opdrachtnemer belegd. De Raad van State zal hierbij een regierol gaan vervullen.

Het zwaartepunt van de beheertaken met betrekking tot de service Koppeldiensten komt te liggen bij applicatiebeheer en servicemanagement. Hieronder valt:

  • Contractmanagement
  • Leveranciersmanagement
  • Capaciteitsmanagement
  • Service level management

Dit betekent dat de Raad van State geen hinder mag ondervinden bij updates en/of releases van de oplossing. De Raad van State wenste een standaardoplossing waar alleen configuratie nodig is met een minimum aan maatwerk.

De aanbesteding

De aanbesteding is op basis van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Er is gekozen voor deze procedure omdat er een beperkt aantal geschikte ondernemers actief is op het gebied van deze dienstverlening. Het toepassen van de openbare procedure houdt zowel de transactiekosten voor henzelf als voor de inschrijvers op het laagst wenselijke niveau.

De inschrijving

De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving met de BPKV-criteria (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding).

De BPKV-criteria concretiseren de wensen die de Raad van State heeft boven op de minimumvereisten voor een bepaalde opdracht.

Gunningscriterium kwaliteit

Het gunningscriterium kwaliteit bestond bij deze aanbesteding uit vijf kwaliteitsvragen. De scoremethodiek was op basis van het principe gunnen op waarde. Deze methodiek houdt in dat er per vraag een kwaliteitswaarde (=maximaal te behalen aftrek) vastgesteld was dat voor het antwoord op de vraag kan worden gescoord.

Deze kwaliteitswaarden leiden tot fictieve aftrek in euro’s op de inschrijfprijs van de inschrijver. De opdracht is uiteindelijk gegund aan de inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs.

Gunning

De inschrijvingsfase van deze aanbesteding heeft in december 2019 geresulteerd in een voorlopige gunning van de opdracht aan Enable-U. Hierna werd de verificatiefase met Enable-U gestart.

Tijdens deze fase is de geboden oplossing getoetst aan hetgeen wij geëist hebben. Ook is er een Proof of Concept gehouden. Tot slot is ook de prijs is nader onderbouwd door Enable-U.

Deze fase is in februari 2020 succesvol afgerond en heeft geleid tot definitieve gunning aan Enable-U door middel van ondertekening van de overeenkomst.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

  • ​Advies over inbesteden en procurement
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Advies over ICT-recht
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)