Aanbesteding logistieke diensten voor ICT hardware en devices voor Omgevingsdienst Haaglanden

Emtio heeft als procesbegeleider geholpen bij de aanbesteding voor levering van logistieke diensten gericht op ICT-hardware en devices voor Omgevingsdienst Haaglanden.

Achtergrond

Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke milieutaken namens de Provincie Zuid-Holland en de gemeenten Delft, Den Haag, Midden-Delfland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

Door de kennis en ervaring van de gemeenten en de provincie bij elkaar te brengen in één organisatie, kan er beter worden ingespeeld op de steeds complexer wordende milieuwetten- en regels. Eén instantie die vergunningen verleent, toezicht houdt en handhaaft. Dit schept duidelijkheid bij inwoners en ondernemers in de regio Haaglanden.

Er zijn circa 280 gebruikers met ongeveer 210 werkplekken.

De aanbesteding

De aanbesteding betrof de gunning van een raamovereenkomst voor de uitvoering van logistieke diensten met betrekking tot ICT-hardware. De raamovereenkomst heeft een looptijd van minimaal 2 jaar. De aanbesteding is doorlopen op basis van een Europese openbare procedure.

Logistieke diensten

De logistieke diensten bestonden uit:

  • het in overleg met ODH periodiek vaststellen van merk, type en configuraties van de benodigde ICT-hardware en devices
  • het ten behoeve van ODH inkopen van deze ICT-hardware en devices en deze vervolgens tegen overeengekomen opslagpercentages en gegarandeerde levertijd doorleveren aan ODH
  • het inrichten en beschikbaar houden van een webwinkel waar de ICT-hardware en devices kunnen worden besteld door geautoriseerde medewerkers van ODH
  • de afhandeling van garantie met betrekking tot de geleverde ICT-hardware en devices
  • het in voorkomend geval en op verzoek van ODH verzorgen van aanvullende dienstverlening. Dit is bijvoorbeeld het voorconfigureren van devices, (kosteloos)gegevens verstrekken voor CMBD etc.

De algemene ICT hardware/devices omvatten:

  • thin clients
  • desktops
  • laptops/notebooks
  • mobiele telefoons en smartphones
  • overige mobiele devices zoals tablets en handhelds
  • beeldschermen, touch screens
  • toetsenborden
  • muizen
  • specifieke kantoorprinters als desktopprinters, labelprinters
  • specifieke audiovisuele middelen zoals (commodity) schermen, beamers en camera’s
  • hoog volume scanners (exclusief beheer)
  • USB Port Replicators
  • docking stations
  • alle overige niet genoemde, aan werkplek gerelateerde hardware, zoals kabels, ophangbeugels voor beeldschermen, toners, anti diefstal kabels, etc.

De ICT hardware/devices gerelateerd aan datacentra omvatten:

  • serverapparatuur (rack en blade servers), alsmede back-up en storage apparatuur (direct attached storage, SAN en back-up systemen);
  • actieve netwerkcomponenten voor bedrade en draadloze netwerken;
  • firewalls en appliances
  • WDM belichtingsapparatuur
  • componenten voor loadbalancing
  • alle overige niet genoemde, aan datacentra gerelateerde hardware (met bijbehorende software).

De rol van Emtio

Als procesbegeleider was Emtio verantwoordelijk voor het opstellen van alle benodigde aanbestedingsdocumenten. Ook verzorgde Emtio de procedurele begeleiding van de aanbesteding.

Resultaat

De aanbesteding is in mei 2018 succesvol afgerond met gunning van de raamovereenkomst aan ARP Nederland B.V.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

  • ​Advies over inbesteden en procurement
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Advies over ICT-recht
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)