Achtergrond
Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding ‘Onderwijscatalogus’ ten behoeve van de Open Universiteit (OU).
De opdracht betrof het begeleiden van de Europese aanbesteding voor de aanschaf, de implementatie en het onderhoud (hosten en technisch (applicatie) beheer) van een onderwijscatalogus. Dit moest in de vorm van een Software as a Service (SaaS) oplossing.
De Open Universiteit
De Open Universiteit (OU) ontwikkelt, verzorgt en bevordert open en innovatief hoger onderwijs in verwevenheid met onderzoek. Zij gaat daarbij uit van de uiteenlopende leerbehoeften van individuen. Ook gaan ze uit van de eisen van de kennissamenleving als geheel. De OU telt circa 17.000 studenten en ruim 600 medewerkers.
De OU bestaat uit een hoofdvestiging in Heerlen, met daarnaast elf studiecentra in Nederland. Ook werkt de OU samen met zes studiecentra in België.
Huidige systemen
De OU gebruikt momenteel meerdere legacy systemen voor de ondersteuning van de onderwijs- en onderwijs logistieke processen.
Bij de OU is onderzocht of er verbeteringen zijn door te voeren in het proces van het vergaren van informatie over onderwijsproducten. Hiervan is het doel om de (aanstaande) student juist en tijdig te kunnen informeren.
Problemen
Uit dit onderzoek is gebleken dat er met de huidige werkwijze veel handmatige en dus foutgevoelige werkzaamheden plaatsvinden. Hierbij worden vele extra controles en dubbele handelingen uitgevoerd om de status van de informatie te kunnen achterhalen.
Deze legacy systemen starten echter pas nadat alle informatie van onderwijsproducten is verzameld, afgestemd en geaccordeerd. De nieuwe onderwijscatalogus moet deze problemen oplossen.
Informatiesysteem
Met behulp van workflow wordt de wijze van aanlevering en verrijking van de productinformatie ondersteund. Hierdoor vervalt de huidige noodzaak om informatie meermaals en in meerdere formats aan te leveren.
Het risico dat met verouderde of niet geaccordeerde informatie wordt gewerkt wordt drastisch verlaagd. Ook verdwijnt de foutgevoeligheid als gevolg van het steeds handmatig overnemen van data.
Door koppelingen met andere systemen wordt op alle plaatsen met dezelfde informatie uit het bronsysteem gewerkt. Daardoor is de informatievoorziening dus overal eenduidig. Ook kunnen deelprocessen parallel uitgevoerd worden, wat de efficiency sterk bevordert.
Doel van de onderwijscatalogus
Het doel van de onderwijscatalogus is het centraal opslaan, beheren en toegankelijk maken van informatie over producten die de OU aanbiedt gedurende de volledige levenscyclus van een product. Dat wil zeggen vanaf de conceptfase tot en met productiefase en het uit productie nemen.
Deze productinformatie is nodig voor onderwijsontwikkeling, voorlichting, advisering/werving, administratieve en logistieke processen en voor het onderwijsproces.
Onderwijsproducten
Dankzij de onderwijscatalogus kan alle benodigde informatie van alle actuele en historische onderwijsproducten op één plek geraadpleegd worden. Voorbeelden van deze onderwijsproducten zijn cursussen, opleidingen, commerciële producten en alle andere al dan niet samengestelde vormen.
De aanbesteding
De aanbesteding is op basis van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Er is gekozen voor deze procedure omdat er maar een beperkt aantal geschikte ondernemers actief is op het gebied van deze dienstverlening. Het toepassen van de openbare procedure houdt zowel de transactiekosten voor henzelf als voor de inschrijvers op het laagst wenselijke niveau.
De inschrijving
De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving met de BPKV-criteria (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding).
De BPKV-criteria concretiseren de wensen die de Open Universiteit heeft boven op de minimumvereisten voor een bepaalde opdracht.
Gunningscriterium kwaliteit
Het gunningscriterium kwaliteit bestond bij deze aanbesteding uit 5 kwaliteitsvragen en een demo op basis van use cases. De scoremethodiek was op basis van het principe gunnen op waarde. Deze methodiek houdt in dat er per vraag een kwaliteitswaarde (=maximaal te behalen aftrek) vastgesteld was dat voor het antwoord op de vraag kan worden gescoord.
Deze kwaliteitswaarden leiden tot fictieve aftrek in euro’s op de inschrijfprijs van de inschrijver. De opdracht is uiteindelijk gegund aan de inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs.
Gunning
De inschrijvingsfase van deze aanbesteding heeft in november 2019 geresulteerd in een voorlopige gunning van de opdracht aan Educator B.V.. Vervolgens is de verificatiefase met Educator gestart.
Tijdens deze fase is de geboden oplossing getoetst aan hetgeen wij geëist hebben. Ook is er een Proof of Concept gehouden. Tot slot is de prijs ook nader onderbouwd door Educator.
Deze fase is in januari 2020 succesvol afgerond en heeft geleid tot definitieve gunning aan Educator door middel van ondertekening van de overeenkomst.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)