Aanbesteding raamovereenkomst werkplekapparatuur voor het Instituut Fysieke Veiligheid

Het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) is de landelijke ondersteuningsorganisatie voor de veiligheidsregio’s. Het IFV ondersteunt de veiligheidsregio’s bij het versterken van de brandweerzorg en de aanpak op het terrein van de rampenbestrijding en crisisbeheersing.

Het IFV

Het IFV is een bij wet opgericht zelfstandig bestuursorgaan (ZBO). De positie van het IFV is vastgelegd in de Wet veiligheidsregio’s. Het IFV heeft een locatie in Arnhem en twee locaties in Zoetermeer.

Via de Wet veiligheidsregio’s zijn verschillende wettelijke taken overgeheveld naar het IFV. In opdracht van de veiligheidsregio’s voert het IFV daarnaast gemeenschappelijke werkzaamheden voor de regio’s uit. Het IFV verzorgt ook werkzaamheden op het gebied van de fysieke veiligheid voor derden.

Het IFV ontwikkelt en deelt relevante kennis, heeft expertise voor het verwerven en beheren van gemeenschappelijk materieel en adviseert de betrokken besturen.

Instituut Fysieke Veiligheid IFV | Emtio

Gezamenlijke aanbesteding

In het begin van 2017 signaleerde IFV dat er bij diverse veiligheidsregio’s behoefte bestond om te beschikken over een raamovereenkomst op basis waarvan ze werkplekapparatuur konden aankopen. IFV besloot daarop een project in te richten om tot een gezamenlijke uitvoering van een aanbesteding te komen. Er werden gesprekken gevoerd met regio’s die in eerste instantie deze behoefte bij IFV kenbaar hadden gemaakt en een van de regio’s werd bereid gevonden om een functionaris in de rol van projectleider ter beschikking te stellen.

Binnen IFV worden dergelijke initiatieven door de portfoliomanagers ter hand genomen. Omdat de portfoliomanager voor ICT op dat moment echter ontslag had genomen is Joop Schuilenburg door IFV benaderd met het verzoek deze rol op interim-basis en specifiek voor dit project in te vullen. In deze rol heeft Joop vervolgens de aanbestedingsstrategie ontwikkeld.

Omdat er over de regio’s heen geen sprake is van een gezamenlijk functioneel beleid op het terrein van ICT wordt dit beleid door iedere regio voor zichzelf bepaald. Daardoor is er bij de diverse regio’s sprake van het bestaan van verschillende architecturen leidend tot aanwezigheid van verschillende merken en productlijnen als het om de werkplekken gaat. Voor de aanbesteding leidde dit tot de randvoorwaarde dat er volledige keuzevrijheid moest blijven bestaan als het om keuzes voor merken en productlijnen ging.

Strategie

Joop heeft daarop een strategie geformuleerd waarbij werd ingestoken op ‘logistieke diensten’ met betrekking tot de werkplekapparatuur. Hierbij werden de volgende logistieke diensten benoemd, waarbij de werkplekapparatuur ‘ICT-hardware’ werd genoemd:

  • Het in overleg met het de respectievelijke regio’s periodiek vaststellen van merk, type en configuraties van de benodigde ICT-hardware.
  • Het ten behoeve van de respectievelijke regio’s inkopen van deze ICT-hardware en deze vervolgens tegen overeengekomen opslagen c.q. opslagpercentages en gegarandeerde levertijd doorleveren aan de betreffende regio.
  • De afhandeling van garantie met betrekking tot de geleverde ICT-hardware.
  • Het inrichten c.q. beschikbaar houden van een webwinkel ten behoeve van daartoe geautoriseerde medewerkers van de Deelnemers, waar de ICT-Hardware kan worden besteld.
  • Het in voorkomend geval en op verzoek van de Deelnemers verzorgen van aanvullende dienstverlening:
    • het leveren van digitale gegevens ten behoeve van de CMDB van de regio’s;
    • het leveren van bepaalde ICT-hardware zonder verpakking;
    • het labelen van bepaalde componenten;
    • het plaatsen van images;
    • het afvoeren en duurzaam verwerken van ICT-hardware.

De nadere beschrijving en de formulering van wensen en eisen hieromtrent is zeer compact uitgewerkt in een aanbestedingsdocument. De ICT-hardware bestond uit componenten voor:

  • Werkplek hardware, thin en fat clients, desktop pc’s, monitoren, etc.
  • Mobile devices (mobiele telefoons, tablets, laptops, etc.).
  • Accessoires, minimaal: muizen, keyboards, kabels, dockingstations, speakers, webcams, etc.

Daarnaast alle benodigde beheer- en besturingssoftware (waaronder MDM tooling) en eventuele (pre installed) software op componenten.

Tot de scope behoorde ook de aankoop van standaard fabrieksonderhoudsproducten (denk aan producten als ‘care packs’, ‘Stan-dard Support’, ‘Premium Support’, etc.), voor zover er niet kan worden volstaan met de standaard fabrieksgarantie.

Denise Baecklant Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer | Emtio

Denise Baecklant, accountmanager inkoop bij de Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer:

Voor de uitbesteding van de aanbesteding werkplekinrichting hadden we op korte termijn ondersteuning nodig van een inkoopspecialist met grondige kennis van deze markt. Daarvoor hebben we Joop benaderd, en dat zouden we weer doen.

Op zijn eigen, nuchtere no nonsense manier begon Joop met de scope van onze aanbesteding om te buigen naar ‘logistieke diensten met betrekking tot ICT hardware’. Dat maakte duidelijk dat hij heel goed in kon schatten, welke dienstverlening wij nodig hadden, en gaf ons veel vertrouwen in zijn dienstverlening.

Dat vertrouwen bleek gegrond: Joop heeft een zeer grondige kennis van Europees aanbesteden, én van de markt waarover we hier praten. Daarnaast is hij ook nog aanbestedingsjurist, waardoor we hiervoor geen aparte dienstverlening in hoefden schakelen (en dus kosten bespaard hebben).

Kortom, wij hebben prima ervaringen met Emtio!

Geen prijzen en kortingen

Een bijzonderheid van de strategie was dat er geen prijzen en kortingen werden uitgevraagd. De reden hiervan is dat er voor de genoemde componenten vrijwel geen sprake is van algemeen geldende bruto lijstprijzen. Om die reden is niet duidelijk wat een kortingspercentage inhoudt.

Er werd gekozen voor een insteek waarbij procentuele opslagen in de voor de leveranciers geldende inkoopprijzen moeten worden aangeboden. Voor de aanvullende diensten moesten additionele opslagen worden aangeboden. De aldus aangeboden opslagen werden contractueel vastgelegd.

De eisen en wensen die hieromtrent werden geformuleerd betroffen in de regel benchmark-achtige aspecten. Dit laatste met de uitdrukkelijke bedoeling om de marktconformiteit van prijsstelling te bewaken.

Inventarisatieronde

Nadat de aanbestedingsstrategie en scope waren vastgesteld is er door IFV een inventarisatieronde gemaakt bij de regio’s. Deze konden aangeven of zij mee wilden doen aan de aanbesteding en moesten daarbij dan ook een lijstje invullen waarin bestaande merken en aantallen werden opgesomd. Het resultaat was dat acht regio’s, waaronder één GGD, besloten mee te doen. Omdat IFV ook zelf deelnemer was kwam het totaal hiermee op negen deelnemers.

Nadat het commitment was verkregen heeft Emtio het beschrijvend document voor een openbare Europese aanbestedingsprocedure opgesteld. En er is een raamovereenkomst opgesteld waarbij tevens de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) van toepassing werden verklaard. Het concept van de aanbestedingsdocumenten is ter becommentariëring aan de vertegenwoordigers (inkoopadviseurs en ICT-beheerders) van de deelnemende regio’s voorgelegd en de definitieve versie werd vervolgens door de stuurgroep vastgesteld.

De aanbestedingsprocedure is vervolgens geheel conform de vooraf vastgestelde planning, binnen budget en zonder  problemen en klachten verlopen waarna de raamovereenkomst in september 2017 aan Scholten Awater is gegund.

Bijzonder aspect

Een bijzonder aspect bij dit project was dat de raamovereenkomst voor decentraal gebruik is opengesteld. Dat betekent dat iedere deelnemende regio zelf in overleg met Scholten Awater de keuzes voor merken en productlijnen kon bepalen. Concrete aankopen worden door de bestelgemachtigden van de deelnemende regio’s uitgevoerd en betaling vindt vervolgens ook door de betreffende regio plaats.

Voor het contractmanagement betekent dit dat er zowel centrale als decentrale aspecten gelden. Iedere regio verzorgt zelf de operationele afstemming over bestellingen, prijsstelling en garantieafhandelingen. Scholten Awater verzorgt driemaandelijkse rapportages over haar performance en rapporteert daarbij aan iedere regio. Bij IFV wordt driemaandelijkse een geaggregeerde rapportage aangeleverd. De portfolio manager interpreteert deze, trekt conclusies en bespreekt de bevindingen periodiek met Scholten Awater.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio.