Aanbesteding voorziening Centraal aanmelden voor saMBO-ICT

Als vervolg op de aanbesteding voorziening Vroegtijdig aanmelden heeft Emtio als procesbegeleider geholpen bij de aanbesteding voor de ontwikkeling, implementatie en het beheer van de voorziening Centraal aanmelden voor de coöperatie MBO voorzieningen U.A.

Als vervolg op de aanbesteding voorziening Vroegtijdig aanmelden heeft Emtio als procesbegeleider geholpen bij de aanbesteding voor de ontwikkeling, implementatie en het beheer van de voorziening Centraal aanmelden voor de coöperatie MBO voorzieningen U.A.

Achtergrond

De coöperatie MBO voorzieningen U.A. is in 2019 gedurende de aanbesteding opgericht. Daarom was de stichting saMBO-ICT penvoerder voor de aanbesteding.

De coöperatie MBO-voorzieningen is een organisatie die is opgericht vanuit de sector MBO. Deze organisatie komt onder aansturing vanuit de MBO-instellingen.

De coöperatie voert het beheer over een aantal (ict)voorzieningen voor MBO-instellingen. Hier hebben zij ook het eigenaarschap over. Een van deze voorzieningen betreft de voorziening Centraal Aanmelden alsmede de voorziening Vroegtijdig Aanmelden (in 2018 is aanbesteed door de stichting saMBO-ICT onder begeleiding van Emtio).

De stichting saMBO-ICT is een organisatie van en voor alle MBO-instellingen. De belangrijkste pijlers binnen saMBO-ICT zijn belangenbehartiging, kennisdeling en gezamenlijke projecten.

De aanbesteding

De aanbesteding betrof de gunning van een overeenkomst voor de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van de voorziening Centraal Aanmelden. De overeenkomst heeft een looptijd van minimaal 3 jaar. De aanbesteding is doorlopen op basis van een Europese openbare procedure.

De opdracht

De voorziening Centraal Aanmelden vormt een portal voor aspirant studenten om zich aan te melden bij een (of meerdere) MBO-opleidingen. De voorziening geeft inzicht in de status van de aanmelding(en) van een aspirant student. Tevens voorziet de voorziening Centraal Aanmelden in managementinformatie voor de MBO-instellingen.

De voorziening Centraal Aanmelden sluit aan bij de voorzieningen Vroegtijdig Aanmelden. De voorziening diende in oktober 2020 werkend te zijn zodat alle aanmeldingen (circa 120.000 -150.000 studenten per jaar) voor het collegejaar 2021-2022 in de voorziening konden worden verwerkt.

Functionele behoeftestelling

Op basis van een functionele behoeftestelling werd de leverancier gevraagd een functioneel ontwerp te maken. Na goedkeuring van het ontwerp werd de functionaliteit inclusief koppelingen ontwikkeld en geïmplementeerd.

Scope

Het intellectueel eigendomsrecht van de voorziening Centraal aanmelden is overgedragen aan de coöperatie MBO voorzieningen. De leverancier droeg verder zorg voor hosting, onderhoud en beheer alsmede opleiding van functioneel beheerders van de coöperatie.

Tevens omvatte de scope de overname van het beheer en onderhoud van de voorziening Vroegtijdig Aanmelden met ingang van 1 december 2020.

De rol van Emtio

Als procesbegeleider was Emtio verantwoordelijk voor het opstellen van alle benodigde aanbestedingsdocumenten. Ook heeft Emtio de redactie van de functionele behoeftestelling en de procedurele begeleiding van de aanbesteding verzorgd.

Resultaat

De aanbesteding is in mei 2020 succesvol afgerond met gunning van de overeenkomst aan Topicus.education B.V.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

  • ​Advies over inbesteden en procurement
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Advies over ICT-recht
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)