Over Ouder- en Kindteams Amsterdam
Over Ouder- en Kindteams AmsterdamOuder- en Kindteams Amsterdam werkt intensief aan een gezamenlijke opdracht: het bevorderen van de gezondheid en ontwikkeling van Amsterdamse kinderen en jongeren. Ouder- en Kindteams Amsterdam is in het kader van het sociaal domein één wijkteam Jeugd, bestaande uit 22 lokale wijkteams, twee VO-teams (voortgezet onderwijs) en het MBO Jeugdteam. In de teams werken ouder- en kindadviseurs en jeugdpsychologen. Vanuit de jeugdgezondheidszorg participeren jeugdverpleegkundigen en jeugdartsen. In samenhang bieden zij op maat opvoed- en opgroeiondersteuning, leveren jeugdhulp en zetten specialistische jeugdhulp of andere voorzieningen in als nodig. De teams zijn actief in de wijk, waar zij samen met netwerkpartners werken aan het versterken van het opvoedkundig klimaat in de wijk.
Bij Ouder- en Kindteams zijn circa 450 medewerkers met een vaste maandverloning werkzaam, er zijn circa 850 actieve accounts, er bestaan inmiddels 27.000 dossiers, waarvan 7.000 openstaand.
Over de aanbesteding
De aanbesteding had ten doel een nieuwe cloudoplossing te selecteren ter vervanging van RIS van Inforing. Tijdens de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure meldde de gemeente Amsterdam zich met het voorstel om gezamenlijk een Europese aanbesteding te doorlopen. De doelstelling was om tot een gezamenlijke keuze van een leverancier met bijbehorende oplossing te komen, maar waarbij wel aparte overeenkomsten werden aangegaan en verschillende implementatietrajecten moesten worden doorlopen.
Deelname van Gemeente Amsterdam
Deelname van gemeente Amsterdam compliceerde de aanbesteding vanwege het volgende.
De gemeente Amsterdam nam begin 2019 het voortouw met een denkrichting voor de Amsterdamse Wijkteams van morgen. Met de Amsterdamse wijkteams van morgen – Buurtteams Amsterdam – wordt zorg en ondersteuning in de buurt in samenhang georganiseerd. Sinds 2015 kent Amsterdam vier verschillende teams die in het sociaal domein die lokaal opereren. Naast de al langer bestaande Samen DOEN teams zijn dat Activeringsteams van WPI, de Wijkzorgnetwerken en de Ouder- en Kindteams Amsterdam. De teams zijn veelal los van elkaar ontwikkeld hetgeen de verschillen in rol, samenstelling, werkgebied en organisatorische inbedding van de verschillende wijkteams in Amsterdam verklaart.
Amsterdamse volwassenen met sociale problematiek kunnen terecht bij de Amsterdamse buurtteams. De werkzaamheden van de Samen DOEN-teams en de wijkzorgnetwerken landen hierin. De Amsterdamse buurtteams werken nauw samen met de Activeringsteams. Samen vormen Ouder- en Kindteams Amsterdam en de Buurtteams Amsterdam de Amsterdamse wijkteams van morgen. De buurtteamorganisatie wordt in de loop van komende jaar (2020) ingericht en zal per 1 januari 2021 operationeel zijn.
Buurtteams Amsterdam werken vanaf 2021 samen met Amsterdammers en allerlei partijen: met huisartsen, welzijn en informele zorg, GGZ, maatschappelijke opvang en beschermd wonen, veiligheidspartners en woningcorporaties. Het buurtteam is erop gericht om problemen in samenhang aan te pakken, ook in combinatie met schulden, inkomen, wonen en veiligheid. De teams werken op een kleiner schaalniveau (buurtcombinaties) en kunnen daardoor goed inspelen op wat er in de buurt nodig is.
Naar verwachting zullen in Amsterdam meerdere buurtteamorganisaties worden gecreëerd, georganiseerd per stadsdeel. Een buurtteamorganisatie zal een aantal buurtteams omvatten, waarboven een team van specialistische professionals op stadsdeelniveau zal worden gevormd. De precieze invulling van een buurtteamorganisatie was op het moment van dec Europese aanbesteding nog niet definitief vastgelegd. Alle buurtteamorganisaties werken in dezelfde applicatie (installatie) (waarvoor deze aanbesteding is uitgeschreven), maar in een virtueel gescheiden omgeving, waarin zij elkaars werk niet (zonder meer) kunnen zien.
Naast de buurtteams ondersteunt het nieuwe Dossier- en registratiesysteem ook de escalatietafels. Dit zijn samenwerkingsverbanden van verschillende partijen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie die complexe casussen proberen te ondersteunen en op te lossen. De escalatietafels staan los van de buurtteams, maar gaan hier nauw mee samenwerken.
Behoeftestelling
Het ten tijde van de aanbestedingsprocedure nog moeten inrichten van de Buurtteams betekende een grote uitdaging voor het formuleren van een behoeftestelling.
- Omdat Ouder- en Kindteams al sinds vijf jaar operationeel is (en sinds 1 januari 2019 in een aparte stichting is ondergebracht) zijn de werkprocessen helder. Samen met hen heeft Emtio een Lichtblauwdruk SOLL processen opgesteld waarin de processen binnen de Stichting zijn beschreven. Deze Lichtblauwdruk vormde de kern van de functionele behoeftestelling van Ouder- en Kindteams Amsterdam.
- Voor de toekomstige Buurtteams heeft het projectteam een casus opgesteld waarin processen zijn beschreven voor zover deze wel bekend zijn. Voor gemeente Amsterdam beoogde de aanbesteding dus voldoende aanknopingspunten op te leveren waarmee de gemeente in de maanden na de gunning helder afgekaderde deelopdrachten kon verstrekken. Speciaal daarvoor heeft Emtio een modulaire contractenset opgesteld.
Voor Ouder- en Kindteams was wel al in de aanvang de projectdefinitie duidelijk.
Uitvoering van de aanbesteding
De aanbesteding is op basis van een mededingingsprocedure met onderhandeling uitgevoerd. Dat hield onder meer in dat er in eerste instantie een selectie van vier aanbieders plaatsvond op basis van een Selectieleidraad. Deze drie aanbieders ontvingen een ‘Voorlopig’ Beschrijvend Document waarin een voorloophoofdstuk was aangebracht met enkele tientallen gerichte vragen omtrent de eigen behoeftestellingen van Ouder- en Kiindteams en gemeente Amsterdam. De beantwoording van de vragen vond plaats in een interactieve praatsessie met iedere aanbieder apart.
Op basis van de bevindingen is een ‘Definitief’ Beschrijvend Document opgesteld en op basis daarvan konden de aanbieders een concept van hun oplossingsvoorstel en voorstel voor een projectaanpak indienen. Ook deze concepten zijn in interactieve sessies met iedere aanbieder apart doorgesproken. Een van de aanbieders trok zich tijdens deze gesprekssessie terug. Duidelijk was geworden dat er door iedere aanbieder moest worden ontwikkeld om aan de Lichtblauwdruk van Ouder- en Kindteams te kunnen voldoen. De betreffende aanbieder ervaarde het resultaatgerichte karakter van de opdracht in combinatie met het te produceren maatwerk te risicovol.
De overige drie aanbieders dienden hun definitieve inschrijving in waarna de offertes zijn beoordeeld door het projectteam.
Gunning
De aanbesteding is op 1 juni 2020 succesvol afgerond met gunning van de opdracht aan Topicus.Overheid en resulterend in twee aparte overeenkomsten, tussen Stichting Ouder- en Kindteams Amsterdam en Topicus.Overheid, en gemeente Amsterdam en Topicus.Overheid.
Offerteprocedure voor e-health oplossing
Aanvankelijk was in de opdracht voor Ouder- en Kindteams tevens voorzien in een wenselijke oplossing voor e-health, en screenings- en monitoringsinstrumenten. Bij raadpleging van de vier geselecteerde leveranciers is besloten deze voorzieningen buiten scope van de opdracht te plaatsen. Voor e-health heeft Emtio ten behoeve van Ouder- en Kindteams een meervoudig onderhandse offerteprocedure opgestart voor de selectie van een e-health oplossing. Deze is precies parallel met de laatste fase van de aanbestedingsprocedure uitgevoerd waardoor de gunning gelijktijdig kon plaatsvinden. Deze procedure is succesvol afgerond met gunning van de opdracht aan Therapieland. Zowel Topicus als Therapieland bleken wederkerig over koppelvlakken voor integratie-aspecten te beschikken.
In de Europese aanbestedingsprocedure was voorzien in de mogelijkheid om ‘kansen’ aan te bieden. Topicus bood haar oplossing NetQ als ‘kans’ voor Ouder- en Kindteams aan waarmee ook deze voorziening kon worden gecontracteerd.