In september 2020 werd Emtio ingehuurd door Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) om een Europese aanbesteding te begeleiden voor de selectie van nieuwe HRM-oplossing.
WBL maakte op dat moment al vijftien jaar gebruik van PIMS@all van Centric, gekoppeld aan Your Personal Portal (Youpp). Mede omdat een deel van de circa 220 medewerkers op afstand c.q. in de buitendienst door de gehele provincie Limburg werkte, wenste WBL een moderne e-HRM te selecteren die uitging van de principes van ‘any time, anywhere’ en dus op elk moment volledig tijd-, plaats- en device-onafhankelijk kon worden gebruikt. WBL verzocht Emtio om de mogelijkheden die de markt bood in een marktconsultatie te onderzoeken.
Aanpak aanbesteding
Emtio stelde een aanpak voor middels een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ die werd uitgebreid met een consultatieronde. Deze aanpak voorzag in vier fasen:
- Voorbereidingsfase
- Selectiefase
- Consultatiefase
- Onderhandelingsfase
Voorbereidingsfase
Tijdens de voorbereidingsfase zijn de aanbestedingsdocumenten opgesteld voor de selectiefase. Emtio hanteerde daarbij een aanpak met een functionele behoeftestelling. Dat betekende dat er een ‘lichtblauwdruk processen’ door onze HR-specialist in samenwerking met de HR-functionarissen van WBL opgesteld werd, waarin de bestaande HRM-processen werden beschreven (‘ist’) en ook een beeld werd geschetst van de gewenste processen (‘soll’).
Waterschap Limburg
In de periode dat deze werkzaamheden werden uitgevoerd gaf het ‘moederbedrijf’ van WBL, namelijk het Waterschap Limburg (WL) te kennen te willen meeliften in de aanbestedingsprocedure.
WL is per 1 januari 2017 ontstaan uit een fusie. WL maakte op dat moment gebruik van een oplossing van ADP, een oplossing die in de periode 2014/2015 door Het Waterschapshuis voor een veertiental waterschappen (inclusief de rechtsvoorganger van WL), vijf hoogheemraadschappen en nog een tiental andere organisaties was aanbesteed.
Daarnaast werkte WL met betrekking tot het jaarrooster, de verlofregistratie en urenregistratie met TIMenterprise. Bij WL waren in 2020/2021 circa 425 medewerkers actief. Na ‘toetreding’ van WL tot de aanbestedingsprocedure werd het projectteam uitgebreid met HR-functionarissen van WL.
Selectiefase
De Lichtblauwdrukprocessen (versie 0.8) werden als een bijlage bij de eveneens door Emtio opgestelde selectieleidraad gevoegd. De aanbesteding werd vervolgens op TenderNed gestart waarmee de selectiefase aanving. Het was de bedoeling dat op basis van de selectieleidraad drie leveranciers werden geselecteerd voor deelname aan de consultatiefase.
Ten behoeve van de consultatiefase werd een ‘voorlopig beschrijvend document’ (VBD) opgesteld. Het VBD was een concept van het uiteindelijke beschrijvend document (‘bestek’). Aan het VBD werd echter een hoofdstuk ‘0’ toegevoegd waarin de consultatiefase procedureel werd beschreven en tevens alle door de te selecteren leveranciers te beantwoorden consultatievragen werden geformuleerd. Het doel van de consultatiefase was om in overleg met de geselecteerde leveranciers het concept van de Lichtblauwdruk processen verder aan te scherpen tot versie 1.0.
Nadat de verplichte termijn voor de selectiefase was verstreken (30 kalenderdagen) werden helaas slechts twee aanmeldingen ontvangen. Dit bleek achteraf verklaarbaar omdat parallel met de aanbestedingsprocedure van WBL/WL meerdere Europese aanbestedingen van andere opdrachtgevers actueel bleken te zijn, terwijl ook enkele aanbestedingen net waren afgerond. WBL/WL bleek concurrentie te ondervinden van andere aanbestedende diensten…
Consultatiefase en onderhandelingsfase
De aanbestedingsprocedure werd echter voortgezet met de twee geselecteerde leveranciers en zij ontvingen het VBD. In het VBD was nog een mogelijkheid verwoord voor de leveranciers om tot een bepaalde datum vragen te stellen. Op de dag en het tijdstip waarop uiterlijk de vragen moesten worden gesteld bleken geen vragen te zijn gesteld. Dit vormde voor de procesbegeleider van Emtio aanleiding om telefonisch contact met de twee leveranciers op te nemen, waarna duidelijk werd dat beiden voornemens waren zich terug te trekken uit de aanbestedingsprocedure omdat zij geen capaciteit beschikbaar hadden om de consultatievragen te beantwoorden. Dit leidde binnen de projectorganisatie en bij de opdrachtgevers tot de nodige onrust en zorgen. Er volgde een pauze van enkele weken voor heroriëntering.
Na verloop van tijd bleek echter dat beide leveranciers zich niet formeel via TenderNed hadden terugtrokken uit de aanbestedingsprocedure, zoals zij beiden telefonisch wel hadden aangekondigd in de telefoongesprekken met de procesbegeleider van Emtio. Dat betekende dat de aanbestedingsprocedure formeel nog liep.
De procesbegeleider besloot beide leveranciers nogmaals te bellen en hen te verzoeken hun besluit te heroverwegen indien de planning enigszins zou worden opgeschoven en hun inspanning wat zou worden beperkt. Beiden gingen hiermee akkoord. Emtio werkte dit voorstel in de richting van de stuurgroep uit. Omdat de stuurgroep de rechtmatigheid van een en ander zeker wilden stellen werd het voorstel van Emtio voorgelegd aan AKD Advocaten en zij bevestigden de rechtmatigheid van het voorstel.
De planning is aangepast en beide leveranciers beantwoordden vervolgens toch alle gestelde vragen tijdens de met hen doorlopen consultatiegesprekken. Het projectteam kon vervolgens versie 1.0 van de Lichtblauwdruk vaststellen waarna beide leveranciers het (definitieve) Beschrijvend Document ontvingen en een inschrijving/offerte konden indienen.
Uiteindelijk heeft alleen Visma Raet een inschrijving ingediend en bleek de tweede leverancier het toch te druk te hebben met implementaties bij andere klanten.
Na onderhandeling met Visma Raet konden zowel WBL als WL instemmen met gunning van de opdracht aan Visma Raet en kon de door Emtio beschikbaar gestelde projectmanager aan de slag met de implementatie van e-HRM bij WBL.
Oplevering en ingebruikname
De e-HRM oplossing is per 1 januari 2022 in de productieomgeving opgeleverd en in gebruik genomen door WBL. De implementatie van de e-HRM werd in de loop van 2022 door WL zelf ter hand genomen omdat de looptijd van de overeenkomst die zij met ADP hadden nog een jaar langer doorliep.
Rol van Emtio
Welke werkzaamheden heeft Emtio verzorgd:
- opstellen aanbestedingsstrategie
- opstellen van alle benodigde aanbestedingsdocumenten, inclusief de functionele behoeftestelling (de hiervoor genoemde Lichtblauwdruk)
- opstellen van de overeenkomstenset
- inkoopprojectleiding en procesbegeleiding
- alle eerstelijns communicatie/onderhandeling met de marktpartijen
- finaliseren overeenkomstenset voor zowel WBL als WL
Betrokken adviseurs van Emtio:
- Joop Schuilenburg, aanbestedingsjurist, IT-jurist, privacy en gegevensbeschermingsjurist
- Tjeert-Jan Vaatstra, HRM-adviseur (opsteller Lichtblauwdruk)
- Frank Rhemrev, HRM-projectmanager
De opdrachtgever over Emtio:
Wat vond onze opdrachtgever, mevrouw Désirée van IJzendoorn-Kolenburg (Manager afdeling Advies en Control bij WBL) van Emtio:
De manier waarop Emtio deze aanbesteding aanpakt, was voor ons nieuw en veelbelovend. Dit is ook de reden waarom wij, na een marktonderzoek, voor Emtio, in concreto Joop Schuilenburg, hebben gekozen. Wij zijn heel tevreden over het traject dat wij met Joop hebben mogen doorlopen en zijn hem ook enorm dankbaar dat hij ondanks alle strubbelingen Visma-Raet voor ons als gunnende partij heeft kunnen binnenhalen.
Kort samengevat: mocht ik weer een aanbesteding voor een e-HRM systeem moeten uitvoeren dan zou ik weer voor Emtio kiezen.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)