Achtergrond
Emtio heeft Avans Hogeschool begeleid bij de Europese aanbesteding voor de selectie van een cloudoplossing ten behoeve van de personeelsadministratie, salarisadministratie en de verzuimregistratie (conform de Wet verbetering poortwachter). Ook het verzorgen van de salarisverwerking hoorde bij de opdracht.
Avans Hogeschool is een grote HBO-instelling met meer dan 33.000 studenten en ruim 2.900 medewerkers. Binnen Avans Hogeschool waren de systemen voor personeelsregistratie en salarisadministratie Edukaat en CASO. Het proces ziekteverzuim werd ondersteund via VerzuimXpert en werd ook gebruikt door de interne Arbodienst van Avans Hogeschool.
Aanleiding
De systemen CASO en Educaat waren verouderd en werkten niet optimaal. Ook was CASO van Randstad HR-services, maar zij werden uit de markt gekocht door Raet. Daardoor verviel de ondersteuning in de aanloop naar de overgang naar Raet. Daarom moest Avans Hogeschool een nieuwe oplossing selecteren en implementeren.
Personeelsadministratie
De administratie in Edukaat beperkte zich tot de basale personeelsadministratie. De daarin opgenomen gegevens waren voldoende adequaat om de salarisverwerking te voeden met de juiste maandelijkse ‘stand’. De administratie in Edukaat beperkte zich echter tot de actuele informatie van personeelsleden in dienst van Avans Hogeschool. De loopbaanhistorie was separaat in Edukaat opgenomen.
Salarisadministratie
De salarisadministratie van Avans Hogeschool maakt gebruik van CASO (van Raet). Vanuit CASO werden journaalposten geleverd aan het financiële systeem van Avans Hogeschool. In de salarisadministratie werden meerdere werkgevers geadministreerd.
Avans Arbodienst
Avans Hogeschool beschikte over een eigen Arbodienst. Deze interne arbodienst genaamd Avans Arbo bestond uit bedrijfsartsen en psychologen, arbo-verpleegkundigen en verzuimcoördinatoren. De totale afhandeling van ziek- en herstelmeldingen en het bewaken van de daarvoor relevante termijnen vond plaats in het systeem van de Arbodienst genaamd VerzuimXpert.
Verzuimadministratie
Met VerzuimXpert waren ook enkele problemen. Zo was de informatie van VerzuimXpert niet opgenomen in Edukaat. Ook was het systeem van de Arbodienst slechts beperkt toegankelijk voor medewerkers van P&O en het verantwoordelijke management. Daarnaast bestond er geen of onvoldoende koppeling met de salarisadministratie. Daardoor was er geen direct zicht op de omvang van mogelijke financiële consequenties en risico’s die samenhangen met ziekte en arbeidsongeschiktheid.
Ontsluiting van managementinformatie
De ontsluiting van managementinformatie uit CASO en Edukaat vond plaats met een daarop toegesneden tool genaamd Business-Objects. Business-Objects was ingericht om managementinformatie te genereren uit de diverse systemen, zoals Osiris, het financiële systeem, Edukaat en enkele andere informatiesystemen van Avans Hogeschool. Daarmee was een ontwikkelbare omgeving gecreëerd voor geïntegreerde financiële gegevens, personele gegevens en studentgegevens.
De rol van Emtio bij de aanbesteding
Emtio heeft de volledige aanbestedingsprocedure begeleid. Dit begon met het samen met het projectteam formuleren van de doelstellingen, de precieze scope en de behoeftestelling. Daarnaast heeft Emtio de overeenkomst en een service level agreement voor clouddienst en voor salarisverwerking opgesteld.
Resultaat
De aanbesteding is volledig procedureel begeleid door Emtio. Alle brieven en interne stukken met besluitvorming zijn in concept opgesteld. De opdracht is in 2012 succesvol afgerond met het opleveren van de op naam gestelde overeenkomsten, gereed voor ondertekening.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)