Coöperatie ParkeerService
Coöperatie ParkeerService is ontstaan uit ParkeerService NV, het parkeerbedrijf van de gemeente Amersfoort, een stad met diverse parkeeruitdagingen. Zo kent Amersfoort een sterk aanzuigende regiofunctie, een autoluwe historische binnenstad en een grote vraag naar parkeercapaciteit. Door de jaren heen is uitgebreide expertise opgebouwd in parkeermanagement, parkeerbeleid en uitvoering van parkeertaken.
In 2010 is ParkeerService verzelfstandigd, waarbij gekozen is voor het coöperatiemodel. ParkeerService biedt daarmee een alternatief naast de bestaande mogelijkheden van gemeentelijke of commercieel parkeermanagement. Sinds de oprichting zijn inmiddels veertien gemeenten aangesloten bij ParkeerService, waarbij het zowel om overwegend stedelijke als landelijke gemeenten gaat.
De aanbesteding
ParkeerService heeft de IT-infrastructuur- en beheerdiensten volledig uitbesteed bij een externe marktpartij. Omdat de bestaande overeenkomst medio 2021 zou eindigen ontstond de aanleiding een nieuwe Europese aanbesteding uit te schrijven. Emtio werd gevraagd de aanbestedingsprocedure te begeleiden. Vanwege het complexe technische karakter van het project heeft Emtio samengewerkt met Vetketel ICT management & consultancy B.V.
De ICT Infrastructuur van ParkeerService
Ten tijde van de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure omvatte de bestaande ICT infrastructuur:
- een server omgeving op basis van Vmware ESX met virtuele Windows servers
- een Remote Desktop Services omgeving voor het aanbieden van applicaties
- werkplekken met Thin en een verschuiving naar Fat clients
- een meldkamer locatie met lokaal geïnstalleerde VMWare servers voor de applicatieservers ten behoeve van video bewaking applicaties
- parkeergarages met netwerkverbinding naar de meldkamer en verbinding naar het kantoor automatisering netwerk
- vestigingen met VPN verbindingen voor kantoorautomatisering
- koppeling met systemen voor parkeerhandhaving van gemeenten
De medewerkers gebruikten Remote Desktop Server (RDS) voor het gebruik van kantoorautomatisering.
ParkeerService volgt een cloudbeleid om in de toekomst zoveel mogelijk diensten vanuit de cloud af te nemen. De bestaande RDS omgeving werd ervaren als een blokkerende factor om nieuwe diensten zoals multimedia diensten aan te kunnen bieden. Door de behoefte aan gebruik van nieuwe diensten die niet geschikt zijn voor de RDS omgeving was reeds een verschuiving in gang gezet van de aanschaf van thin clients naar fat clients en nam het aantal applicaties op smartphones toe. De fat clients en de smartphones werden nog niet beheerd vanuit een device management tool.
De Remote Desktop Services waren verouderd en de onderliggende hardware zat in verlengde support. De laatste jaren zijn er geen grote aanpassingen meer doorgevoerd. De verwachting bestond dat het gebruik van remote desktop services niet nodig was om de applicaties op alle locaties aan te kunnen bieden. In de bestaande situatie werden nieuwe toepassingen die niet geschikt voor de huidige RDS omgeving vanaf fat clients uitgevoerd en werd een RDS sessie gebruikt voor toegang tot de KA omgeving.
ParkeerService heeft een meldkamer met speciale applicaties voor video bewaking van de parkeergarages die enkel op de locatie Meldkamer toegepast worden. De applicatieleveranciers stellen hoge eisen aan de latency en bandbreedte. Om die reden stonden er twee VMware hosts met de applicatieservers in de computerruimte op de Meldkamer locatie. De PC werkplekken op de Meldkamer waren opgenomen in het domein van ParkeerService. De applicaties voor de meldkamer waren geïnstalleerd op de PC werkplekken. Voor de overige kantoorautomatisering werd nog gebruik gemaakt van Remote Desktop Services vanaf dezelfde PC werkplek. De servers op locatie waren nog eigendom van ParkeerService, terwijl het beheer ervan volledig onder verantwoording van de externe dienstverlener viel.
De aanbestedingsprocedure
Emtio heeft de aanbestedingsprocedure aangepakt door middel van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Daarbij zijn de aanbestedingsdocumenten in eerste instantie in concept opgesteld en tijdens de aanbestedingsprocedure met een drietal geselecteerde leveranciers nader afgestemd. Daarna zijn de documenten gefinaliseerd tot definitieve versies. De drie selecteerde leveranciers werden in staat gesteld om eerste een ‘voorlopige inschrijving’ in te dienen. Deze werden door het projectteam met iedere leverancier apart doorgesproken waarna de leveranciers hun definitieve inschrijving konden indienen.
De aanbestedingsprocedure is begin december 2020 succesvol afgerond met gunning van de opdracht aan Xcellent B.V.
Kenmerkend voor deze aanpak:
- veel persoonlijke contactmomenten tussen de leveranciers en het projectteam: een goed beeld krijgen van mensen ‘achter’ de handelsnaam van de leverancier en het bevorderen van draagvlak binnen ParkeerService
- de behoeftestelling van ParkeerService en het aanbod van leveranciers zeer dicht bij elkaar brengen alvorens er gunning plaatvindt; sterk verhogen van de kwaliteit van eigen behoeftestelling en de kwaliteit van de inschrijvingen.
Doorlooptijd:
- 20 mei 2020: ParkeerService verstrekt opdracht aan Emtio
- 26 juni 2020: aankondiging op TenderNed
- 6 november 2020: voorlopig gunningsbesluit
- Begin december 2020: afronding verificatie en definitieve gunning