Vernieuwde backbone ICT-infrastructuur bij ICT West-Brabant West

Over ICT WBW

ICT WBW is een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie die ICT diensten levert aan de deelnemers: gemeenten Bergen op Zoom, Roosendaal, Etten-Leur, Moerdijk, Tholen, een tweetal gemeenschappelijke regelingen (Werkplein Hart van West-Brabant en Regio West-Brabant (RWB)) en twee stichtingen (Zorg- en Veiligheidshuis De Markiezaten en Inkoopbureau West-Brabant).

ICT WBW host verschillende applicaties (KA-applicaties en ongeveer 750 bedrijfsvoeringsapplicaties) en werkplekken (circa 2.200 werkplekken voor 2.700 gebruikers, verdeeld over 25 locaties) die door de deelnemers worden gebruikt. ICT WBW is verantwoordelijk voor het technisch (applicatie)beheer, met waar nodig ondersteuning van de leveranciers van (gemeentelijke) bedrijfsapplicaties, zoals Centric en Pink.

Het technisch beheer is ondergebracht in een tweetal domeinen, Basis Infra en Technisch Applicatiebeheer. De dienstverlening aan de deelnemers van ICT WBW is vastgelegd in een Producten en Dienstencatalogus (PDC). De afspraken met betrekking tot de kwaliteit zijn per deelnemer vastgelegd in een Service Level Overeenkomst (SLA).

De deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen informatiemanagement, bepalen zelf hun eigen applicatielandschap en het functioneel (applicatie)beheer. ICT WBW richt zich op de hosting van het applicatielandschap en de ontsluiting daarvan via een ICT-werkplek.

Het project

De bestaande situatie kenmerkte zich als volgt:

• de applicatielandschappen van de deelnemers zijn niet geharmoniseerd
• de verschillende ICT-infrastructuren zijn op technisch niveau deels nog niet geharmoniseerd

Aanleiding voor het project was dat de bestaande ICT-systemen financieel waren afgeschreven en aan vervanging toe waren. Dit gold voor grote delen van de hardware, maar ook voor delen van de systeemsoftware. Tijdens de voorbereiding van de aanbesteding werden alleen nog de noodzakelijke aanpassingen/vervangingen in de ICT-infrastructuur uitgevoerd, zodat de kritische componenten ge-support bleven.

Tijdens de voorbereiding van de aanbesteding had iedere gemeente zijn eigen datacenter met als gevolg verschillende ICT producten voor dezelfde functionaliteit. Ook de inrichting van de infrastructuur verschilde. Voor iedere gemeente was het uitgangspunt voor de infrastructuur dat alle gemeenschappelijke ICT functionaliteiten centraal en op een gestructureerde wijze te beheren zou zijn en dat de data centraal werd opgeslagen.

ICT WBW had inmiddels een separate aanbestedingsprocedure doorlopen voor de selectie van een partij die datacenter-functionaliteit levert en waarbij housing kan worden afgenomen. Het betreft TIER III datacenters in Zuid-West Nederland. Eén datacenter is bedoeld voor productie, de andere voor uitwijk.

Een belangrijk uitgangspunt was dat testcapaciteit zowel aan de productieomgeving kon worden toegevoegd als aan de uitwijkomgeving. Aangezien de uitwijkcapaciteit grotendeels wacht op een daadwerkelijk uitwijk was het efficiënter om deze wachtende uitwijkcapaciteit in te zetten als testcapaciteit. Dit uitgangspunt was passend voor de virtuele servers omdat deze kunnen worden gestopt als er een daadwerkelijke uitwijk plaatsvindt. Voor testdoeleinden diende extra storagecapaciteit in de uitwijklocatie te worden geplaatst.

De aanbesteding

Medio december 2019 kreeg Emtio van ICT-WBW opdracht om een aanbestedingsstrategie op te stellen voor de projectmatige vervanging van de bestaande backend ICT-infrastructuur en vervolgens de aanbesteding procedureel te begeleiden. Emtio adviseerde de aanbesteding door middel van een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uit te voeren en de behoeftestelling functioneel in te steken. Dit laatste betekende dat Emtio adviseerde om geen programma van eisen op te stellen. In de plaats daarvan is er door ICT WBW een Projectstartarchitectuur (PSA) opgesteld als basis voor de behoeftestelling.

De PSA is opgeleverd in een conceptversie 0.8, voldoende concreet om de aanbestedingsprocedure op te starten. De PSA is als bijlage toegevoegd aan de door Emtio opgestelde Selectieleidraad.

Beschrijving document

Op basis van de in de Selectieleidraad beschreven eisen omtrent technische bekwaamheid bleken twee leveranciers te voldoen aan de gestelde competentievereisten. Deze leveranciers ontvingen het voorlopig Beschrijvend Document waarin in een apart hoofdstuk enige tientallen gerichte consultatievragen door ICT WBW zijn geformuleerd. Deze vragen dienden door beide leveranciers apart in interactieve sessies te worden beantwoord, waarbij de antwoorden in presentatiesheets waren voorbereid door de leveranciers.

Met de verkregen informatie is de functionele behoeftestelling verder aangescherpt, wat leidde tot enige aanpassingen in het Beschrijvend Document en in de bijbehorende PSA.

Inschrijving en gunning

Het definitieve Beschrijvend Document was voor de twee leveranciers de basis om een voorlopige inschrijving te doen. De voorlopige inschrijving is door het projectteam bestudeerd en per leverancier is een lijst met bespreekpunten opgesteld. De leveranciers konden als onderdeel van hun voorlopige inschrijving ook nog een document met punten aanleveren die volgens nog nader diende te worden doorgesproken. In wederom een interactieve sessie zijn de bespreekpunten met de betreffende leveranciers doorgesproken.

Daarna konden de leveranciers hun definitieve inschrijving indienen, voorzien van de prijsstelling. Deze inschrijvingen zijn vervolgens door het projectteam beoordeeld aan de hand van het door Emtio opgestelde beoordelingsmodel. De opdracht is vervolgens aan PQR B.V. verstrekt.

Emtio heeft bij deze aanbestedingsprocedure alle aanbestedingsdocumenten opgesteld, met uitzondering van de PSA, die door ICT WBW zelf is opgeleverd, maar waarbij Emtio wel de eindredactie heeft verzorgd.

Kenmerken

Specifieke kenmerken die met deze opdracht samenhingen:

• aanbestedingsstrategie gebaseerd op een functionele in plaats van een technisch-inhoudelijke behoeftestelling
• opgestelde aanbestedingsdocumenten: aanbestedingsstrategie (in de vorm van een offerterapport en derhalve kosteloos voor ICT WBW), Selectieleidraad, Voorlopig Beschrijvend Document, Definitief Beschrijvend Document, concepten van Overeenkomst, Model Overeenkomst van Opdracht (Verwerkersovereenkomst door ICT WBW aangeleverd en Service Level Agreement door leverancier), beoordelingsmatrices, Nota’s van Inlichtingen, brieven met selectiebesluit en brieven met gunningsbesluit
• Volledige procedurele begeleiding via TenderNed
• Meerdere ‘face to face’ contactmomenten met leveranciers (deels via Teams en deels fysiek op locatie ICT WBW) tijdens de aanbestedingsprocedure om kwaliteit van aanbestedingsdocumenten en behoeftestelling te verhogen; tevens om kwaliteit van de inschrijvingen van de leveranciers te verhogen alvorens tot beoordeling over te gaan
• Enigszins ‘bewegende’ behoeftestelling vanwege potentiële mogelijkheid van uittreden een der deelnemers aan ICT WBW

Doorlooptijd