Identiteit- en toegangsbeheer (IAM) voor Stichting @voCampus

Begeleiding aanbestedingsprocedure voor Stichting @voCampus

In mei 2023 werd Emtio benaderd om de aanbestedingsprocedure te leiden voor Stichting @voCampus met betrekking tot de selectie van IAM-tooling. @voCampus is een stichting met een College van Bestuur en een Raad van Toezicht, waarbij het College van Bestuur het bevoegd gezag is van de stichting.

@voCampus bestaat uit veertien scholen voor voortgezet onderwijs, met in totaal ongeveer 15.000 leerlingen en ±1.450 FTE (ruim 1900 werknemers). De scholen worden ondersteund door het Bestuurs- en Servicebureau (BSB), gevestigd aan de Meeuwse Acker in Nijmegen, met afdelingen zoals financiën, PSA, ICT, P&O, kwaliteitszorg, leermiddelenservice en het interne opleidingsinstituut ‘de Werkplaats’.

Doelstelling project

Het project had als doel @voCampuste positioneren als de centrale dienst voor Identity Management voor alle scholen. Enkele scholen gebruikten al de centrale Azure Active Directory van @voCampus, en het streven was dat alle scholen zouden migreren naar de Microsoft tenant van @voCampus.

Voorafgaand aan de aanbesteding maakte @voCampus geen gebruik van tooling ter ondersteuning van identity management. Sommige scholen waren echter al overgestapt naar de Microsoft tenant van @voCampus, waar medewerker- en leerling accounts handmatig werden aangemaakt of via scripting werden toegevoegd. Medewerker accounts werden aangemaakt via een formulier zodra P&O een aanvraag had ingediend. P&O maakte gebruik van AFAS voor de medewerkers administratie. Overige accounts, groepen en lijsten werden handmatig aangemaakt en gesynchroniseerd met AzureAD (via AADConnect).

Medewerker-accounts:

Leerlingen
CvB leden
Directieleden
Medewerkers Bestuurs- en Servicebureau
Onderwijspersoneel (OP)
Onderwijsondersteunend Personeel (OOP)
Externen
Stagiaires/LIO’s
Vrijwilligers

Naast de centrale omgeving waren er diverse decentrale AD’s en Microsoft Tenants op de vestigingen. Deze zouden worden uitgefaseerd en gemigreerd naar @voCampus. Deze decentrale AD’s werden nog (deels) gevuld met behulp van tooling, zoals de EduConnector van DWE ICT of UMRA van Tools4Ever.

Het hoofddoel van de aanbesteding was de verwerving van een Identity en Management-oplossing waarmee de automatische verwerking van persoonsgegevens van en naar diverse bron- en doelsystemen mogelijk zou zijn.

De opdracht voor de te selecteren leverancier

Het zorgdragen voor de gehele implementatie van de Identity Management oplossing:
- beschikbaarstelling, op basis van voldoende gebruiksrechten, van alle benodigde onderdelen/modulen van de Identity Management oplossing, inclusief updates en upgrades;
- implementatie van de IAM omgeving voor de centrale omgeving van @voCampus voor de scholen die al gebruik maken van de Microsoft tenant van @voCampus. Het bieden van ondersteuning op de implementatie van IAM bij migratie van de decentrale scholen naar @voCampus;
- alle configuraties (inrichting/parametrisering);
- alle koppelingen;
- uitvoering/begeleiding/ondersteuning van alle benodigde testprocedures;
- alle opleidingen voor beheerders.
Zorgdragen voor onderhoud c.q. hosting en beheer van de Identity Management oplossing

Uitvoering van de aanbesteding

De aanbesteding is door middel van een Europese openbare aanbesteding uitgevoerd. De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg en Ernst Vetketel. Emtio heeft alle benodigde aanbestedingsdocumenten opgesteld inclusief de contractdocumenten. De aanbesteding is in december 2023 succesvol afgerond nadat de winnende leverancier Zetacom B.V. een pilot succesvol had doorlopen.