Privacy- en cookieverklaring

Doordat u onze website bezoekt en/of doordat u dienstverlening van ons afneemt verwerken wijpersoonsgegevens. Emtio hecht belang aan het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Emtio houdt zich hierbij aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Telecommunicatiewet.

Met deze verklaring willen wij bezoekers van onze website of afnemers van onze dienstverlening informeren over de verwerking van persoonsgegevens door Emtio. Mocht u hierover vragen hebben of meer informatie willen, neem dan contact op met Emtio via info@emtio.nl. Contactpersoon is de heer Joop Schuilenburg.

Emtio verwerkt uw persoonsgegevens. Dit doen wij in de volgende situaties:

  • u bezoekt onze website
  • u hebt zich ingeschreven voor een nieuwsbrief etc.
  • u hebt ons gevraagd voor een (advies)opdracht
  • u hebt gesolliciteerd bij Emtio

U bezoekt onze website

Klikgedrag en bezoekgegevens

Bij het bezoek aan onze website verkrijgen wij algemene bezoekgegevens, zoals het tijdstip en duur van het bezoek en de pagina’s die zijn bezocht. Wij gebruiken deze gegevens overeenkomstig het bepaalde van artikel 6.1f AVG voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website en wij optimaliseren hiermee de werking van de website.

Emtio maakt gebruik van Leadinfo. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en overige algemeen door de Kamer van Koophandel gepubliceerde bedrijfsgegevens op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij niet opgeslagen.

Emtio heeft het contentbeheer van haar website uitbesteed aan een webmarketingbureau. Het webmarketingbureau is verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Emtio ziet erop toe dat de verwerker afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking aan de vereisten van AVG voldoet. Het webmarketingbureau bureau verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Emtio. Persoonsgegevens worden voor het overige niet aan derden verstrekt.

De bezoekgegevens worden maandelijks geanonimiseerd verwerkt in een maandrapportage waarna de persoonsgegevens worden verwijderd. Geanonimiseerde gegevens (waarin geen persoonsgegevens meer zitten) bewaren wij zo lang als ze relevant zijn voor Emtio.

Cookies

 

Contact- of aanmeldformulier

Met het contactformulier en aanmeldformulier kunt u ons vragen stellen, aanvragen doen en bijvoorbeeld inschrijven voor onze nieuwsbrieven en/of gratis documenten downloaden. Hiervoor gebruiken wij de gegevens die in het aanmeld- of contactformulier gevraagd worden, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Met het invullen van uw gegevens geeft u expliciete toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6.1a AVG, echter uitsluitend ten behoeve van het doel waarvoor u het contactformulier of aanmeldformulier bij Emtio indient.

Social media buttons

Op onze site zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op de sociale netwerken Facebook, Twitter en Linkedin. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook, Twitter en Linkedin zelf. Deze knoppen worden actief indien u daarop klikt. Leest u de privacyverklaringen van Facebook, Twitter en LinkedIn (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

U hebt zich ingeschreven voor de nieuwsbrief

U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief. Hierdoor ontvangt u periodiek een e-mail met informatie, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van inkoop, aanbesteding, ICT en recht en blijft u op de hoogte van ontwikkelingen, diensten en aanbiedingen van Emtio. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Uw e-mailadres wordt toegevoegd aan de lijst van abonnees indien u het e-mailadres aan Emtio hebt verstrekt vanwege het verstrekken van een opdracht en/of het uitvoeren van een overeenkomst. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt. Wij behouden daarna uw e-mailadres op onze blokkeerlijst zodat u achteraf niet per ongeluk opnieuw toegevoegd kunt worden. Dit is een standaard feature van onze maildienstverlener MailChimp.

U heeft ons gevraagd voor een (advies)opdracht

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor onze dienstverlening en het onderhouden van de daaruit voortvloeiende relaties, een en ader conform artikel 6.1b AVG. Hiervoor verwerken we uw naam, telefoonnummer, emailadres, bedrijfsnaam, eventuele financiële of fiscaal relevante gegevens, en de daarbij behorende correspondentie.

Wij gebruiken deze gegevens tevens voor het toezenden van nieuwsbrieven en/of het overbrengen van communicatie voor commerciële doeleinden. Dit laatste conform artikel 6.1f AVG omdat wij onze klanten op de hoogte willen brengen van nieuwe ontwikkelingen binnen Emtio, het ICT-recht, contractenrecht en/of privacy-recht die raakvlak kunnen hebben met de dienstverlening die u van Emtio hebt afgenomen of voornemens bent te zullen afnemen.

Wij bewaren deze gegevens zolang als nodig om onze diensten en overeenkomsten goed uit te kunnen voeren.

Gegevens vanuit opdrachten worden door Emtio gearchiveerd en bewaard conform de wettelijke termijnen.

U hebt gesolliciteerd bij Emtio

Bij sollicitatie vragen wij u de nodige informatie te verstrekken, zoals uw naam, contactgegevens, cv, (eventueel) referentiebrieven, (eventueel) diploma’s en een motivatiebrief.

Screening

Een onderdeel van de procedure is de screening, dit houdt in dat openbaar toegankelijke informatie over u online kan worden opgezocht, zoals uw social-media profielen. We kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Uiteraard zullen de bevindingen altijd met u worden besproken.

De gronden voor het verwerken van uw gegevens zijn voor de hierboven genoemde doeleinden kunnen zijn: uw toestemming, voor zover het nodig is om uiteindelijk een overeenkomst met u aan te gaan en ons gerechtvaardigde belang om op basis van uw aanvraag te beoordelen of we u in dienst zullen nemen.

Als we hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot uw sollicitatie kan het zijn dat we uw gegevens naar hen doorsturen.

Bewaartermijnen

We bewaren uw gegevens niet langer dan dat noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden. Mocht u na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij Emtio, dan bewaren wij de gegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen we u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader

inzien niet geschikt blijkt. Indien u toestemming hebt gegeven om uw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij uw gegevens maximaal een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Rechten van u als betrokkene

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens en het uitoefenen van uw rechten als betrokkene dan kunt u deze stellen via info@emtio.nl. Wij zullen de bij ons bekende contactgegevens gebruiken om u te voorzien van informatie over uw verzoek.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen (derden)

Wij geven uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen dan genoemde in deze privacyverklaring, behalve als dat noodzakelijk is voor onze dienst of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf). Wij melden u vooraf welke andere bedrijven uw gegevens krijgen.

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden
  • fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging
  • encryptie (versleuteling) van digitale bestanden
  • organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging
  • beveiliging van netwerkverbindingen
  • doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de EU

Deze Privacy- en Cookieverklaring is voor het laatst gewijzigd op 11 februari 2021.