Europese ICT-aanbestedingen

Van de eerste keuze tot de selectie en contractereing van een leverancier

Aanbesteding-txt_HR

Emtio begeleidt overheden en andere publieke organisaties bij Europese ICT-aanbestedingen. Dat doen we voor bedrijfsinformatiesystemen, SaaS-oplossingen, IT-infrastructuur, cloud, netwerken, werkplekken, hardware en beheerdiensten. 

We verzorgen het volledige traject, van de voorbereiding tot en met de contractering, of ondersteunen bij onderdelen daarvan. Onze aanpak is gebaseerd op kennis van ICT, inkoop en aanbestedingsrecht. Die combinatie is van belang omdat bij ICT-aanbestedingen veel meer komt kijken dan het correct doorlopen van een procedure. De keuzes die tijdens de voorbereiding worden gemaakt, bepalen voor een belangrijk deel welke oplossingen leveranciers kunnen aanbieden en welke afspraken uiteindelijk worden gemaakt.

Op deze pagina:

Wat willen we met de aanbesteding bereiken?

Veel ICT-aanbestedingen komen voort uit een aflopend contract. Een nieuwe aanbesteding is dan noodzakelijk, maar dat wil nog niet zeggen dat de bestaande dienstverlening ongewijzigd moet worden voortgezet. We beginnen met de doelstellingen van het project. Wat wil de organisatie verbeteren en wat moet de nieuwe leverancier daaraan bijdragen? Daarbij betrekken we zowel de bestaande problemen als de ontwikkelingen waarmee de organisatie de komende jaren rekening moet houden. Een belangrijke doelstelling kan zijn om bedrijfsprocessen efficiënter in te richten. Handmatige werkzaamheden en dubbele registraties moeten verdwijnen, gegevens moeten betrouwbaarder worden en medewerkers moeten hun werk eenvoudiger kunnen uitvoeren. Een andere doelstelling kan zijn om kosten te besparen of de kostenontwikkeling beter beheersbaar te maken.

Bij infrastructuur en cloud speelt flexibiliteit een grote rol. De organisatie wil capaciteit kunnen uitbreiden of verminderen zonder telkens opnieuw te moeten investeren of langdurige verplichtingen aan te gaan. Ook continuïteit, informatiebeveiliging, minder afhankelijkheid van leveranciers en de mogelijkheid om nieuwe technologie te benutten kunnen belangrijke doelstellingen zijn.

Aandacht voor tevredenheid van gebruikers en klanten

We besteden aandacht aan de tevredenheid van gebruikers en klanten. Daarbij kijken we verder dan de medewerkers die dagelijks met de ICT werken. Voor een gemeente zijn inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties belangrijke afnemers van de dienstverlening. Bij een zorginstelling gaat het ook om patiënten en zorgverleners. Een nieuw systeem moet niet uitsluitend de interne organisatie ondersteunen, maar waar mogelijk ook de dienstverlening aan deze groepen verbeteren.

De doelstellingen moeten voldoende concreet zijn om er tijdens de aanbesteding iets mee te kunnen. Een wens om efficiënter te werken zegt weinig. Het wordt interessanter wanneer duidelijk is welke handelingen moeten verdwijnen, hoeveel tijd een proces nu kost en welke verbetering wordt verwacht. We onderzoeken ook welke doelstellingen afhankelijk zijn van de leverancier en welke veranderingen de opdrachtgever zelf moet realiseren. Een nieuw informatiesysteem kan een efficiënter proces ondersteunen, maar de organisatie moet zelf besluiten hoe zij dat proces gaat inrichten.

De doelstellingen komen vervolgens terug in de behoeftestelling, de beoordeling van de aanbiedingen en de afspraken met de geselecteerde leverancier.

Van sourcingstrategie naar aanbestedingsstrategie

Bij grote en complexe ICT-opdrachten gaat aan de aanbesteding een sourcingstrategie vooraf. Daarin worden de keuzes gemaakt over de toekomstige inrichting van de ICT-dienstverlening. Welke werkzaamheden blijft de organisatie zelf uitvoeren, welke worden uitbesteed en hoe wordt de regie ingericht? Ook de bestaande architectuur, de afhankelijkheid van leveranciers en de kennis die de organisatie zelf wil behouden spelen daarbij een rol.

Als de sourcingstrategie leidt tot een Europese aanbesteding, stellen we de aanbestedingsstrategie op. Daarin werken we uit hoe de opdracht in de markt wordt gezet, welke procedure wordt gevolgd, hoe de opdracht wordt afgebakend en hoe de aanbiedingen worden beoordeeld.

De sourcingstrategie en aanbestedingsstrategie kunnen ook in één traject worden ontwikkeld. Dat hangt af van de aard van de opdracht en de keuzes die de organisatie al heeft gemaakt.

De aanbestedingsstrategie vormt de basis voor de verdere voorbereiding. We leggen daarin ook vast welke rol de markt krijgt bij het uitwerken van de opdracht en hoe de contractering wordt aangepakt.

De juiste aanbestedingsprocedure kiezen

Een aanbesteding voor de levering van ICT-hardware stelt andere eisen aan de procedure dan de selectie van een omvangrijk ERP-systeem of de outsourcing van ICT-infrastructuur en beheer. Voor een overzichtelijke opdracht kan een openbare of niet-openbare procedure volstaan. Bij complexe ICT-opdrachten heeft Emtio een voorkeur voor de mededingingsprocedure met onderhandeling, wanneer de wettelijke voorwaarden dat toelaten.

Bij deze procedure gebruiken we twee momenten waarop de opdrachtgever en de geselecteerde leveranciers inhoudelijk met elkaar spreken.Na de selectiefase bespreken we eerst de behoeftestelling en de uitgangspunten van de opdrachtgever. Leveranciers kunnen aangeven hoe zij tegen de opdracht aankijken, welke oplossingen beschikbaar zijn en waar zij knelpunten of onnodige beperkingen zien. De opdrachtgever gebruikt deze informatie om het definitieve Beschrijvend Document vast te stellen.

Daarna vragen we de leveranciers een voorlopige inhoudelijke inschrijving in te dienen, zonder prijs. Die inschrijving wordt bestudeerd en tijdens afzonderlijke gesprekken met de leverancier besproken. We behandelen de aangeboden oplossing, de aannames die zijn gedaan en de onderdelen die onvoldoende duidelijk zijn. De leveranciers kunnen hun aanbieding vervolgens uitwerken tot een definitieve inschrijving.

Deze aanpak vraagt een flinke inzet van het projectteam. Daar staat tegenover dat de opdrachtgever veel meer inzicht krijgt in de aangeboden oplossingen en de verschillen tussen leveranciers. Ook kunnen onduidelijkheden worden besproken voordat de definitieve inschrijvingen worden beoordeeld.

De behoefte beschrijven zonder de oplossing voor te schrijven

Bij Emtio werken we vanuit de behoefte van de opdrachtgever. We beschrijven welke processen moeten worden ondersteund, welke resultaten nodig zijn en welke randvoorwaarden gelden. De leverancier krijgt de ruimte om daar met zijn eigen producten en dienstverlening invulling aan te geven.

Bij de selectie van bedrijfsinformatiesystemen willen we voorkomen dat de opdrachtgever vooraf zelf het nieuwe systeem ontwerpt. Leveranciers beschikken over bestaande oplossingen met eigen functionaliteit, werkwijzen en mogelijkheden voor configuratie. Het is aan hen om te laten zien hoe die oplossingen aansluiten op de behoefte. We werken hiervoor met functionele beschrijvingen van processen en praktijksituaties die voor de opdrachtgever herkenbaar zijn. Ook brengen we in beeld welke afwijkingen van de behoefte bestaan en welke gevolgen die hebben voor de implementatie, het gebruik en het beheer.

Bij infrastructuur en beheerdiensten leggen we de gewenste dienstverlening en de verdeling van verantwoordelijkheden vast. De leverancier werkt de technische oplossing, de beheerorganisatie en de samenwerking met andere partijen uit. We willen gebruikmaken van zijn kennis en ervaring, zonder de regie over de opdracht uit handen te geven.

Voor informatiebeveiliging, privacy, architectuur, gegevensuitwisseling en continuïteit stellen we concrete eisen. Ook de bestaande ICT-omgeving kan technische randvoorwaarden opleggen. Het gaat om een uitvraag waarin duidelijk is wat vaststaat en waar ruimte bestaat voor oplossingen van leveranciers.

De kennis van de markt benutten

Bij de voorbereiding van complexe ICT-aanbestedingen bespreken we de voorgenomen opdracht met marktpartijen. Een marktconsultatie biedt de mogelijkheid om technische en commerciële uitgangspunten te toetsen voordat de aanbestedingsdocumenten definitief worden gemaakt. Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling gebruiken we hiervoor ook de inlichtingenfase na de selectie.

Voor GGD Zuid-Limburg en de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem hebben we geselecteerde leveranciers gerichte vragen voorgelegd. Tijdens de gesprekken met de projectteams kwamen onderwerpen aan de orde als architectuur, informatiebeveiliging, beheer, regie en de samenwerking met andere leveranciers. De leveranciers konden toelichten welke aanpak zij voor ogen hadden en welke gevolgen zij verwachtten van de uitgangspunten van de opdrachtgever. De uitkomsten werden gebruikt bij het vaststellen van de definitieve uitvraag.

Beoordelen wat leveranciers werkelijk aanbieden

Een schriftelijke inschrijving vertelt niet altijd voldoende over de kwaliteit van de aangeboden oplossing. Een leverancier kan uitvoerig beschrijven wat zijn product kan of hoe hij zijn dienstverlening zal organiseren. We willen ook kunnen beoordelen of dat in de praktijk werkt. Bij pakketselecties gebruiken we praktijktesten met herkenbare werkprocessen. Leveranciers voeren deze uit met hun eigen software. Medewerkers van de opdrachtgever beoordelen de werking en het gebruiksgemak. Daarmee wordt zichtbaar hoe de applicatie aansluit op de dagelijkse werkzaamheden, welke functionaliteit standaard beschikbaar is en waar aanpassingen nodig zijn.

Bij outsourcing ligt de nadruk op andere onderwerpen. We beoordelen het oplossingsvoorstel, de inrichting van het beheer, de transitie, de SLA en de samenwerking met de eigen organisatie en andere leveranciers. Ook de deskundigheid van de medewerkers die de opdracht gaan uitvoeren kan onderdeel zijn van de beoordeling.

De beoordelingscriteria worden afgestemd op de doelstellingen van het project. We bepalen vooraf wat inschrijvers moeten laten zien en hoe de aangeboden kwaliteit wordt beoordeeld. Daarbij besteden we aandacht aan de samenstelling en voorbereiding van het beoordelingsteam.

 De opkomst van AI maakt deze aanpak nog belangrijker. Leveranciers kunnen met beperkte inspanning uitgebreide en overtuigend geschreven offertes produceren. De kwaliteit van de tekst zegt echter weinig over de kwaliteit van het product of de dienstverlening. We beoordelen daarom liever een werkende oplossing, een concrete aanpak en de mensen die de opdracht gaan uitvoeren. Advies over een werkende oplossing? 

 

Adoptie en verandermanagement

Een nieuwe ICT-oplossing vraagt ook iets van de medewerkers van de opdrachtgever. Zij moeten leren werken met nieuwe functionaliteit en krijgen te maken met veranderingen in processen of de ondersteuning vanuit de ICT-organisatie.Emtio neemt adoptie mee in de aanbesteding. We vragen leveranciers welke ondersteuning zij bieden bij het in gebruik nemen van de nieuwe oplossing. Dat omvat onder meer gebruikersdocumentatie, instructiemateriaal, opleidingen, begeleiding van key-users en ondersteuning tijdens de ingebruikname.

Pakketselectie: het trainer-to-trainer-principe

Bij pakketselecties werken we met het train-the-trainer-principe. De leverancier leidt key-users, functioneel beheerders of interne trainers op. Zij verzorgen vervolgens de opleiding van de eindgebruikers binnen de eigen organisatie. De opdrachtgever kan de instructies daardoor afstemmen op zijn processen en houdt de benodigde kennis zelf in huis.

Bij de invoering van een omvangrijk bedrijfsinformatiesysteem of een nieuwe digitale werkplek kan meer ondersteuning nodig zijn. In de aanbesteding maken we duidelijk wat de leverancier daarvoor moet verzorgen en welke inzet van de opdrachtgever wordt verwacht.

Adoptie en verandermanagement: het verschil

Adoptie en verandermanagement zijn niet hetzelfde. Het begeleiden van organisatorische veranderingen is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Die moet beslissen welke processen en taken veranderen, medewerkers daarbij betrekken en zorgen dat de organisatie klaar is voor de nieuwe werkwijze. De leverancier ondersteunt de ingebruikname van zijn product of dienstverlening. Het verandermanagement ligt bij de opdrachtgever. Die verdeling leggen we tijdens de aanbesteding vast.

De kosten over de contractperiode beoordelen

Bij ICT-aanbestedingen kijken we verder dan de aanschafprijs. Licenties, implementatie, beheer, onderhoud, ondersteuning en toekomstige wijzigingen kunnen een groot deel van de totale kosten bepalen. Voor omvangrijke opdrachten ontwikkelen we een prijsmodel waarmee de inschrijvingen op dezelfde uitgangspunten worden vergeleken. We gebruiken daarvoor een rekencasus waarin rekening wordt gehouden met de verwachte ontwikkeling van de dienstverlening tijdens de contractperiode.

Bij de aanbesteding van ICT-infrastructuur en beheer voor Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem hebben we de verwachte afbouw van bepaalde infrastructuurdiensten in het inschrijvingsmodel verwerkt. Daardoor werden de aanbiedingen niet uitsluitend vergeleken op de situatie bij aanvang van de overeenkomst, maar ook op de verwachte veranderingen in de jaren daarna.

De prijsafspraken moeten bovendien bruikbaar blijven tijdens de uitvoering. We leggen vast welke tarieven en rekeneenheden gelden wanneer dienstverlening wordt uitgebreid, verminderd of aangepast.

Contractering en verificatie

De conceptovereenkomst wordt tijdens de voorbereiding van de aanbesteding opgesteld. Daarmee kunnen de juridische afspraken aansluiten op de opdracht, het gunningsmodel en de dienstverlening die van de leverancier wordt gevraagd. Bij SaaS en bedrijfsapplicaties gaat het onder meer om gebruiksrechten, implementatie, gegevensconversie, beschikbaarheid en beëindiging. Bij outsourcing komen daar onderwerpen bij als de verdeling van beheertaken, transitie, regie en de samenwerking met andere leveranciers.

Emtio stelt overeenkomsten op met toepassing van de relevante algemene voorwaarden, waaronder GIBIT en ARBIT. We beoordelen ook de voorwaarden die leveranciers voorstellen en begeleiden de onderhandelingen daarover binnen de ruimte die de aanbestedingsprocedure biedt. De overeenkomst, de aanbestedingsdocumenten, de nota’s van inlichtingen, de inschrijving/offerte, de SLA en de overige bijlagen moeten één samenhangend geheel vormen. We besteden daarom aandacht aan de rangorde van de documenten en het vastleggen van de afspraken die tijdens de procedure zijn gemaakt.

Na de beoordeling voeren we bij complexe opdrachten een verificatie uit met de voorlopig winnende inschrijver. We controleren of de oplossing, de implementatie of transitie, de dienstverlening en de financiële afspraken overeenkomen met wat is aangeboden. De verificatie is geen nieuwe onderhandelingsronde waarin een wezenlijk andere aanbieding kan ontstaan. We controleren of de gemaakte afspraken duidelijk en uitvoerbaar zijn en of de opdrachtgever en de leverancier deze op dezelfde manier begrijpen. Omdat bij outsourcingstrajecten de aangeboden prijsstelling in de regel op een ‘casus’ is gebaseerd worden tijdens de verificaties de correcte aantallen vastgesteld.

We zorgen ook voor de overdracht van de aanbestedingsresultaten aan de medewerkers die verantwoordelijk worden voor de implementatie, het beheer en het contractmanagement.

Onze ICT-aanbestedingen

Emtio begeleidt verschillende soorten ICT-aanbestedingen, waaronder: 

Pakketselectie via Europese aanbesteding

De selectie van bedrijfsinformatiesystemen en SaaS-oplossingen, waaronder eHRM, financiële systemen, zaaksystemen, EPD’s en ERP. Onze aanpak richt zich op de functionele behoeftestelling, productfit, praktijktesten, implementatie en adoptie.

Outsourcing van IT-infrastructuur en beheerdiensten

Aanbestedingen voor infrastructuur, cloud, werkplekken, netwerken en beheerdienstverlening. We begeleiden de sourcingstrategie, aanbesteding, transitie en contractering, met aandacht voor de verdeling van beheertaken en de inrichting van regie.

Aanbesteden van standaardsoftware via een softwarebroker

Raamovereenkomsten voor de levering van standaardprogrammatuur. We besteden aandacht aan de mogelijkheden voor toekomstige software-inkoop, de prijsvorming en de verantwoordelijkheden van brokers, fabrikanten en andere betrokken leveranciers.

Daarnaast begeleiden we aanbestedingen voor ICT-hardware, netwerkvoorzieningen en specialistische ICT-dienstverlening. Onze kennis van IT-contracten, informatiebeveiliging, privacy en regie wordt daarbij ingezet.

Wat Emtio doet

  • Best Value Procurement/Prestatie-inkoop
  • Juist formuleren van programma’s van eisen en wensen
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Onderhandelen over/opstellen van Service Level Agreements (SLA’s)
  • Contract- en leveranciersmanagement waarborgen
  • Juridisch advies omtrent overname personeel
  • Opstellen sociale paragraaf
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)

Wilt u begeleiding  bij Europese ICT-aanbestedingen?

Emtio begeleidt Europese ICT-aanbestedingen vanaf de voorbereiding tot en met de contractering en verificatie. We werken daarbij samen met de projectteams en inhoudelijke deskundigen van onze opdrachtgevers.Opdrachtgevers kunnen ons ook voor een afzonderlijk onderdeel inschakelen. We beoordelen sourcing- en aanbestedingsstrategieën, concept-aanbestedingsdocumenten en gunningsmodellen en geven second opinions op voorgenomen leverancierskeuzes.

Wilt u een Europese ICT-aanbesteding voorbereiden of een bestaande aanpak laten beoordelen? Neem contact op met Emtio om uw opdracht te bespreken.

Aandachtsgebieden

  • Werkplekdiensten/beheer/datacenterdiensten
  • Clouddiensten (IAAS, PAAS, SAAS)
  • ASP
  • Pakketselecties (zoals ERP, CRM incl. zaaksystemen, HRM, Financials, roostering, CMS, EPD, LIMS)
  • Systemen (werkplekapparatuur, servers, netwerkcomponenten, opslag en back-up, mobiele apparaten)
  • Multifunctionals
  • Mobiele en vaste telefonie (tikken, flat fee, infrastructuur, vaste telefonie ‘as a service’)
  • Websites
  • Digitale Bereikbaarheidskaart
  • WAN