Het werkgebied van Emtio:

Woningcorporaties

Woningcorporaties | Emtio

Woningcorporaties

Emtio werkt in opdracht van verschillende woningcorporaties zoals Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal.

Onze specialisaties:

SWEMP

De woningcorporaties StaedionWoonbronEigen HaardMitros en Portaal werken sinds 2016 samen in het samenwerkingsverband ‘SWEMP’. Met SWEMP beogen de deelnemende corporaties de veranderkracht in de branche te vergroten door onder meer het bijdragen aan een flexibele ICT-omgeving voor de woningcorporaties, die zich gemakkelijk en op tijd laat aanpassen aan de wensen van huurders en de maatschappelijke omgeving.

Daartoe zijn afspraken gemaakt met betrekking tot samenwerking op het terrein van inkoop, contract- en leveranciersmanagement en ICT (beleid).

Emtio heeft daartoe een samenwerkingsconvenant opgesteld waarbij eventuele toetreding van toekomstige corporaties mogelijk is.

De deelnemers aan het convenant hebben uit hun midden een ‘regiecorporatie’ aangewezen die namens enkele of alle overige deelnemers contracten met marktpartijen aangaat. Op dit moment voorziet Staedion in deze rol.

Projecten in SWEMP verband

1. Gezamenlijke koppelingsruimte

Een van de eerste opdrachten die in dit samenwerkingsverband werd uitgevoerd was het creëren van een gezamenlijke ‘Enterprise Service Bus’ (ESB) waarmee een koppelingsruimte kon worden gerealiseerd. Hiermee kan onder meer het bij alle deelnemende corporaties in gebruik zijnde ERP-systeem van Dynamics Empire (geleverd door CEGEKA DSA en gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV) op gestandaardiseerde wijze communiceren met applicaties van derden (het zogenaamde koppelen).

Denk hierbij bijvoorbeeld aan Document Management Systemen, Taxatie Management Systemen, Scan Systemen, Klantinformatiesystemen/CRM, Woonruimte Verdeelsystemen, Portals, Apps, etc. De genoemde systemen van derden verschillen naar merk per deelnemende corporatie.

Met het creëren van deze koppelingsruimte beogen de corporaties het grote aantal maatwerkkoppelingen terug te dringen en daarmee ook de achterliggende nadelen van maatwerkkoppelingen op te lossen:

  • Hoge kosten en lange doorlooptijden verbonden aan het aanpassen van maatwerkkoppelingen aan nieuwe releases van Dynamics Empire.
  • Een hoge testinspanning met lange doorlooptijd nodig om de meeste, ook simpele, releases te implementeren.
  • Een hoog risico op matige datakwaliteit.
  • Vendor lock in.

Vanuit de eigenaars- en gebruikersrol ligt de rol van functioneel beheer bij SWEMP. Dat houdt onder meer in het bepalen van de specificaties van de koppelingen, de prioritering van de wijzigingen en het uitvoeren van het change management proces. Afstemming over planning en impact met het functioneel beheer van de applicaties die binnen de SWEMP organisaties in gebruik zijn is daarvoor nodig. Immers, harmoniseren van koppelvlakken kan betekenen dat applicaties moeten worden aangepast. In SWEMP verband is daartoe een ICT-beheerorganisatie opgezet waar het beheer van de koppelruimte is ondergebracht.

Het technisch beheer ligt bij de leverancier van de koppelruimte. Het technisch beheer betreft onder meer proactief en reactief beheer van de ESB op basis van monitoring van de infrastructuur en koppelingen met aangesloten applicaties. Het technisch beheer van de koppelruimte impliceert ook de technische coördinatie over de juiste werking van de koppeling met de leveranciers van de aangesloten applicaties. De leverancier van de ESB heeft daartoe de technische afstemming met betrokken derde partijen verzorgd.

Als leverancier van de koppelruimte is Info Support geselecteerd. Emtio heeft in samenwerking met M&I/Partners een ‘Request for Proposal’ (RfP) opgesteld op basis waarvan Info Support in concurrentie haar offerte kon uitbrengen. Emtio heeft de overeenkomst vervolgens opgesteld en uit onderhandeld met Info Support (inclusief SLA). De overeenkomst is in december 2016 in werking getreden.

2. Woningopname App

Wanneer een huurder een woning verlaat komt er bij elke woningcorporatie een mutatietraject op gang: inspectie, reparatie, onderhoud, eindafrekening en nog veel meer. In grote lijnen is dat proces voor alle corporaties gelijk. Maar zodra je het wilt automatiseren blijken er grote verschillen te zijn in de uitvoering. Denk bijvoorbeeld aan planmatig onderhoud versus mutatie-onderhoud. De ene corporatie maakt bij een mutatie de woning weer up-to-date. Een andere corporatie doet tijdens mutaties weinig omdat er veel planmatig onderhoud gebeurt. Ook een eigen aannemerij versus aannemers inhuren maakt een groot verschil.

In SWEMP-verband is een keuze gemaakt voor de Woningopname App van Casix waarmee de kwaliteit van de woning gedetailleerd in kaart kan worden gebracht. Volgens een dynamische beslisboom die gekoppeld is aan het woningtype kan de opzichter een bepaalde looproute volgen. De kwaliteit kan op een eenvoudige manier digitaal worden vastgelegd en kan worden gesynchroniseerd met de woningcartotheek.

Emtio werd door Staedion ingehuurd om in SWEMP-verband de contractonderhandelingen met Casix (Talpax) te voeren. Daarbij is op SWEMP-niveau een mantelovereenkomst opgesteld en uit onderhandeld, en per deelnemende corporatie een Deelovereenkomst. De overeenkomsten zijn eind 2016 ondertekend.

3. Multichannel communicatie

In SWEMP-verband is een mantelovereenkomst met AddComm aangegaan. De deelnemers hebben daarmee een belangrijke beslissing genomen over de wijze waarop de communicatie richting klanten wordt ingericht, gemonitord, gecontroleerd en verzonden. Vormen van bereik zijn bijvoorbeeld direct mail, pensioenoverzichten en facturen. In totaal gaat het opgeteld om ongeveer 2,5 miljoen documenten per jaar.

Concreet verzorgt AddComm het ter beschikking stellen van een portal, het leveren van uitvoeringsdiensten met betrekking tot documentenopmaak, documentoutput, multichannel communicatie, software en print- en couverteerwerk voor de communicatie van een deelnemer.

Emtio is door Staedion ingehuurd om de contractonderhandelingen met AddComm te voeren. Daarbij is op SWEMP-niveau een mantelovereenkomst opgesteld en uit onderhandeld, en per deelnemende corporatie een Deelovereenkomst. De overeenkomsten zijn eind 2018 ondertekend.

4. Consolidatie Dynamics Empire contracten

Onder leiding van KPMG wordt in SWEMP-verband overleg gevoerd met Cegeka DSA over het consolideren van de ERP-contracten van alle deelnemers naar één gezamenlijk contract. Daartoe is een Request for Proposal (RfP) aan Cegeka DSA gezonden waarbij KPMG een model van een gezamenlijke overeenkomst heeft opgesteld.

Emtio is door Staedion ingehuurd voor een second opinion op het contract. Dit heeft tot substantiële aanpassingen geleid, vooral gelet op het gezamenlijke karakter ervan.

De contractonderhandelingen met Cegeka DSA worden naar verwachting in het najaar van 2019 afgerond met de ondertekening door vijf corporaties van een raamovereenkomst.