Contract­management

Tijdens de looptijd van een overeenkomst raken de oorspronkelijke gestelde doelen vaak uit het zicht. Dat is niet altijd de schuld van de leverancier. Sturing op de juiste doelen en regie over de richting van de samenwerking is cruciaal voor het gewenste resultaat.

Vier fasen model

De inkoopfase van een project wordt afgerond met het sluiten van een overeenkomst.

In elk van onze overeenkomsten wordt vervolgens onderscheid gemaakt tussen twee fasen:

• de implementatiefase waarbij implementatie van de diensten via een project wordt gerealiseerd,
• en de beheerfase waarin de diensten, al dan niet via een eigen serviceorganisatie, bij de gebruikers worden aangeboden. De beheerfase wordt in de regel afgedekt met een service level agreement (SLA).

De inkoopfase, de implementatiefase en de beheerfase zijn onderdeel van het door Emtio gehanteerde vier fasen model, waarbij de eerste fase de voorbereidingsfase is.

Contractmanagement in de verschillende fasen

Met het sluiten van een overeenkomst start de relatie tussen u als opdrachtgever en de geselecteerde leverancier(s). Emtio heeft diensten ontwikkeld waarmee u als opdrachtgever tijdens de implementatiefase en de beheerfase regie heeft over deze relatie. Hiermee kunnen de beoogde doelstellingen en resultaten tijdens de gehele looptijd van de overeenkomst maximaal worden nagestreefd.

Implementatiefase

Onze aanpak start met het begeleiden van de overdracht van kennis uit de inkoopfase naar de implementatiefase. We ondersteunen de projectmanager, de stuurgroep en de toekomstige contracteigenaar en we toetsen de afwijkingen of veranderingen aan de oorspronkelijke doelstellingen en gestelde eisen.

Bij de voorbereiding van de beheerorganisatie op de nieuwe dienst helpen wij met het inrichten van de operationele en tactische leveranciersmanagementprocessen door de SLA-afspraken te vertalen naar gevolgen voor de relevante processen. Voor het inrichten van het leveranciersmanagement gebruiken we onder andere het verificatiegesprek uit de inkoopfase. Alhoewel het doel van dat gesprek was om de aanbiedingen helder te krijgen, zijn de interpretatieverschillen tussen u en de leveranciers al goede indicatoren over de discussies u tijdens de implementatiefase en de daaropvolgende beheerfase kunt verwachten.

Beheerfase

Na oplevering van de afgesproken projectresultaten en de overdracht van de verantwoordelijkheden van de projectorganisatie naar de lijn begint de beheerfase. Regulier operationeel maar ook tactisch en strategisch overleg tijdens de beheerfase wordt door Emtio in elk SLA opgenomen. Desgewenst wordt het tactisch en strategisch overleg door ons begeleid. Zo bieden wij ook ondersteuning bij het voorbereiden van sessies rondom strategische samenwerking met deze en/of meerdere leveranciers.

Wat als de relatie minder wordt?

De relatie met een leverancier kan tijdens de implementatiefase, maar ook tijdens de beheerfase, ondanks regelmatig overleg, verslechteren. Emtio biedt workshops op maat met als doel het wederzijds opfrissen van de oorspronkelijke uitgangspunten om zo de dienstverlening weer op het goede spoor te krijgen. Deze workshops kunnen leiden tot het herstel van het wederzijdse vertrouwen. Mocht dit niet het geval zijn, dan adviseert Emtio bij eventuele escalatiegesprekken en bij eventuele juridische vervolgstappen als afspraken niet worden nagekomen door de leverancier.

Emtio gebruikt de scan Tactisch Leveranciersmanagement waarmee gezamenlijk wordt bepaald of de leverancier de diensten levert die beoogd waren. Hierbij hoort een rapportage die intern en extern kan worden gebruikt om indien noodzakelijk bij te sturen.

Diensten

Wij verzorgen contractmanagement bij projecten waarbij wij de inkoop hebben ondersteund, maar ook voor andere projecten. Specifieke diensten zoals de scan Tactisch Leveranciersmanagement, het inrichten van processen, het bewaken van rechtmatigheid in de contractendatabase, het evalueren van rapportages en het tactisch leveranciersmanagement kunnen op basis van nacalculatie of fixed price worden afgenomen, periodiek of incidenteel.

Emtio: uw partner in contractmanagement

Kortom: adviesbureau Emtio ondersteunt en adviseert in elke fase van contractmanagement en leveranciersmanagement. Daarmee komt ook regulier uniform overzicht over al uw leveranciers en al uw contracten binnen handbereik. In een oriënterend gesprek licht Emtio graag toe hoe uw organisatie de regie op ICT projecten en leveranciers verder kan professionaliseren.

Contact opnemen

Wat Emtio doet

• ​Advies over inbesteden en procurement
• Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
• Advies over ICT-recht
• Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)

---