IT Sourcing

IT Sourcing in de praktijk

In de praktijk kunnen we IT sourcing als volgt samenvatten:

het bepalen door een organisatie welke IT-activiteiten zij zelf uitvoert en welke IT-activiteiten zij door een marktpartij laat uitvoeren.

Op het internet zijn hieromtrent vele theoretische verhandelingen te vinden. Deze zullen wij u besparen. Wij willen door middel van een casus duidelijk maken wat onder IT-sourcing kan worden verstaan en hoe Emtio deze casus aanpakt.

Onderstaande casus is op een waargebeurde aanbesteding gebaseerd, waarbij de klant na afloop heeft opgemerkt: ‘als we niet hadden moeten aanbesteden zouden we het op dezelfde manier hebben aangepakt…’

Een IT Sourcingvoorbeeld: gemeente Roterburg

Stel dat er in Nederland een gemeente ‘Roterburg’ met circa 100.000 inwoners is. Roterburg is naar Nederlandse begrippen middelgroot, maar groot genoeg voor een aantal kleinere omliggende gemeenten om hun IT-dienstverlening volledig bij deze gemeente uit te besteden. Voorbeelden hiervan zijn het afnemen van werkplekdiensten en server-, opslag-, backup- en netwerkvoorzieningen. We spreken hier over ongeveer 2.500 werkplekken.

Huidige inrichting van de IT Sourcing

Om deze IT-dienstverlening te kunnen verzorgen maakt Roterburg gebruik van twee externe datacenters. Dit zijn datacenters die door een marktpartij ter beschikking worden gesteld. Roterburg huurt rack space in deze datacenters en voert met eigen mensen het functioneel en technisch beheer uit. De huidige inrichting is gebaseerd op een Netapp Metrocluster/VMWare/Citrix active-active twin-datacenter concept dat naar elkaar uitwijkbaar is.

Wel of niet naar de cloud?

Op enig moment blijkt het serverpark te zijn verouderd en afgeschreven. Tevens heeft de fabrikant van de storage-omgeving aangekondigd het support te zullen beëindigen. Verder zijn de actieve netwerkvoorzieningen in de datacenters verouderd en afgeschreven.

Roterburg ziet zich gedwongen in actie te komen, maar vraagt zich tevens af hoe zij het beste kan handelen. In deze moderne tijd moet zeker worden nagedacht over de vraag of gemeente Roterburg een deel van of zelfs alle back-end voorzieningen vanuit de ‘cloud’ moet afnemen. Of is vernieuwing van de huidige omgeving in de bestaande datacenters een verstandig besluit? De gemeente Roterburg moet een sourcing-besluit voorbereiden en door de directie laten goedkeuren.

Sourcingbesluit

De gemeente Roterburg beschikt helaas niet over voldoende expertise om een afgewogen sourcing besluit voor te bereiden. Daar moet om die reden een externe partij voor worden ingeschakeld. Hier ontstaat echter de noodzaak tot het nemen van een eerste beslissing: gaat gemeente Roterburg hiervoor een onafhankelijk adviesbureau inhuren dat haar ondersteunt bij het voorbereiden van dit sourcingbesluit, of wil gemeente Roterburg dit besluit kunnen nemen op basis van een consultatie met marktpartijen die in aanmerking komen om deze IT-infrastructuur ook te vernieuwen?

De gemeente Roterburg besluit voor de laatstgenoemde werkwijze te kiezen omdat zij uitdrukkelijk de mening van relevante leveranciers omtrent dit vraagstuk wenst te vernemen.

Aanbesteding

Omdat de gemeente een aanbestedende dienst is, huurt zij Emtio in om een aanbestedingsstrategie uit te schrijven en vervolgens de aanbestedingsprocedure te begeleiden.

De uitdaging

Emtio adviseert de gemeente om hiervoor een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’ te doorlopen. Deze procedure start met het opstellen van een selectieleidraad, waarmee een aantal leveranciers kan worden geselecteerd met wie gemeente Roterburg de sourcingstrategie wil bespreken.

De uitdaging bestaat nu uit de vraag hoe dit te doen omdat de opdracht nog niet helder is (daar is immers de sourcingstrategie voor nodig…), terwijl de Aanbestedingswet voorschrijft dat een opdracht ‘voldoende bepaalbaar’ dient te zijn.

De oplossing wordt bedacht door de mogelijk denkbare varianten in de selectieleidraad te beschrijven:

• volledig on premise (dat wil zeggen in de bestaande datacenters),
• volledig naar de cloud
• of hybride.

Wel is duidelijk dat de delen van IT-infrastructuur die on premise blijven of komen door eigen mensen zullen worden beheerd.

De gemeente Roterburg wil daarom een aantal partijen selecteren waarmee in zijn totaliteit in ieder geval alle varianten kunnen worden besproken. Daarnaast moet er ook nog concurrentie kunnen worden gesteld tussen minimaal twee partijen ongeacht de variant die wordt gekozen.

De selectieleidraad wordt zodanig ingericht dat er binnen bovenstaande kaders in totaal vier leveranciers kunnen worden geselecteerd. Een groter aantal kan natuurlijk ook, maar de inspanning neemt dan wel toe.

Voorlopig beschrijvend document

De vier geselecteerde leveranciers ontvangen vervolgens een ‘voorlopig beschrijvend document’. Dit is een concept van het uiteindelijke ‘definitieve beschrijvend document’.

In de aanpak van Emtio wordt aan het voorlopige document een extra hoofdstuk ‘0’ toegevoegd. In dit hoofdstuk ‘0’ zijn een aantal consultatievragen geformuleerd die door de geselecteerde leveranciers dienden te worden beantwoord. Het gaat hier uiteraard om voor- en nadelen van de diverse varianten en ook om de vraag hoe de varianten, met de beschikbare informatie op dat moment, vanuit de architectuur zouden worden ingevuld.

De leveranciers leveren ter voorbereiding door het projectteam de hand-outs van een te verzorgen interactieve presentatie van tevoren aan, vergezeld van een beschrijving. De leveranciers worden vervolgens een voor een uitgenodigd voor een interactieve presentatie.

De keuze

Op basis van de ontvangen informatie en de expert meningen van de leveranciers besluit gemeente Roterburg in deze casus dat zij het beste voor een hybride-oplossing kan kiezen met op termijn de mogelijkheid om verder naar de cloud te migreren. Hybride betekent in dit geval dat gemeente Roterburg besluit de uitwijk- en de testomgeving als een IaaS dienst af te nemen, met daarnaast de mogelijkheid om extra productiecapaciteit eveneens als een IaaS dienst af te nemen.

De afwegingen die hierbij zijn gemaakt hebben te maken met onder andere:

• de wens tot maximale flexibiliteit,
• de inzet van componenten die ‘state of the art’, maar wel ‘proven’ zijn,
• het niet in een keer in het diepe willen springen, maar geleidelijk ervaring met clouddiensten op willen doen, en
• het met eigen mensen niet kunnen bijhouden van razendsnelle technologische ontwikkelingen.

Goedkoper zal het met deze methode niet worden maar de prijs is beheersbaar, mede door de mogelijkheid tot flexibel op- en afschalen. De sourcingstrategie wordt intern door de gemeente goedgekeurd.

De keuze voor een leverancier

Het beschrijvend document wordt conform aangepast en het toeval wil dat alle vier de leveranciers een hybride variant kunnen aanbieden (de kans daarop was al groot omdat vrijwel alle aanbieders van datacenter IT-hardware ook clouddiensten kunnen aanbieden).

De leveranciers worden nu in staat gesteld om op basis van het definitieve beschrijvend document de volgende documenten in te dienen:

• een concept van hun oplossingsvoorstel,
• een concept van de voorgestelde projectaanpak en
• een concept SLA.

De concepten worden vervolgens weer met ieder van de leveranciers besproken. Dan blijkt dat een van de aanbieders van verkeerde aannames is uitgegaan. Op basis van de besprekingen worden de definitieve voorstellen uitgewerkt en nu volgt ook de financiële aanbieding. De aanbesteding wordt nu verder afgerond waarbij de ontvangen offertes worden beoordeeld.

Afronding aanbesteding

Uiteindelijk wint een van de leveranciers de aanbesteding op basis van de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Er wordt een overeenkomst ondertekend die door Emtio is opgesteld.