Selectie cloudoplossing voor Veiligheidsregio Kennemerland

In december 2021 verzocht Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) Emtio haar te begeleiden bij de uitvoering van een Europese aanbesteding voor de selectie van een cloudoplossing voor vergunningen, toezicht, handhaving en zaakgericht werken: een VTH/Zaaksysteem.

In de uitgebrachte offerte werd direct de door Emtio geadviseerde aanbestedingsstrategie uiteengezet. De aanbesteding werd vervolgens op basis van een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’ voorbereid. Emtio hanteert hierbij een ‘hybride’ aanpak waarbij tevens een consultatieronde in de aanbestedingsprocedure wordt ingecorporeerd. 

Voorbereidingsfase 

Tijdens de voorbereidingsfase heeft het projectteam van VRK een Project Start Architectuur (PSA) opgesteld. Tevens zijn op basis van de ‘ICO-wizard’ de Inkoopeisen Cybersecurity Overheid opgesteld. Beide documenten vormen vervolgens bijlagen bij de Selectieleidraad.  

Op 21 januari 2022 vond aankondiging plaats op TenderNed en is de Selectieleidraad met bijlagen geüpload. De PSA verkeerde op dit moment nog in de status ‘concept’, versie 0.8. Het concept verwoordde de opdracht echter voldoende ‘bepaalbaar’. Gebruikmakend van de Selectieleidraad kon VRK vervolgens gedurende de selectiefase twee potentiële leveranciers selecteren (er waren twee aanmeldingen). 

Selectiefase

Gedurende de selectiefase (30 kalenderdagen) stelde het projectteam een ‘voorlopig’ Beschrijvend Document (VBD) op. Het VBD was een concept van de uiteindelijke offerte-uitvraag en bevatte enkele tientallen aan de twee leveranciers gerichte vragen omtrent de eigen behoeftestelling van VRK. 

Consultatiefase

De twee leveranciers doorliepen met het projectteam van VRK een consultatieronde (ieder apart) waarbij de beantwoording van de vragen in een interactieve presentatie plaatsvond. Na afloop van de presentaties was het projectteam in staat een definitieve versie van de PSA op te stellen en kon tevens het ‘definitieve’ Beschrijvend Document (DBD) worden opgesteld.

Inschrijving

Het DBD werd aan de twee leveranciers verstrekt en zij bereidden een ‘voorlopige’ inschrijving voor, bestaande uit een concept ‘Oplossingsvoorstel’, een concept ‘Transitieplan’ en een concept ‘Service Level Agreement’. Het project gaf bij deze documenten de kaders en instructies van tevoren mee in het DBD. 

De concepten werden vervolgens ingediend via TenderNed en het projectteam heeft deze bestudeerd en per leverancier een gesprekspuntennotitie opgesteld, welke laatste enkele dagen van tevoren aan de betreffende leveranciers is gezonden. De leveranciers zijn ieder apart uitgenodigd voor een verduidelijkingsgesprek. Naar aanleiding van deze gesprekken werden zij in staat gesteld de ingediende concepten aan te passen en vervolgens de ‘definitieve’ inschrijving voor te bereiden en in te dienen, eveneens via TenderNed. De definitieve inschrijving ging tevens vergezeld van een ‘kansendossier’ en een ingevuld ‘inschrijvingsmodel’ (prijsstelling). 

In het ‘kansendossier’ heeft het projectteam zelf een aantal kansen beschreven. Een van de kansen was een organisatiebrede inzet van de ‘zaakfunctionaliteit’ (het VTH-systeem als zaaksysteem).

Na beoordeling van de ingediende inschrijvingen kon de opdracht op 20 juni 2022 definitief aan Genetics B.V. worden gegund. De aanbesteding is geheel binnen budget en planning uitgevoerd.

De rol van Emtio:

Namens Emtio was Joop Schuilenburg betrokken bij dit project. Hij heeft hierbij gezorgd voor het opstellen van:

De aanbestedingsstrategie:

  • Selectieleidraad, ‘voorlopig’ en ‘definitief’ Beschrijvend Document
  • Inkoopeisen Cybersecurity Overheid (ICO)
  • referentiesjabloon
  • gunningsmodel
  • inschrijvingsmodel
  • conceptovereenkomst
  • exit-regeling
  • beoordelingsmatrices voor selectiefase en gunningsfase

de procesbegeleiding:

  • beantwoording/redactie Nota’s van Inlichtingen
  • eerstelijns contacten met leveranciers via TenderNed
  • begeleiding beoordeling inschrijvingen
  • voorzitten leveranciersoverleg tijdens consultatie- en verduidelijkingsronden
  • opstellen brieven met gunningsbesluit
  • finalisering contractstukken
  • overdracht inkoopdossier

Emtio heeft bij deze opdracht samengewerkt met Dirk Koster Consultancy, die tevens de projectleiding verzorgde bij zowel de voorbereiding als de implementatie. Zij hebben tevens de PSA opgesteld, die door Emtio van eindredactie werd voorzien.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

  • ​Advies over inbesteden en procurement
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Advies over ICT-recht
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)