Voor het samenwerkingsverband DOWR heeft Emtio een Europese mededingingsprocedure met onderhandelingen begeleid voor de selectie van een SaaS-oplossing voor Belastingen. De aanbesteding is functioneel ingestoken waarbij geen programma van eisen is opgesteld. In de plaats daarvan is een ‘Lichtblauwdruk SOLL processen’ opgesteld. In dit document zijn de belastingprocessen binnen de gemeenten op ‘niveau 2’ beschreven. Daarnaast zijn de architectuur-uitgangspunten beschreven in de ‘aansluitvoorwaarden’ van DOWR. Onderdeel van de gunningsprocedure was een demo die door de aanbieders moest worden verzorgd. De demo diende te worden verzorgd op basis van een aantal user cases waarvan de processtappen ‘werkend’ moesten worden getoond in de aangeboden SaaS-oplossing.
Omdat er functioneel behoefte werd gesteld moesten de aanbieders de volgende documenten als onderdeel van hun inschrijving/offerte indienen: een oplossingsvoorstel, een transitieplan, een servicelevel agreement (SLA), een governance-voorstel en een ‘kansendossier’. Dit zijn de ‘kwaliteitsdocumenten’. Daarnaast diende een ‘inschrijvingsmodel’ te worden ingevuld waarin de aanbieders hun financiële aanbod deden.
Een kansendossier beschrijft ‘extra’s’ of ‘opties’ die in principe buiten de scope van de opdracht vallen, maar waarvan de aanbieders aannemelijk moeten maken dat deze een bijdrage aan de projectdoelstellingen van de belastingsamenwerking DOWR leveren. Op deze wijze worden extra’s toch binnen de scope van de aanbestedingsprocedure gehaald zonder dat sprake is van een ‘wezenlijke’ wijziging van de overheidsopdracht. Via het kansendossier kan een aanbestedende dient ook zelf ‘opties’ benoemen, zonder dat deze verplicht moeten worden afgenomen. In dit geval werden door DOWR de volgende opties benoemd: een ‘persoonlijke internetpagina’ (PIP), procesondersteuning van de commerciële WOZ-bureaus (NCNP), en printservices. De aanbieders werden in staat gesteld ook zelf kansen te benoemen.
De kwaliteitsdocumenten werden eerst in concept ingediend (dat is hét kenmerk van de mededingingsprocedure) en door het projectteam bestudeerd. Per aanbieder werd vervolgens een gesprekspuntennotitie opgesteld waarna de aanbieders apart werden uitgenodigd voor een verduidelijkingsgesprek met het beoordelingsteam. Op basis van dit gesprek werden de aanbieders in staat gesteld de kwaliteitsdocumenten naar eigen keuze wel of niet aan te passen.
Daarna dienden de aanbieders hun definitieve inschrijving/offerte in, vergezeld van het financiële aanbod.
Nadat beoordeling van de ingediende kwaliteitsdocumenten was afgerond werden de demo’s verzorgd. De beoordeling daarvan werd aan de kwaliteitsscores toegevoegd en vervolgens werd de inschrijving/offerte met de beste prijs- kwaliteitsverhouding berekend.
Op 1 mei 2024 is de opdracht aan Level Software gegund waarmee de aanbestedingsprocedure formeel is afgesloten.
Doorlooptijd:
- aankondiging op TenderNed: 20 oktober 2023 en uploaden selectieleidraad
- verzenden beschrijvend document aan drie geselecteerde aanbieders: 1 december 2023
- ontvangst voorlopige inschrijvingen/offertes: 19 januari 2024
- ontvangst definitieve inschrijvingen/offertes: 16 februari 2024
- demo’s: eind februari 2024
- voorlopige gunning: 7 maart 2024
- Verificatie: weken 11 t/m 16 2024
- Definitieve gunning: 1 mei 2024
Wat opviel: vereist was een koppeling met de bestaande waarderingsapplicatie van XXLLNC. Tijdens de verificatie bleek dat XXLLNC niet over een koppelvlak met LEVEL beschikt en ook niet voorziet deze op korte termijn te maken. Ondanks het gegeven dat Level Software aangaf in staat te zijn volledig in dit koppelvlak te kunnen voorzien is dit toch een aspect dat bij toekomstige aanbestedingen in acht moet worden genomen door aanbestedende gemeenten. In casu had Level Software haar waarderingsoplossing als ‘kans’ aangeboden waardoor gemeente Deventer afscheid van XXLLNC zal nemen.
De werkzaamheden zijn namens Emtio verricht door Joop Schuilenburg: eindredactie Lichtblauwdruk SOLL processen, opstellen alle aanbestedingsdocumenten, overeenkomst en procesbegeleiding.