Raamovereenkomsten inhuur DevOps Engineers en Datawarehouse Developers voor PO-Raad en VO-raad

Eind 2024 werd Emtio door de gezamenlijke opdrachtgevers PO-Raad en VO-raad gevraagd een Europese aanbesteding te begeleiden voor de gunning van raamovereenkomsten voor de inhuur van DevOps Engineers en Datawarehouse Developers.

PO-Raad en VO-raad

De PO-Raad is een vereniging van schoolbesturen. De PO-Raad is de sectororganisatie voor het primair onderwijs (PO). De vereniging behartigt de gemeenschappelijke belangen van de schoolbesturen in het basisonderwijs, speciaal basisonderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs.
De PO-Raad vertegenwoordigt de sector ‘primair onderwijs’. In totaal zijn ruim 800 schoolbesturen aangesloten die bijna 7.000 basisscholen vertegenwoordigen.
Het is de missie van de PO-Raad om kinderen de benodigde kennis en vaardigheden te bieden, zodat zij zich optimaal ontwikkelen en kunnen deelnemen aan de maatschappij. De PO-Raad stimuleert en ondersteunt de sector hierbij en laat de stem van het primair onderwijs in het hele land horen. De vereniging bestaat voor en door de leden, de schoolorganisaties in het basisonderwijs en gespecialiseerd onderwijs. Om een vertegenwoordigende rol te kunnen vervullen, wordt geluisterd naar de leden in al hun verscheidenheid, in richting, regio en grootte.

De VO-raad is een vereniging van scholen in het voortgezet onderwijs. De VO-raad vertegenwoordigt schoolbesturen en scholen in het voortgezet onderwijs (VO). Dit betreft ruim 300 besturen en ruim 1.400 scholen. Als sectororganisatie richt de VO-raad zich op de kwaliteit, ontwikkeling en vernieuwing van het voortgezet onderwijs voor bijna 1 miljoen leerlingen.
De VO-raad bevordert de kwaliteit en ontwikkeling van het voortgezet onderwijs in Nederland. Dit doet de VO-raad door de rol te nemen van belangenbehartiger en aanjager van sectorontwikkeling. De VO-raad behartigt de gemeenschappelijke belangen van zijn leden en faciliteert schoolbestuurders en -leiders bij het vervullen van hun taak.

Het primair en voortgezet onderwijs vormen gezamenlijk het funderend onderwijs. In toenemende mate is het funderend onderwijs ook het uitgangspunt voor de werkwijze van beide opdrachtgevers. Ondanks het feit dat beide opdrachtgevers eigen entiteiten zijn, aangestuurd door een eigen dagelijks bestuur, wordt er steeds meer gezamenlijk geopereerd door de organisaties op de terreinen waar uitgangspunten gelijk zijn of efficiency behaald kan worden door gezamenlijk te opereren. Dat geldt ook voor de verdere ontwikkeling, de inrichting en implementatie, en het beheer van het gezamenlijke dataplatform.

Het IT-landschap ten tijde van de voorbereiding

De opdrachtgevers ontwikkelden sinds meer dan tien jaar informatieproducten die het voor scholen en besturen mogelijk maken zich te verantwoorden over en sturing te geven aan de onderwijskwaliteit en bedrijfsvoering. Zo ondersteunden de opdrachtgevers hun leden bij de vervulling van hun wettelijke taken op basis van de Wet primair onderwijs, de Wet op de expertisecentra en de Wet voortgezet onderwijs.

Het IT-landschap van deze informatieproducten bestond uit een datawarehouse, verschillende low-codeapplicaties en een .NET Core-applicatie (www.scholenopdekaart.nl). De low-codeapplicaties en het datawarehouse wisselden realtime data uit, zowel direct als via Azure Tables. In de low-codeapplicaties werd de data in het datawarehouse gepresenteerd, zowel op publieke websites als achter een inlog. Daarnaast werd de data in het datawarehouse in de low-codeapplicaties verrijkt en getoond op scholenopdekaart.nl.

Het datawarehouse was in beheer van de opdrachtgevers en bevatte data over leerlingen, onderwijsinstellingen en bedrijfsvoering van instellingen. Het dataplatform waar dit datawarehouse onderdeel van uitmaakte, is over de jaren 2020-2024 ontwikkeld en zou de komende jaren verder doorontwikkeld worden om nieuwe dataleveringen te kunnen verwerken en de data op nieuwe manieren beschikbaar te stellen voor externe systemen. Het platform was een geïntegreerde, toekomstgerichte oplossing in de cloud, die voor de opdrachtgevers de functionaliteiten van een datawarehouse, datalake, key vault en elementen van een Business Intelligence (BI)-platform combineerde. De data werd in het datawarehouse opgeslagen in een object-relationeel model. Het dataplatform bevatte meerdere lagen, waaronder een historische laag zodat de data met verschillende tijdsinvallen bekeken en gebruikt kon worden.

De opdrachtgevers hostten het dataplatform in Azure en maakten gebruik van Snowflake. De data in het datawarehouse kwam van verschillende bronnen. Deels ging het om dataleveringen van registerdata van OCW/DUO en deels ook om openbare bronnen van de Inspectie van het Onderwijs. Deze bronnen werden hoofdzakelijk ingelezen in het datawarehouse in de vorm van databestanden. De databestanden werden aangevuld met informatie die de scholen en schoolbesturen zelf invulden. Deze data werd opgehaald uit het front-endapplicatielandschap van opdrachtgevers middels ETL-jobs in Matillion.

Zowel aan de invoerkant als aan de outputzijde zou de hoeveelheid data van het datawarehouse toenemen. Een deel van de inkomende data bevatte persoonsgegevens; hiervoor waren passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Data uit het datawarehouse en uit de low-codeapplicaties werden gepresenteerd op www.scholenopdekaart.nl. Deze verschillende omgevingen van deze .NET Core-applicatie draaiden in Azure Resource Groups die middels Terraform gedeployed werden. De data op de website werd aangeleverd in een combinatie van data in Azure Tables en (JSON-)bestanden in een Azure Blob Storage. De .NET Core-applicatie, gebouwd met het Angular-framework, werd ondersteund door een Azure SQL-database met Entity Framework Core en had een integratie met Google Maps.

De website is over de afgelopen jaren ontwikkeld en daarmee een volwassen product. Wel moest de website continu worden doorontwikkeld om te blijven voldoen aan hoge kwaliteitseisen en om aan te sluiten op het datawarehouse en de low-codeapplicaties die nog in ontwikkeling waren. Dit betrof vooral wijzigingen in de infrastructuur en backend van de website, maar ook kleine wijzigingen in de front-end.

Inhuur

De opdrachtgevers wensten verder inhoudelijk door te bouwen aan het dataplatform en de bijbehorende front-endapplicaties.

Voor de inhuuropdrachten wensten de opdrachtgevers specifiek onderscheid te maken tussen beheerwerkzaamheden aan de publieke websites en Azure-omgevingen, en werkzaamheden die zich richten op het (door)ontwikkelen van het datawarehouse. Om die reden is binnen deze aanbestedingsprocedure onderscheid gemaakt in twee percelen, te weten: Perceel 1: ‘DevOps Engineers’ en Perceel 2: ‘Datawarehouse Developers’.
Het ingehuurde personeel zou onderdeel uitmaken van het scrumteam van de opdrachtgevers. Het ‘business’-deel van het scrumteam bestond uit product owners, business-analisten, scrum master, testers en story owners. Het ‘development’-deel van het team bestond uit developers en een tech lead van de opdrachtgevers.
Op basis van een aanbestedingsprocedure moesten per perceel meerdere raamovereenkomsten worden gegund. Vervolgens moesten voor concrete inhuuropdrachten nadere overeenkomsten worden aangegaan. Deze werden op basis van nadere concurrentiestelling gegund binnen de raamovereenkomsten.

Gehanteerd gunningsmodel

Er is een gunningsmodel gehanteerd waarbij, naast de gunning van raamovereenkomsten voor beide percelen, direct een nadere inhuuropdracht kon worden verstrekt. De geselecteerde aanbieders moesten daartoe een plan van aanpak indienen voor een eerste opdrachtomschrijving, en zij moesten maatwerk-cv’s indienen op basis van enkele door de opdrachtgevers geformuleerde competenties. De competenties verschilden onderling van ‘gewicht’. De cv’s moesten worden beschreven in door Emtio ontwikkelde cv-sjablonen. Na het indienen van de offertes zijn tevens interviews afgenomen met de aangeboden IT-specialisten.

Het financiële deel van de offerte werd beoordeeld op basis van aangeboden uurtarieven.

Werkzaamheden Emtio

• Procesbegeleiding bij de gehele aanbestedingsprocedure
  • Aansturen inkoopprojectteam, uitzetten en bewaken van actiepunten
  • Inrichten webpagina TenderNed en voeren van eerstelijnscommunicatie met aanbieders
  • Doorlopen van stappen aanbestedingsprocedure in TenderNed, tot en met gunning en aankondiging van gegunde opdracht
  • Opstellen beoordelingsmatrices met instructie
  • Procesbegeleiding bij consolidatie van beoordelingen (we beoordelen niet mee)
  • Redactie van extern gerichte documenten
• Opstellen aanbestedingsdocumenten
  • Selectieleidraad met bijlagen:
    • Referentiesjabloon
    • Formulier voor stellen van vragen
    • Uniform Europees Aanbestedingsdocument
    • Eventueel overige benodigde documenten
  • Beschrijvend Document met bijlagen:
    • Raamovereenkomst en model Nadere overeenkomst
    • Offertemodel (prijsuitvraag)
    • Formulier voor stellen van vragen
    • Eventueel overige benodigde documenten
• Overig
  • Sjabloon Nota van Inlichtingen
  • Conceptbrieven met selectie- en daarna gunningsbesluit
  • Op naam gestelde raamovereenkomsten (klaar voor gebruik)
  • Inrichten Teams-site van Emtio voor digitale samenwerking met leden van het inkoopprojectteam
  • Begeleiding van de verificatieperiode
  • Begeleiding van evaluatiegesprek(ken) (in voorkomend geval met afgewezen aanbieder(s))
  • Opleveren en overdragen van het inkoopdossier

Aanbestedingsprocedure

De aanbesteding is middels een Europese ‘niet openbare procedure’ uitgevoerd.

Planning

De aanbesteding is geheel conform de planning doorlopen:

De aanbestedingsprocedure is succesvol afgerond met de gunning van raamovereenkomsten aan Data Talents, Dataminded, Finaps,RawWorks en Wortell.

Kwalitatieve inzet vanuit Emtio

De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg. Meer over Emtio.