Selectie Studenten Informatiesysteem (SIS) voor Drenthe College Terra, Noorderpoort en Alfa-college

DC Terra, Noorderpoort en Alfa-college werken intensief samen onder de benaming DNA. Met deze samenwerking beoogt DNA een krachtige bijdrage te leveren aan het innovatiever en sterker maken van Noordoost-Nederland.

De DNA-instellingen

DNA wil onder de naam DNA-Digitaal op het domein digitalisering eveneens de kwaliteit van het onderwijs verhogen. Door de inzet van digitale technologieën binnen de digitale leeromgeving wordt beoogd studenten meer interactie, flexibiliteit en personalisatie in hun leerproces te bieden. DNA-Digitaal richt zich hierbij niet alleen primair op de student; ook de docent wordt ondersteund bij het gebruik van digitale technologieën, waardoor zij efficiënter en effectiever kunnen lesgeven en hun rol als begeleider en leerfacilitator kunnen versterken.

Binnen DNA-Digitaal is een regiegroep actief, bemenst door de drie verantwoordelijke IT-functionarissen vanuit de deelnemende instellingen, ondersteund door een programmasecretaris.

Een van de IT-voorzieningen betreft het studenten informatiesysteem (SIS). De instellingen gebruikten verschillende oplossingen en wilden via een gezamenlijke ‘pakketselectie’ komen tot consolidatie. Dit was mede ingegeven doordat een van de dienstverleners, Schoologica, had aangegeven de ondersteuning van Magister per 1 augustus 2027 te beëindigen. De insteek was dat iedere instelling een eigen inrichting van het SIS zou krijgen. Bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure is de gemeenschappelijkheid in processen onderzocht, waarbij de eigen couleur locale werd gerespecteerd.

Aanbestedingsstrategie

In januari 2025 werd Emtio gevraagd de begeleiding van de Europese aanbesteding te verzorgen. Emtio stelde vervolgens in februari een aanbestedingsstrategie op, gebaseerd op de toepassing van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Uitgangspunt was dat een aanbestedingsmethode zou worden gehanteerd waarbij meerdere fysieke contactmomenten met aanbieders mogelijk waren. Emtio ontwikkelde binnen de kaders van de Aanbestedingswet een aanbestedingsmethode waarbij het inkoopprojectteam haar ideeën over oplossingsrichting, implementatieaanpak, non-functionals en governance in persoonlijke gesprekken tijdens inlichtingensessies met aanbieders kon toetsen op haalbaarheid. Omgekeerd konden aanbieders hun ideeën over (aanpassingen van) de functionele behoeftestelling eveneens in persoonlijke gesprekken toetsen bij het inkoopprojectteam. Ook kosten- en risicoaspecten konden hierbij worden besproken.

Een groot voordeel van deze aanpak was dat de DNA-instellingen hun eigen organisatie en alle stakeholders konden meenemen in het proces. Daarnaast gold dat de DNA-instellingen geen onverwachte aanbiedingen zouden ontvangen: zij wisten door deze aanpak vooraf welke oplossingen de diverse aanbieders zouden voorstellen. Bovendien werd de kwaliteit verhoogd doordat het projectteam hier gedurende het proces invloed op kon uitoefenen.

Emtio hanteerde zoveel mogelijk een functionele aanpak. Dit betekende dat Emtio samen met het projectteam de uitgangspunten als kader voor de behoeftestelling beschreef. In deze uitgangspunten werd onder meer verwezen naar een projectstartarchitectuur (PSA). In de PSA werden de processen beschreven zoals die aan de orde waren binnen de SIS-omgevingen van de deelnemers, waarmee tevens de functionele scope werd geduid. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen generieke en specifieke processen. De generieke processen waren voor alle deelnemers grotendeels gelijk, terwijl de specifieke processen de couleur locale van de instellingen beschreven. Eerdere ervaringen leerden dat deze verhouding ongeveer 90/10 bedroeg.

Hetzelfde werd nagestreefd bij de architectuurkaders. Dit betrof onder meer koppelvlakken en integraties, beschrijvingen van de bestaande applicatielandschappen, informatiebeveiliging en andere non-functionals (ook wel: doelarchitectuur). In dit document werd de doelarchitectuur tevens verbonden aan een fasering.

Scope

De integrale SIS-oplossing diende te bestaan uit een invulling van de applicatieonderdelen zoals grafisch weergegeven in de bijbehorende figuur.

De procesketens zijn nader uitgewerkt in de PSA en gebaseerd op MORA: mora.mbodigitaal.nl.

Van de toekomstige dienstverlener werd verwacht dat hij op veilige wijze, via het internet en op basis van gebruiksrechten, een integrale SIS-oplossing ter beschikking zou stellen. De dienstverlener diende er daarnaast voor te zorgen dat de oplossing technisch en functioneel gewaarborgd bleef, onder meer door de SIS-oplossing verder te ontwikkelen op basis van de geldende eisen en wensen, zodat deze altijd actueel bleef.

Daarnaast diende de dienstverlener zorg te dragen voor de implementatie van de integrale SIS-oplossing in de meest brede zin, binnen de scope en kaders zoals beschreven in de PSA.

Contractering

In de aanbesteding was voorzien dat de DNA-instellingen gezamenlijk zouden kiezen voor één SIS-oplossing. Eén dienstverlener zou verantwoordelijk zijn voor het veilig en via het internet (op basis van gebruiksrechten) ter beschikking stellen, implementeren en onderhouden van de integrale SIS-oplossing bij ieder van de DNA-instellingen.

Emtio stelde één maatwerk dienstverleningsovereenkomst op voor dit project. Deze overeenkomst werd door iedere DNA-instelling afzonderlijk ondertekend, waardoor iedere instelling een eigen overeenkomst kreeg. Voor het onderhoud werd door de aanbieders een service level agreement (SLA) opgesteld, die als bijlage aan iedere dienstverleningsovereenkomst werd toegevoegd.

Daarnaast ging iedere DNA-instelling een verwerkersovereenkomst aan, gebaseerd op het landelijk gebruikte model: https://www.privacyconvenant.nl/

Prijs

De aanbieders dienden een all-in totaalprijs aan te bieden, waarin de volgende onderdelen van de scope waren inbegrepen:

1. het op basis van gebruiksrechten ter beschikking stellen van de SIS-oplossing aan de drie DNA-instellingen op basis van Software as a Service;
2. de implementatie van de SIS-oplossing bij de drie DNA-instellingen in de meest brede zin;
3. het ontwikkelen en uitvoeren van een uitgebreid adoptie- en verandermanagementplan, bestaande uit:
   • stakeholderanalyse en communicatieplan;
   • training en ondersteuning;
   • inzet van ambassadeurs;
   • monitoring en evaluatie;
   • Verandermanagement behoorde primair tot de verantwoordelijkheid van de DNA-instellingen, terwijl adoptie daarvan was afgeleid. De uitvoering van het adoptieplan was optioneel en kon naar keuze van de DNA-instellingen worden afgenomen;
4. het onderhoud, bestaande uit correctief, preventief en innovatief onderhoud (nieuwe en verbeterde versies van de SIS-oplossing).

De totaalprijs diende te worden opgebouwd uit eenmalige en periodieke kosten. De eenmalige kosten moesten per DNA-instelling worden aangeboden. Er dienden vaste prijzen te worden gehanteerd, opgebouwd uit een generiek deel en een deel dat de couleur locale omvatte. Het generieke deel was gelijk voor elke DNA-deelnemer; het couleur locale deel bood ruimte voor beprijzing van nadere afstemming met de betreffende instelling. Dit deel diende eveneens vast te zijn, om de ruimte voor afwijking van de best practice te beperken.

Er golden geen plafondprijzen in euro’s, waardoor het aanbieders vrijstond de vaste prijzen naar eigen inzicht te ramen, binnen de gestelde percentuele kaders. Aanbieders werd geadviseerd rekening te houden met verschillen in omvang en organisatie van de DNA-instellingen door uit te gaan van een gemiddelde en eventuele risico-opslagen te verdisconteren in de vaste prijzen.

Planning

De aanbestedingsprocedure is volledig conform de vooraf door Emtio opgestelde planning uitgevoerd.

De aanbesteding is succesvol afgerond met de gunning van de opdracht aan Topicus Education.

Werkzaamheden Emtio

• Opstellen aanbestedingsstrategie
• Opstellen strokenplanning (Gantt)
• Opstellen aanbestedingsdocumenten:
  • Selectieleidraad
  • Voorlopig beschrijvend document
  • Definitief beschrijvend document
• Nota’s van inlichtingen
• Opstellen brieven met selectie- en gunningsbesluit
• Opstellen concept-dienstverleningsovereenkomst en afronding contractering
• Opstellen inschrijvingsmodel (prijsuitvraag)
• Voorzitten van gespreksronden met aanbieders
• Volledige procedurele en juridische begeleiding

De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg.