Begin 2022 is Emtio door gemeente Houten ingehuurd een aanbestedingsproject te begeleiden voor de outsourcing van IT-infrastructuurdiensten met bijbehorende beheer. Binnen gemeente Houten is het Team Informatie verantwoordelijke voor de levering van IT-beheerdiensten aan de gemeentelijke organisatie, maar daarnaast ook aan RUD Utrecht, Stichting Sociaal Team, Regionale Backoffice Lekstroom en WIL (Werk en Inkomen Lekstroom). In totaal worden circa 1.000 werkplekken onder de verantwoordelijkheid van gemeente Houten beheerd, waarvan 400 van gemeente zelf.
Emtio heeft voor gemeente Houten een aanbestedingsstrategie opgesteld, gebaseerd op een Europese ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Er is functioneel behoefte gesteld zonder gebruik te maken van een programma van eisen.
Doelstellingen voor outsourcing
Tijdens de voorbereiding heeft Emtio samen met het projectteam een aantal doelstellingen geformuleerd voor de outsourcing. In eerdere instantie was reeds door een ander adviesbureau een sourcingstrategie geformuleerd met het advies alle IT met bijbehorend beheer te outsourcen. De doelstellingen waren bedoeld als input voor de regiefunctie. Vervolgens is een selectieleidraad opgesteld waarin een aantal uitgangspunten zijn geformuleerd: functionele uitgangspunten, security uitgangspunten, implementatie-uitgangspunten en beheeruitgangspunten. Verder is het bestaande IT-landschap uiteengezet in tabellen.
Aanbieders selecteren
Op basis van de selectieleidraad, die op TenderNed werd gepubliceerd, heeft het projectteam een drietal aanbieders geselecteerd. Deze aanbieders ontvingen een ‘voorlopig beschrijvend document’ (VBD) waarin een aantal gerichte vragen door het projectteam zijn gesteld over de eigen behoeftestelling. Deze vragen zijn in interactieve gespreksronden met de iedere aanbieder apart doorgesproken. Op basis van de input en bevindingen is het ‘definitief beschrijvend document’ (DBD) opgesteld. De aanbieders leverden vervolgens een ‘voorlopige’ inschrijving in, nog zonder prijsstelling. Deze voorlopige inschrijving bestond uit een concept ‘oplossingsvoorstel’, een concept ‘transitieplan’, een concept ‘SLA’ en een concept ‘governance-voorstel’. Deze ‘kwaliteitsdocumenten zijn door het projectteam bestudeerd waarna elke aanbieders een gesprekspuntennotitie ontving, gespecificeerd naar ieder van de kwaliteitsdocumenten. De gesprekspuntennotities zijn vervolgens met iedere aanbieder apart doorgesproken. De aanbieders werden vervolgens in de gelegenheid gesteld een ‘definitieve’ inschrijving in te dienen, bestaande uit de finale versies van de hiervoor genoemde kwaliteitsdocumenten plus een ingevuld ‘inschrijvingsmodel’ (een Excel-document waarin de prijsstelling moest worden ingevuld).
De opdracht is vervolgens in april 2023 gegund aan ASAP Cloud op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs – kwaliteitsverhouding’.
Werkzaamheden van Emtio:
- Adviseren omtrent aanbestedingsstrategie
- Opstellen alle aanbestedingsdocumenten
- Opstellen en finaliseren alle contractdocumenten
- Procesbegeleiding aanbestedingsprocedure
- Opstellen beoordelingsmatrices
- Opstellen conceptbrieven met selectiebesluit en daarna gunningsbesluit
Doorlooptijd:
- Januari 2022: opdracht aan Emtio
- 25 februari 2022: aankondiging TenderNed
- 29 april 2022: selectiebesluit
- 6 mei 2022: verzenden VBD
- 24 juni 2022: verzenden DBD
- Juli – september 2022: zomerpauze
- 10 oktober 2022: voorlopige inschrijvingen
- 30 november 2022: definitieve inschrijvingen
- 15 december 2022: voorlopig gunningsbesluit
- Januari – april 2023: pauze en second opinion sourcingstrategie (op instigatie nieuw College B&W)
- Eind april 2023: gunning