Achtergrond
Tot 1 januari 2020 maakte GGD Groningen onderdeel uit van de gemeente Groningen. Na deze datum is GGD Groningen zelfstandig geworden.
GGD Groningen had de doelstelling om de taken Financiën, Human Resources en Communicatie per 1 januari 2020 zelfstandig uit te voeren. Daarvoor moest in 2019 door gemeente Groningen een Europese aanbesteding worden opgesteld voor de selectie van een ERP-oplossing in de cloud voor GGD Groningen.
Uitdagingen bij de aanbesteding voor GGD Groningen:
- De gemeente Groningen moest een aanbestedingsprocedure doorlopen met als resultaat dat de gemeente ook zelf een overeenkomst met een leverancier moest sluiten. Deze overeenkomst moest kunnen worden overgedragen naar GGD Groningen.
- De gemeente Groningen had het beheer op de complete IT-infrastructuur aan de private leverancier Fujitsu uitbesteed en nam de IT-infrastructuur als een beheerde dienst af. Omdat GGD Groningen ook na verzelfstandiging de IT-diensten van de gemeente Groningen zou blijven afnemen zou een ingewikkelde vierhoek verhouding ontstaan tussen GGD Groningen, gemeente Groningen, de nieuwe leverancier van de eHRM-oplossing en Fujitsu.
- Binnen de inkoopafdeling van gemeente Groningen was onvoldoende capaciteit en ervaring om een functionele behoefte op te stellen.
Waarom Emtio?
Emtio werd door GGD Groningen gevraagd om de functionele behoeftestelling te formuleren. Dit kwam doordat GGD Groningen vanuit Veiligheidsregio Groningen had gehoord dat Emtio daar naar tevredenheid een ERP-aanbesteding had begeleid. De inkoopafdeling van gemeente Groningen zou de aanbesteding procedureel uitvoeren.
Lichtblauwdruk SOLL processen
Emtio heeft voor GGD Groningen een Lichtblauwdruk SOLL processen opgesteld waarin de (SOLL) werkprocessen voor financiën en HRM op hoofdlijnen zijn uitgewerkt.
De werkprocessen voor financiën omvatten:
- Begrotingsprocessen
- Business Intelligence (BI)
- Fiscaliteiten
- Inkoop/Crediteuren
- Verkoop/Debiteuren
- Bankprocessen
- Verwerking via dagboeken/sub-administratie
De werkprocessen voor e-HRM omvatten:
- Algemene werkprocessen
- Beheer- en persoonsgegevens
- IDU
- Declaraties
- Verzuim
- Verlof
- Organisatie-inrichting en formatiebeheer
- Uitwisseling IKB
- Personeelsdossiers
- Begeleidingscyclus
- Salarisverwerking
Randvoorwaarden
Vanuit de gemeente Groningen zijn diverse randvoorwaarden meegegeven. Deze vormden de kaders vormden voor het aanbod van de nieuwe leveranciers. Zo is een document opgesteld met randvoorwaarden in relatie tot technische integratie; ook zijn diverse afspraken zoals die door gemeente Groningen met Fujitsu zijn gemaakt in samengevatte vorm, en voor zover relevant, in een document verwoord.
Emtio heeft tevens het gunningsmodel, de overeenkomstenset en het inschrijvingsmodel opgesteld.
Resultaat
De werkzaamheden zijn medio 2019 afgerond met een oplevering van de complete set aanbestedingsdocumenten. De aanbestedingsprocedure werd door gemeente Groningen doorlopen. Dit resulteerde in gunning van een opdracht aan AFAS.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)