Monitoring en beheer Digitaal Portaal Mijn Zaak

Emtio heeft de Raad van State geholpen bij de aanbesteding voor een digitaal portaal Mijn Zaak. Het project werd in oktober 2019 succesvol afgerond.

Achtergrond

Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding voor de selectie van een partner voor de monitoring en beheer van het digitaal portaal ‘Mijn zaak’ ten behoeve van de Raad van State.

Raad van State

De Raad van State draagt als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij aan het behoud en de versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen staat de Raad van State voor eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en voor rechtsbescherming van de burger.

Digitaal Portaal Mijn Zaak

In juni 2017 startte de afdeling bestuursrechtspraak met Digitaal Portaal Mijn Zaak (hierna: Mijn Zaak). De Raad van State faciliteert sindsdien digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken voor een beperkte groep advocaten. Een jaar later, op 11 juni 2018, is Mijn Zaak opengesteld voor alle asiel- en bewaringsadvocaten die digitaal willen procederen.

Via de website van de Raad van State kunnen zij inloggen in Mijn Zaak. Met behulp van de Advocatenpas kunnen aangesloten advocaten elektronisch dossiers en aanvullende stukken uploaden naar de systemen van de Raad van State.

Mijn Zaak wordt gehost vanuit de cloud. Deze cloud-omgeving is in beheer van de Raad van State en draait op servers buiten zijn eigen infrastructuur. Via beveiligde interfaces komen de stukken bij de systemen van de Raad van State binnen.

Verplichtstelling

Met de ontwikkeling van Mijn Zaak bereidt de Raad van State zich voor op de verplichtstelling van digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken. Ook bereiden zij zich hiermee voor op de verdere uitrol van digitaal procederen in ook andersoortige zaken dan asiel en bewaring. Nieuwe zaken worden in de toekomst volledig digitaal ingediend en behandeld.

Deze verplichtstelling heeft tot gevolg dat Mijn Zaak 24/7 beschikbaar moet zijn. Ook moet de keten van digitaal procederen worden gemonitord.

Om advocaten te faciliteren in digitaal procederen diende de Raad van State op zoek te gaan naar een partij die de monitoring, technisch beheer, logging, signalering en terugkoppeling in periodieke rapportages van Mijn Zaak biedt.

De opdracht

Door gebruik te maken van SaaS-diensten worden technische beheer-, ontwikkel- en onderhoudstaken bij de opdrachtnemer belegd. De Raad van State zal hierbij een regierol gaan vervullen.

Het zwaartepunt van de beheertaken met betrekking tot de service Koppeldiensten komt te liggen bij applicatiebeheer en servicemanagement. Hieronder valt:

  • Contractmanagement
  • Leveranciersmanagement
  • Capaciteitsmanagement
  • Service level management

Dit betekent dat de Raad van State geen hinder mag ondervinden bij updates en/of releases van de oplossing. De Raad van State wenste een standaardoplossing waar alleen configuratie nodig is met een minimum aan maatwerk.

De scope

In scope van de opdracht lag de implementatie en uitvoering van monitoring, technisch beheer, logging en signalering. Daarnaast hoorde hier ook de terugkoppeling in periodieke rapportages van Mijn Zaak in de Azure Cloud bij. Deze wordt gehuurd door de Raad van State.

Deze terugkoppeling betreft de volgende onderdelen van de keten:

  1. Technisch beheer van alle onderdelen die onderdeel zijn van Mijn Zaak Azure Cloud (IAAS). Dit betreft onder andere Azure netwerken, Azure express route, user accountmanagement, Azure virtuele machines, Azure Disk en Azure configuratie.
  2. Technisch beheer van het operating systeem. Het huidige systeem is Windows server 2012 R2.
  3. Technisch beheer van de ADFS-omgeving ten behoeve van de koppeling(en) met de authenticatie.
  4. Technisch beheer van de PKI-o servercertificaten van de ADFS-koppelingen in samenwerking met de Raad van State.
  5. Technisch beheer van de Web Application Firewall (Barracuda).
  6. Technisch beheer van de Windows Defender.
  7. Proactieve monitoring van de Windows services, disks en SSL certificaten inclusief ADFS relying party trust. Daarnaast ook proactieve monitoring van webapplicatie Mijn Zaak (website en portaal).
  8. Proactieve monitoring van identity providers, in dit geval Web API Verkeersplein en Assurance Webpagina.
  9. Proactieve monitoring en signalering van aanvallen naar Mijn Zaak.

De aanbesteding

De aanbesteding is op basis van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Er is gekozen voor deze procedure omdat er een beperkt aantal geschikte ondernemers actief is op het gebied van deze dienstverlening. Het toepassen van de openbare procedure houdt zowel de transactiekosten voor henzelf als voor de inschrijvers op het laagst wenselijke niveau.

De inschrijving

De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving met de BPKV-criteria (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding).

De BPKV-criteria concretiseren de wensen die de Raad van State heeft boven op de minimumvereisten voor een bepaalde opdracht.

Gunningscriterium kwaliteit

Het gunningscriterium kwaliteit bestond bij deze aanbesteding uit vijf kwaliteitsvragen. De scoremethodiek was op basis van het principe gunnen op waarde. Deze methodiek houdt in dat er per vraag een kwaliteitswaarde (=maximaal te behalen aftrek) vastgesteld was dat voor het antwoord op de vraag kan worden gescoord.

Deze kwaliteitswaarden leiden tot fictieve aftrek in euro’s op de inschrijfprijs van de inschrijver. De opdracht is uiteindelijk gegund aan de inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs.

Gunning

De inschrijvingsfase van deze aanbesteding heeft in juli 2019 geresulteerd in een voorlopige gunning van de opdracht aan ilionx. Hierna werd de verificatiefase met ilionx gestart.

Deze fase is in oktober 2019 succesvol afgerond en heeft geleid tot definitieve gunning aan ilionx door middel van ondertekening van de overeenkomst.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.

Wat Emtio doet

  • ​Advies over inbesteden en procurement
  • Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
  • Advies over ICT-recht
  • Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)