Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding voor de selectie van een partner voor de monitoring en beheer van het digitaal portaal ‘Mijn zaak’ ten behoeve van de Raad van State. De Raad van State draagt als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij aan het behoud en de versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen staat de Raad van State voor eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en voor rechtsbescherming van de burger. In juni 2017 startte de afdeling bestuursrechtspraak met Digitaal Portaal Mijn Zaak (hierna: Mijn Zaak). De Raad van State faciliteert sindsdien digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken voor een beperkte groep advocaten. Een jaar later, op 11 juni 2018, is Mijn Zaak opengesteld voor alle asiel- en bewaringsadvocaten die digitaal willen procederen. Via de website van de Raad van State kunnen zij inloggen in Mijn Zaak. Met behulp van de Advocatenpas kunnen aangesloten advocaten elektronisch dossiers en aanvullende stukken uploaden naar de systemen van de Raad van State. Mijn Zaak wordt gehost vanuit de cloud. Deze cloud-omgeving is in beheer van de Raad van State en draait op servers buiten zijn eigen infrastructuur. Via beveiligde interfaces komen de stukken bij de systemen van de Raad van State binnen. Met de ontwikkeling van Mijn Zaak bereidt de Raad van State zich voor op de verplichtstelling van digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken. Ook bereiden zij zich hiermee voor op de verdere uitrol van digitaal procederen in ook andersoortige zaken dan asiel en bewaring. Nieuwe zaken worden in de toekomst volledig digitaal ingediend en behandeld. Deze verplichtstelling heeft tot gevolg dat Mijn Zaak 24/7 beschikbaar moet zijn. Ook moet de keten van digitaal procederen worden gemonitord. Om advocaten te faciliteren in digitaal procederen diende de Raad van State op zoek te gaan naar een partij die de monitoring, technisch beheer, logging, signalering en terugkoppeling in periodieke rapportages van Mijn Zaak biedt. Door gebruik te maken van SaaS-diensten worden technische beheer-, ontwikkel- en onderhoudstaken bij de opdrachtnemer belegd. De Raad van State zal hierbij een regierol gaan vervullen. Het zwaartepunt van de beheertaken met betrekking tot de service Koppeldiensten komt te liggen bij applicatiebeheer en servicemanagement. Hieronder valt: Dit betekent dat de Raad van State geen hinder mag ondervinden bij updates en/of releases van de oplossing. De Raad van State wenste een standaardoplossing waar alleen configuratie nodig is met een minimum aan maatwerk. In scope van de opdracht lag de implementatie en uitvoering van monitoring, technisch beheer, logging en signalering. Daarnaast hoorde hier ook de terugkoppeling in periodieke rapportages van Mijn Zaak in de Azure Cloud bij. Deze wordt gehuurd door de Raad van State. Deze terugkoppeling betreft de volgende onderdelen van de keten: De aanbesteding is op basis van een openbare aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Er is gekozen voor deze procedure omdat er een beperkt aantal geschikte ondernemers actief is op het gebied van deze dienstverlening. Het toepassen van de openbare procedure houdt zowel de transactiekosten voor henzelf als voor de inschrijvers op het laagst wenselijke niveau. De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving met de BPKV-criteria (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding). De BPKV-criteria concretiseren de wensen die de Raad van State heeft boven op de minimumvereisten voor een bepaalde opdracht. Het gunningscriterium kwaliteit bestond bij deze aanbesteding uit vijf kwaliteitsvragen. De scoremethodiek was op basis van het principe gunnen op waarde. Deze methodiek houdt in dat er per vraag een kwaliteitswaarde (=maximaal te behalen aftrek) vastgesteld was dat voor het antwoord op de vraag kan worden gescoord. Deze kwaliteitswaarden leiden tot fictieve aftrek in euro’s op de inschrijfprijs van de inschrijver. De opdracht is uiteindelijk gegund aan de inschrijving met de laagste vergelijkingsprijs. De inschrijvingsfase van deze aanbesteding heeft in juli 2019 geresulteerd in een voorlopige gunning van de opdracht aan ilionx. Hierna werd de verificatiefase met ilionx gestart. Deze fase is in oktober 2019 succesvol afgerond en heeft geleid tot definitieve gunning aan ilionx door middel van ondertekening van de overeenkomst. Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing. Achtergrond
Raad van State
Digitaal Portaal Mijn Zaak
Verplichtstelling
De opdracht
De scope
De aanbesteding
De inschrijving
Gunningscriterium kwaliteit
Gunning
IT inkoop
Wat Emtio doet
Monitoring en beheer Digitaal Portaal Mijn Zaak
Emtio heeft de Raad van State geholpen bij de aanbesteding voor een digitaal portaal Mijn Zaak. Het project werd in oktober 2019 succesvol afgerond.