Wat doet Servicepunt71?
Servicepunt71 is een bedrijfsvoeringorganisatie in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling zijn de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en een aantal tot de gemeenten behorende dienstonderdelen.
Tot de taken van Servicepunt71 behoren onder meer het verzorgen van gezamenlijke inkoop en de instandhouding van de gezamenlijke ICT-voorziening vanuit het shared servicecentrum te Leiden.
Wat is het probleem?
In de eerste helft van 2018 heeft Servicepunt71 een nieuwe visie ontwikkeld rondom de inzet van de benodigde ICT-voorziening binnen de organisatie. Servicepunt71 wenste de IT-infrastructuur zoveel mogelijk naar de cloud te migreren en als beheerde infrastructuurdienst in een pay per use constructie af te nemen. Ondersteunende argumenten hierbij waren:
- Generieke IT-infrastructuur en het beheer daarvan werden dermate complex dat het een steeds grotere uitdaging werd om de kennis binnen de eigen organisatie op een adequaat niveau te houden, terwijl beheerde IT-infrastructuur in toenemende mate als een ‘commodity’ op de markt beschikbaar is.
- Servicepunt71 wilde delen van de IT-infrastructuur die daarvoor in aanmerking komen flexibel op en af kunnen schalen (computing, opslag en databases, en mogelijk ook netwerk), met als uitgangspunt dat er zou worden betaald naar gebruik. Voorbeelden zijn onder meer de oplossingen van Microsoft (Azure), Google (Cloud) en Amazon (Web Services) of andere niet genoemde voorbeelden die daarmee overeenstemmen.
- Door het afnemen van server-, storage- en backup-infrastructuur als beheerde IT-infrastructuurdienst kan de ICT-dienst van Servicepunt71 zich meer op andere taken richten die op de business zijn gericht en ontstaat kwalitatief betere dienstverlening aan de gemeenten met minder risico’s.
- De snel toenemende behoefte van de deelnemende organisaties om op moderne wijze te kunnen (samen)werken.
- De tendens dat gemeentelijk diensten op het internet 7×24 uur beschikbaar dienen te zijn en ook beheerd dienen te worden.
- Het toenemend belang en de toenemende complexiteit van beveiliging.
De directe aanleiding voor het opstarten van de aanbestedingsprocedure was dat Servicepunt71 in 2018 nog een twin-datacenter beheerde van waaruit zij de ICT-diensten aan de deelnemende organisaties leverde.
In 2020 zouden componenten van het twin-datacenter worden vervangen en zouden als gevolg van huisvestingsbewegingen aanpassingen moeten plaatsvinden. Zo zou in 2021 een van de datacenters worden gesloten/afgestoten. Dit vroeg om een tijdige meerjarige voorbereiding, die projectmatig vanaf begin 2018 werd opgezet.
Binnen Servicepunt71 is een businessplan opgesteld waarin is geadviseerd de bestaande standaard ICT-infrastructuur vanuit de datacenters zo veel als mogelijk naar de cloud te migreren en een Nieuwe Digitale Werkomgeving aan te bieden. Het goedgekeurde businessplan vormde de aanleiding voor het project ‘Nieuwe Digitale Werkomgeving’ dat tevens onderwerp was van deze Europese aanbesteding.
De vraag
Servicepunt71 vroeg Emtio om haar te begeleiden bij de voorbereiding en uitvoering van deze aanbestedingsprocedure. Emtio startte met het formuleren van doelstellingen:
- Het tijdig realiseren en adequaat beheren van de benodigde (toekomstgerichte) IT-infrastructuur als basis voor de Nieuwe Digitale Werkomgeving, binnen de gestelde scope en randvoorwaarden, waarbij de ter beschikking gestelde IT-infrastructuur optimale ondersteuning biedt bij de taken, management- en ondersteunende processen van de respectievelijke deelnemende organisaties, het nemen van besluiten en het overdragen en delen van informatie.
- Het creëren en borgen van een hoge mate van klanttevredenheid op het gebied van gebruiksgemak (eindgebruikers), vereenvoudigd beheer (beheerders), maximale beschikbaarheid (beheerders en eindgebruikers) en optimale performance (beheerders en eindgebruikers), een en ander in relatie tot de beschikbaar gestelde IT-infrastructuur.
- Het handelen c.q. zich gedragen als een partner van Servicepunt71: het voortdurend en aantoonbaar bijdragen aan een stabiele relatie waarbij beide partijen offers brengen voor de algehele samenwerking en die bovendien voordelen oplevert voor beide partijen.
- Het (pro)actief bieden van een pad naar zoveel mogelijk werken vanuit de cloud: Servicepunt71 c.q. de deelnemende organisaties wensen de kosten van Citrix-, Windows-, en RES licenties te verminderen, en meer te investeren in cloud-functionaliteit die de mogelijkheid tot onderlinge samenwerking, data gedreven werken en het contact met de klantengroep vergroten.
- Het migreren naar de cloud van minimaal circa 70% van de bedrijfsapplicaties.
- De als dienst aangeboden (functionaliteit van de) IT-infrastructuur (waaronder aantallen en/of typen servers, storage, bandbreedte) moet tijdens de gehele loop van de overeenkomst flexibel, dat wil zeggen op basis van vooraf overeengekomen, laagdrempelige condities, snel kunnen worden op- en afgeschaald c.q. worden uitgebreid.
- Het (pro)actief bijdragen aan het beheersen en terugdringen van kosten van (het beheer van) de Nieuwe Digitale Werkomgeving (in de meest brede zin).
- Het (pro)actief bijdragen aan het implementeren van nieuwe technologieën, ideeën, processen uit de snel veranderende ICT markt.
Daarna is de scope van de uitbesteding geformuleerd en in onderstaande figuur weergegeven:
Als kader is meegegeven dat in 2024 alle technische beheer naar de nieuwe leverancier is gemigreerd.
Waarom Emtio?
Emtio is gevraagd om voor het overzetten van de ICT-infrastructuur een aanbestedingsstrategie te ontwikkelen. Vervolgens heeft Emtio als procesbegeleider opgetreden bij het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure.
Aanbestedingsprocedure
Alle aanbestedingsdocumenten zijn hierbij door Emtio opgesteld, waarbij Servicepunt71 de beschrijvingen van de ‘ist’ situatie heeft aangeleverd. De procedure is via een mededingingsprocedure met onderhandeling uitgevoerd.
Resultaat
Emtio heeft de aanbesteding op basis van een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’ uitgevoerd. Daarbij is eerst een selectieleidraad opgesteld en op basis daarvan zijn drie leveranciers geselecteerd. Vervolgens heeft Emtio het Beschrijvend Document opgesteld.
De geselecteerde leveranciers werden in staat gesteld om in eerste instantie een ‘voorlopige’ inschrijving in te dienen, waarin vooral het ontwerp in concept is beschreven. De ingediende documenten werden door het projectteam bestudeerd en daarbij zijn per leverancier een aantal gerichte bespreekpunten genoteerd, die vooruitlopen op een verduidelijkingsgesprek naar de betreffende leveranciers werden gezonden. De leveranciers zijn vervolgens een voor een uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek met het projectteam en daarin zijn discussies gevoerd over de beschreven ontwerpen.
Daarna zijn de leveranciers in staat gesteld een definitieve inschrijving in te dienen. Op basis van de beoordeling met behulp van het door Emtio beschreven gunningsmodel kwam OpenLine Managed Services uit Maastricht als winnaar uit de aanbesteding.
Bijzonder aspect bij het project was dat Servicepunt71 tevens een overgang (naar de nieuwe leverancier) van vijf fte aan personeelsleden voorzag. Emtio heeft daartoe in het beschrijvend document een speciaal hoofdstuk opgenomen, geanonimiseerd met zogenaamde ‘maatmannen’ (fictieve personen die als vergelijking (“modelpersoon”) gebruikt worden).
Tijdens de selectiefase van de aanbesteding slaagde Servicepunt71 er echter in de personen van gepast vervangend werk te voorzien, waardoor de overname uit de behoeftestelling werd verwijderd.
Emtio heeft alle benodigde aanbestedingsdocumenten opgesteld en de technische schriftelijke input vanuit het projectteam geredigeerd om geschikt te maken voor een aanbestedingsprocedure. Ook is de overeenkomstenset door Emtio opgesteld en deze zijn vervolgens geheel ‘ondertekeningsgereed’ opgeleverd aan het einde van de aanbestedingsprocedure.
Emtio is eind april 2018 ingehuurd. De aankondiging op TenderNed vond plaats aan het einde van de zomervakantie 2018, begin augustus. Op 29 maart 2019 is voorlopig gegund aan OpenLine, waarna de verificatie en nadere afstemming in juli 2019 is afgerond met ondertekening van de overeenkomstenset.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)