Begin 2022 werd Emtio gevraagd een aantal inkooptrajecten bij Veiligheidsregio Brabant-Noord te begeleiden, zie ons nieuwsbericht van 22 maart 2022. Een van die opdracht betrof de begeleiding van een Europese aanbesteding met als werktitel: ‘outsourcing IT-infrastructuur- en beheerdiensten’.
Veiligheidsregio Brabant-Noord
Nederland is opgedeeld in 25 veiligheidsregio’s. De organisatie van Veiligheidsregio Brabant-Noord (VRBN) is één daarvan.
VRBN bestaat uit de Brandweer, GGD/GHOR, een facilitairbedrijf en het ‘VRBN-deel’ van de geïntegreerde Meldkamer (de ambulance- en brandweercentralisten). De burgemeesters en de portefeuillehouders volksgezondheid in de regio vormen samen het bestuur van VRBN.
Dit multidisciplinaire samenwerkingsverband betreft de voorbereiding en inzet van verschillende crisispartners in een opgeschaalde situatie. Die partners zijn de brandweer, GGD/GHOR, de (gemeenten)bevolkingszorg, politie, meldkamer, waterschap Aa en Maas en andere betrokkenen zoals de KMar en Defensie.
VRBN biedt werk aan circa 350 medewerkers en 800 vrijwilligers. Het verloop is relatief stabiel en werkt in opdracht van elf gemeenten in de regio.
IT-infrastructuur van VRBN
De op dat moment bestaande IT-infrastructuur was volledig in eigendom van VRBN. Voor de housing van de door haar aangekochte server-, opslag-, back-up en back end netwerkomgevingen gebruik maakte VRBN gebruik van een extern datacenter. Het technisch beheer werd eveneens door deze marktpartij verzorgd.
De overeenkomst met deze marktpartij eindigde per 1 maart 2023, terwijl ook de respectievelijke raamovereenkomsten voor de levering van Microsoft-gebruiksrechten en de levering van IT-hardware-componenten in de loop van 2022 eindigden.
In het door VRBN opgestelde beleidsplan 2020-2023 is geconcretiseerd welke activiteiten zouden moeten worden opgepakt om een informatie-gestuurde netwerkorganisatie te ontwikkelen. Verder heeft VRBN in 2020 gekozen om het ’Activiteit-Gerelateerd-Werken’ (AGW) en het plaats- en tijdsonafhankelijk werken toe te passen in haar werkconcept, in combinatie met de nieuwe regionale huisvestingslocaties Den Bosch en Zeeland.
Vernieuwing IT-infrastructuur
De architectuur en status van de nog bestaande huidige IT-infrastructuur vormde niet langer voldoende basis om aan deze ambities te kunnen voldoen, noch op techniek, noch op digitale veiligheid. VRBN wenste de bestaande IT-infrastructuur inclusief de werkplekken om die reden te vernieuwen. Bij deze ambitie werd tevens aangegeven dat de nieuwe oplossing een (public) cloud-gebaseerde oplossing diende te zijn.
De afdeling I&A had een vooronderzoek uitgevoerd waarbij het aanbod van diverse (publieke) cloud-leveranciers onderzocht is. Uit dit onderzoek bleek dat de Microsoft cloud het beste zou aansluiten bij de wensen van VRBN.
De omvang van dit project en daarmee de impact op de organisatie was groot, gegeven het feit dat een behoorlijke stap gemaakt ging worden in de techniek, een groot deel van de medewerkers (en enkele vrijwilligers) moest worden uitgerust met een persoonlijk device en VRBN een grote diversiteit in digitale zelfredzaamheid kent (atypisch).
Uitgangspunten
Uitgangspunten voor de outsourcing was het streven van VRBN:
- Te beschikken over IT-infrastructuur waarmee medewerkers in staat zouden worden gesteld te kunnen gaan werken:
- Op een digitaal veilige manier.
- Als een informatie-gestuurde netwerkorganisatie.
- Als activiteit gerelateerd en plaats- en tijdsonafhankelijk.
- Wendbaar (w.o. de mogelijkheid om laagdrempelig op en af te schalen) door vernieuwde toekomstbestendige technieken, onder andere door gebruik te maken van de Microsoft Cloud technieken zoals (Azure, Intune, Office365), op een omgeving waar kan worden samengewerkt, ook met externe partners.
- Naar verdere verbetering van de continuïteit van de IT-infrastructuur.
Met het opnieuw inrichten van de IT-infrastructuur beoogde VRBN daarnaast verdere invulling te geven aan de ICT-strategie. Voor de eindgebruikers wilde VRBN het volgende verwezenlijken:
- Plaats- en tijdsonafhankelijk werken.
- Chatfunctie/collaboratie en eenvoudig video-vergaderen.
- Video kunnen afspelen, opnemen en streamen op de werkplek.
- Veilig informatie uitwisselen en communiceren met (keten)partners.
- Maximaal gebruik van web-based applicaties.
- Informatieverstrekking tussen en naar de medewerkers en vrijwilligers via een overzichtelijk en eenvoudig beheersbare ‘Sociaal Intranet’-site (portaal).
- Snel en overzichtelijk aanbieden van applicaties via de ‘Sociaal Intranet’-oplossing.
En dit alles met moderne, gebruiksvriendelijke apparatuur.
Architectuuruitgangspunten
VRBN kiest maximaal voor cloud-oplossingen, en was voornemens de serverruimte die op dat moment werd gehost bij de bestaande dienstverlener uit te faseren. De VRBN beoogde daarmee te voorkomen dat een fysieke locatie single point of failure werd voor ICT-dienstverlening.
Voor het invullen van de behoefte aan een productiviteitssuite en mobile device- en application management koos VRBN voor Microsoft 365. Andere oplossingen zoals Google G Suite zijn overwogen maar in een eerder stadium afgevallen vanwege beperkingen op het gebied van compatibiliteit en compliance. Voor alle functies die in de aanbesteding werden gevraagd en waarvoor Microsoft 365 een oplossing biedt, genoot het de voorkeur die te gebruiken.
Als platform voor de backend infrastructuur koos VRBN voor een PaaS oplossing, waarbij Azure de bestemming is van de PaaS migratie.
De medewerkers van VRBN wensten gebruik gaan maken van een krachtige laptop/tablet hybride, die in staat zou zijn om een optimale gebruikerservaring te ondersteunen. Functies als videobellen, gebruik maken van streaming video en grafisch intensieve applicaties maakten een belangrijk deel uit van deze gebruikerservaring. Deze devices zouden krachtig genoeg moeten zijn om zelf executieplatform te zijn voor die applicaties die niet als dienst uit een cloud werden afgenomen. Deze devices moesten ook optimale ondersteuning bieden van mobiel gebruik, maar vormden in combinatie met docking stations, monitoren en invoer apparaten die op alle flexplekken kwamen tevens het hart van een ergonomische kantoorwerkplek.
VRBN koos voor een ‘modern workplace’ architectuur die in onderstaande afbeelding vereenvoudigd is weergegeven.
Op het moment van aanbesteden beschikten 450 medewerkers (waar van een deel vrijwilligers) over een actief netwerkaccount en e-mailadres.
De aanbestedingsprocedure
De aanbestedingsprocedure is via een Europese ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ op TenderNed aangekondigd. Daarbij worden twee fasen doorlopen:
- Selectiefase
- Onderhandelingsfase
Er is bij deze aanbestedingsprocedure volledig ‘functioneel’ behoefte gesteld en er is geen programma van eisen gehanteerd.
Doorlooptijd
Start voorbereiding: begin maart 2022
Aankondiging op TenderNed: 1 april 2022
Selectie ‘top-3’: 6 mei 2022
Voorlopige offertes: 10 juni 2022
Definitieve offertes: 1 juli 2022
Voorlopig gunningsbesluit: 7 juli 2022
Einde bezwaartermijn: 27 juli 2022
Finale gunning is vervolgens over de zomervakantie heen getild en vond op 9 september 2022 plaats, nadat een verificatie met de winnende leverancier is doorlopen: Switch IT Solutions.
Rol van Emtio
De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg, in samenwerking met Sander de Ruijter (LinkedIn), Programmamanager ICT-Infrastructuur bij VRBN.
Er was geen sprake van overschrijding van tijd en budget.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)