Achtergrond
Dit project betrof de gunning van een raamovereenkomst voor de levering van AV-middelen met bijbehorende dienstverlening. Op basis van de aanbesteding werd direct ook een omvangrijk project gegund vanwege de nieuwbouw van het stadhuis bij de gemeente.
De leverancier
Van de leverancier werden drie dingen verwacht. Ten eerste moest hij de opdrachtgever adviseren inzake de toepassing en inrichting van audio visuele middelen. Ten tweede moest hij de benodigde apparatuur en software leveren. De benodigde apparatuur en software omvatte onder andere:
- Beeldschermen
- Smartboards (of daarmee overeenstemmend)
- Beamers
- Projectieschermen
- Middelen om opnames te streamen (gereed voor webcasting)
- Aansluitingen op ringleidingen. De ringleiding en de versterkers worden geplaatst door de aannemer. Zowel in de raadzaal, de trouwzaal als de burgerzaal (bestaand (op afroep) onderhouden).
- Geluidsapparatuur, zoals:
- vaste microfoons
- revers microfoons
- de gangbare dragers/vormen om muziek afspelen mogelijk te maken
- Opname apparatuur (geluid en beeld). Zowel in de raadzaal, trouwzaal als de twee zalen Hereeniging (alleen geluid).
- Bevestigingsmaterialen
Tot slot moest hij deze audiovisuele middelen ook plaatsen en inrichten. Dit betrof het inrichten (technisch/koppelvlakken) van een centrale regiewerkplek in de raadzaal voor de bediening van de audiovisuele middelen, belichting, klimaatbeheersing, etc. Bij de inrichting hoorde ook:
- Bekabeling van thin clients naar beeldschermen
- Het installeren van de benodigde apparatuur en software
- Correctief onderhoud
- Nazorg
De aanbesteding
De aanbesteding is via de methode best value procurement uitgevoerd. Ook werd het aspect narrow casting optioneel meegenomen in de aanbesteding.
De rol van Emtio
Emtio was als procesbegeleider verantwoordelijk voor het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en contracten. De procedurele begeleiding ging via TenderNed. Onderdeel van de gunningsprocedure was het afnemen van interviews.
Gunning
In juli 2015 succesvol afgerond met gunning van de raamovereenkomst en project aan Hecla.
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk de pagina’s IT Aanbesteding of IT sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)