Rijnvicus besluit haar IT-infrastructuur te outsourcen

De ICT-infrastructuur van Rijnvicus

Rijnvicus is het leerwerkbedrijf van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem, en Nieuwkoop. Rijnvicus biedt werkgevers in de regio de kans om sociaal te ondernemen. Samen met werkgevers creëert Rijnvicus passend werk voor gemotiveerde medewerkers. Binnen het leerwerkbedrijf van Rijnvicus werken medewerkers voor wie de afstand naar een baan op de arbeidsmarkt (nog) te groot is. De adviseurs begeleiden elk jaar honderden werkzoekenden naar een passende baan. Rijnvicus heeft verschillende leerwerklocaties. De medewerkers verzorgen daar onder andere horeca en schoonmaak.

Rijnvicus is als uitvoeringsorganisatie van de Gemeente Alphen aan den Rijn opgenomen in het gemeentelijk ringnetwerk. De ICT infrastructuur van Rijnvicus biedt de gemeentelijke afdeling Arbeidsparticipatie toegang tot de gemeentelijke infrastructuur over dit ringnetwerk. De medewerkers van Rijnvicus met een ambtelijke status beschikken ook over een gemeentelijke account en de daarbij behorende Microsoft 365 licenties.

Op de centrale ICT infrastructuur op de hoofdlocatie van Rijnvicus wordt alle Kantoor Automatisering (KA) en worden sommige bedrijfsapplicaties gehost. Een ander deel van de bedrijfsapplicaties wordt als SaaS afgenomen. Behalve de hoofdlocatie zijn er drie nevenlocaties die onderdeel vormen van het centrale netwerk. De drie nevenlocaties zijn respectievelijk voor de afdeling groenonderhoud, restaurant ‘de Verrassing’ en een externe opslag locatie. Ook staan op nog vijf plaatsen, waar Rijnvicus de catering verzorgt, losse PC’s.

Verder heeft een enkele klant van Rijnvicus apparatuur op de hoofdlocatie staan waarmee door de medewerkers van Rijnvicus een administratie wordt gevoerd door het uitlezen van RFID chips in de producten van die klant. Ook verhuurt Rijnvicus delen van het pand en verzorgt desgevraagd telefonie, WIFI en (vuil) internettoegang voor deze huurders.

Het technisch beheer over de centrale ICT infrastructuur (inclusief LAN / WAN / WIFI) wordt in 2020 nog door Rijnvicus zelf uitgevoerd. De helpdesk, zijnde het aanmeldpunt voor alle klachten, storingen en ondersteuningsvragen voor alle IT bevindt, zich dan nog op de hoofdlocatie. Met een beperkte capaciteit binnen de ICT-organisatie wordt voorzien in de behoefte van de gebruikersorganisatie.

De snel veranderende technologische ontwikkelingen en veranderende wensen en eisen van gebruikers, waaronder de toenemende digitalisering van diensten en het altijd en overal kunnen ondersteunen van werkprocessen, zorgt voor een toenemende druk op de beperkte ICT-capaciteit. Om blijvend tegemoet te kunnen komen aan de wensen van de gebruikers ontstond het streven het ICT-landschap voor de ICT-beheerorganisatie te vereenvoudigen. De beperkt beschikbare ICT-capaciteit kan dan meer in de diepte worden ingezet – i.p.v. in de breedte – waardoor de kwaliteit en continuïteit (nog) beter kunnen worden geborgd met toekomst-vaste ICT-oplossingen. Daarnaast speelde de uitdaging dat de server-omgeving waarop de ERP-omgeving van Rijnvicus draait, zowel economisch als technisch was afgeschreven en op korte termijn diende te worden vervangen.

De aanbesteding

In het voorjaar van 2020 werd Emtio door Rijnvicus benaderd met de vraag of Emtio een aanbestedingsprocedure wil begeleiden voor het outsourcen van de IT-infrastructuur.

Rijnvicus geeft de voorkeur om zoveel mogelijk de ICT-infrastructuur, als beheerde dienst bij één marktpartij uit te besteden. Tenzij dit niet kostenefficiënt blijkt, de ICT-infrastructuurdiensten zoveel als mogelijk vanuit het externe datacenters van de Leverancier dienen te worden verzorgd. Rijnvicus wenst het (technisch) beheer vrijwel volledig uit te besteden aan één marktpartij (de Leverancier).

De aanbestedingsstrategie

Emtio heeft voor Rijnvicus een aanbestedingsstrategie geschreven. Uitgangspunt was dat op basis van de beschrijving van de ‘IST’ situatie een functionele behoeftestelling werd geformuleerd die vervolgens nader met marktpartijen kon worden afgestemd. Om die reden adviseerde Emtio een mededingingsprocedure met onderhandeling op te starten. Daarbij zijn op basis van een Selectieleidraad drie leveranciers geselecteerd. Met de drie leveranciers zijn consultatiegesprekken gevoerd op basis van het concept van een Beschrijvend Document. Na afloop van de gesprekken is het definitieve Beschrijvend Document opgesteld.

Daarna leverden de leveranciers een concept van hun inschrijving in en ook die is met iedere leverancier apart doorgesproken, waarna de definitieve inschrijving werd ingediend.

De definitieve inschrijvingen zijn vervolgens met behulp van het gunningsmodel beoordeeld. De aanbesteding is eind oktober afgerond met gunning van een opdracht aan ISSYS ICT B.V.

Emtio heeft voor deze aanbestedingsprocedure alle benodigde aanbestedingsdocumenten opgesteld, alsmede de overeenkomst en verwerkersovereenkomst (model VNG). Daarnaast is de aanbesteding volledig procedureel begeleid.

Doorlooptijd:

Maand vertraging tussen 25 september en 13 november vanwege directeurswisseling bij Rijnvicus en noodzaak tot nieuwe mandaatverstrekking.

Project is geheel binnen begroting uitgevoerd.