Selectie integrale bedrijfsvoeringsoplossing/ERP voor de Cogas-groep

In april 2023 werd Emtio door de Cogas-groep gevraagd een complexe Europese aanbestedingsprocedure te begeleiden voor de selectie van een nieuwe integrale bedrijfsvoeringsoplossing/ERP.

De Cogas-groep is sinds 1966 actief als regionaal netwerkbedrijf in een groot deel van Twente en de Sallandse gemeente Hardenberg. De organisatie telt ruim 250 collega’s, die samen vol energie aan de energie-infrastructuur werken. Met haar infrastructuur zorgt de Cogas-groep voor het transport van gas, elektriciteit en warmte naar ruim 142.000 klanten in haar verzorgingsgebied. In onderstaande afbeelding staat het verzorgingsgebied aangegeven.

In het verleden was de Cogas-groep ook eigenaar van een CAI en een glasvezelnetwerk. Door de kennis en kunde van deze technieken, infrastructuur en het verzorgingsgebied wordt de Cogas-groep ingehuurd voor de uitvoering van projecten en onderhoud op het gebied van telecommunicatie-infrastructuur.

Aanleiding

De Cogas-groep wenste haar deels verouderde en te veel versnipperde (bedrijfsvoerings)applicatielandschap (met als kern-ERP: BAAN) ter ondersteuning van onderstaande primaire en ondersteunende processen te vervangen door integraal geconfigureerde applicaties die op veilige wijze via het internet bij de Cogas-groep als dienst zouden worden aangeboden en beheerd: de integrale bedrijfsvoeringsoplossing.

De ‘opdracht’

De opdracht betrof het op basis van toegangs- c.q. gebruiksrechten ter beschikking stellen, de (basis)installatie, de (al dan niet gefaseerde) implementatie en het beheer van een integrale bedrijfsvoeringsoplossing in de vorm van een cloudvoorziening (SaaS), ten behoeve van de uitvoering c.q. ondersteuning van de hierna genoemde bedrijfsvoeringsprocessen binnen de Cogas-groep:

• Financieel: financiële administratie; factureren en innen; inkopen en betalen; projectkostenbeheersing.
• Magazijn: logistiek; voorraadbeheer.
• Marktfacilitering: beheren contractant; beheren stamgegevens; beheren van meters.
• De koppelingen van bovenstaande hoofdprocessen naar andere Cogas-processen/applicaties.

De nadere uitwerking van de functionele behoeftestelling vond plaats in een ‘Lichtblauwdruk Processen’ en een ‘Projectstartarchitectuur’. Deze documenten zijn als bijlagen bij de aanbestedingsdocumenten meegezonden. In de aanbestedingsdocumenten zelf werd de scope van de opdracht verwoord:

1. Leveranciersverantwoordelijkheden
De nieuwe leverancier draagt zorg voor de gehele implementatie van de aangeboden integrale bedrijfsvoeringsoplossing:

• beschikbaarstelling, op basis van toegangs- of gebruiksrechten, van alle benodigde onderdelen/modulen van de applicatiesoftware ter zake van de bedrijfsvoeringsoplossing;
• beschikbaarstelling van alle benodigde datacenterinfrastructuur, inclusief application server-, opslag- en back-upsysteem, database-omgevingen, uitwijkomgeving, netwerkvoorzieningen en operating systems/middleware;
• ontwerp (van ‘lichtblauwdruk’ van de processen naar ‘blauwdruk’ voor de systeeminrichting, inclusief fit/gapanalyse), met de Lichtblauwdruk Processen Cogas-groep als verplicht uitgangspunt/kader;
• systeeminrichting en configuratie van de procesondersteuning op basis van de blauwdruk en PSA (inrichting/parametrisering);
• beschikbaarstelling, voor zover toepasselijk voor de Cogas-groep, van openbare basisgegevens voor gebruik ten behoeve van alle functionaliteiten van de bedrijfsvoeringsoplossing;
• technische inrichting van de bedrijfsvoeringsoplossing ten behoeve van documentgeneratie (m.n. het geschikt maken van generieke sjablonen voor toepassing in combinatie met de stationery – briefpapier, enveloppen enz. – op basis van generieke sjablonen);
• integratie met kantoorautomatisering en relevante andere bedrijfsvoeringsapplicaties;
• het uitoefenen van de regierol door de nieuwe leverancier, op basis van een resultaatsverplichting, in relatie tot de betreffende derde partijen als het gaat om de realisatie van koppelingen met oplossingen van derde partijen;
• datamigratie van door de Cogas-groep te leveren gegevens naar de integrale bedrijfsvoeringsoplossing op basis van een voorgeschreven bestandsformaat/mal;
• opleiding met bijbehorende documentatie/handleidingen ten behoeve van het gebruik en functioneel (applicatie)beheer van de bedrijfsvoeringsoplossing (voor o.a. administratieve medewerkers, controllers, ondersteuning, adviseurs, functioneel beheerders, buitendienstmedewerkers), volgens het principe van ‘train the trainer’;
• inrichting van autorisaties, logging en audittrails (in een pré-productieomgeving);
• uitvoering/begeleiding/ondersteuning van alle benodigde testprocedures in een ingerichte test- en/of acceptatieomgeving.

2. Acceptatieomgeving
De nieuwe leverancier implementeert en stelt een acceptatieomgeving beschikbaar (eventueel inclusief testomgeving voor integraties). Het doel van de acceptatieomgeving is dat de beheerorganisatie van de Cogas-groep de bedrijfsvoeringsoplossing (inclusief data en koppelingen) en de bedrijfsprocessen kan testen in een omgeving die gescheiden is van de productieomgeving. De acceptatieomgeving is een kopie van de productieomgeving. Releases, upgrades en andere vernieuwingen in de software worden eerst in de acceptatieomgeving beschikbaar gesteld, getest en bij acceptatie in productie genomen. Eventueel beschikbare broncode wordt eveneens op de acceptatieomgeving geplaatst en onderhouden, voorzien van alle noodzakelijke documentatie.

3. Ondersteuning vanuit de Cogas-groep
De onderdelen van de Cogas-groep bieden ondersteuning bij de implementatie van de aangeboden integrale bedrijfsvoeringsoplossing en stellen projectresources beschikbaar op het gebied van projectmanagement, business consultancy, verandermanagement, informatiemanagement/analyse, (functioneel/technisch) beheer en processpecialisten (proceseigenaren, key users) voor de processen in scope van de betreffende opdracht.

4. Uitgangspunten implementatie
Voor de implementatie gelden de volgende uitgangspunten:

• digitaal werken en automatiseren van functionele onderdelen;
• standaardisering en uniformering van processen, data, informatie en IT-landschap;
• tijd-, plaats- en device-onafhankelijk werken (any time, anywhere, any device);
• aansluiten op bestaande architectuurprincipes en beveiligingseisen (zie Projectstartarchitectuur);
• passend niveau van informatiebeveiliging: de integrale bedrijfsvoeringsoplossing functioneert qua beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid op een niveau dat consistent is met de vereisten voor de ondersteunde bedrijfsprocessen;
• waar mogelijk of wenselijk: eenmalige opslag, meervoudig gebruik van gegevens, met inachtneming van wettelijke verplichtingen inzake scheiding van gegevens (zie Lichtblauwdruk Processen Cogas-groep);
• opslag in de centrale documentrepository (SharePoint) van de onderdelen van de Cogas-groep.

5. Kaders bruikbaarheid
Ter zake van ‘bruikbaarheid’ van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing gelden de volgende kaders:

• de onderdelen van de Cogas-groep stellen hoge eisen aan de bruikbaarheid van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing, gedragen door een grote mate van beschikbaarheid van functionaliteit en betrouwbaarheid van gegevens;
• de bediening van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing is op moderne en intuïtieve wijze mogelijk;
• de userinterface voldoet blijvend aan actuele standaarden en heeft een look and feel die aansluit bij deze tijd;
• een goede zoekfunctionaliteit die bijdraagt aan een intuïtieve werking van het systeem en het bieden van de juiste informatie in elke gewenste context (dus niet via ‘control-f’);
• medewerkers hebben in elke context de voor hen relevante informatie tot hun beschikking;
• de integrale bedrijfsvoeringsoplossing houdt hier qua lay-out, interface en het presenteren en vindbaar maken van informatie rekening mee;
• de onderdelen van de Cogas-groep verwachten een contextafhankelijke helpfunctie om de zelfredzaamheid van hun medewerkers zo groot mogelijk te maken;
• medewerkers kunnen snel en soepel door de procesflows heen werken waarbij de voor dat proces benodigde volledigheidscontroles standaard zijn ingebouwd;
• de look and feel en bediening van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing is consequent doorgevoerd in de verschillende modules;
• de integrale bedrijfsvoeringsoplossing is snel en reageert direct op handelingen van de gebruiker;
• de bedrijfsvoeringsoplossing biedt een rolgebaseerd autorisatiemodel, centraal beheerd, en met de mogelijkheid dit vanuit een identity & access management-systeem te beheren;
• de integrale bedrijfsvoeringsoplossing ondersteunt het werken op verschillende en wisselende devices en interfaces;
• het systeem is responsive en adaptive/schaalbaar;
• leverancier voorziet in een modulaire systeeminrichting om een aantoonbaar robuust systeem samen te stellen;
• archivering of verwijdering (AVG) van gegevens (gestructureerd en ongestructureerd) is mogelijk;
• gearchiveerde gegevens kunnen worden geraadpleegd en conform wettelijke voorschriften/bewaartermijnen geautomatiseerd, onder toezicht van een medewerker van de Cogas-groep, worden geschoond;
• er kunnen integriteitschecks worden uitgevoerd en leverancier levert de juiste Nederlandstalige documentatie op om dit mogelijk te maken;
• de bedrijfsvoeringsoplossing kan leestekens, diakritische tekens, tarieven tot vier decimalen, sleutelwaarden tot en met achttien numerieke waarden (EAN-code) en alfanumerieke meternummers tot en met zeventien tekens verwerken;
• de data in de integrale bedrijfsvoeringsoplossing is toegankelijk en beschikbaar voor gebruik in externe rapportageomgevingen;
• de bedrijfsvoeringsoplossing dient ook autonoom te voorzien in rapportages en dashboards;
• alle gebruikersinteracties worden gelogd ten behoeve van het kunnen presenteren van een audit trail.

6. Compliance energiewetgeving
De integrale bedrijfsvoeringsoplossing is blijvend compliant aan energiewetgeving, waardoor in ieder geval doch niet uitsluitend rechten tussen Coteq Netbeheer B.V. en de overige entiteiten van de Cogas-groep zijn gescheiden.

7. Beheer en onderhoud
De leverancier zorgt voor het correctief en vernieuwend onderhoud en beheer, inclusief het beschikbaar stellen en in stand houden van een servicedesk, technisch (applicatie)beheer van de geïmplementeerde integrale bedrijfsvoeringsoplossing, aansluitend op de visie van de Cogas-groep op sourcing (zie PSA) en het daaruit voortvloeiende beheermodel. Een en ander zoals beschreven in de SLA en contractuele voorwaarden (inclusief het voorzien in patches, updates, upgrades, etc.).

8. Productieontwikkeling
Voor de productieontwikkeling van leverancier verwacht de Cogas-groep dat hij:

• tijdig de landelijke (d.w.z. in Nederland) ontwikkelingen en veranderende toepasselijke wetgeving opneemt in de software;
• bij versieovergangen zorgdraagt voor minimale verstoringen en minimale inspanning bij de onderdelen van de Cogas-groep;
• zich zoveel mogelijk baseert op beproefde standaarden;
• goed geteste software oplevert voordat deze in de acceptatie- of testomgeving ter beschikking wordt gesteld;
• in beginsel geen maatwerk inricht in zijn systemen;
• leverancier dient van tevoren expliciet kenbaar te maken als er gebruik wordt gemaakt van maatwerk en aangeeft of dit tijdelijk is of niet;
• innoveert en ontwikkelt, waarbij er durf is te ondernemen en anders te denken.

Aanbestedingsprocedure

De aanbesteding is uitgevoerd via een ‘mededingingsprocedure met onderhandelingen’. De aanbesteding bestond in onze aanpak uit twee informele en twee formele fasen:

1. Voorbereidingsfase (informeel)
   In deze fase werden de voorbereidingen getroffen voor de aanbesteding.
2. Selectiefase (formeel)
   In deze fase werden twee leveranciers geselecteerd waarmee de inlichtingenfase werd doorlopen.
3. Inlichtingenfase (informeel)
   In deze fase beantwoordden de geselecteerde leveranciers mondeling (middels een interactieve presentatie) en schriftelijk een aantal zorgvuldig geformuleerde vragen omtrent de voorlopige behoeftestelling van Cogas Groep. Er kon vrij worden gediscussieerd en de organisatie en stakeholders werden actief betrokken.
4. Onderhandelingsfase (formeel)
   In deze fase brachten de geselecteerde leveranciers hun voorlopige inschrijving of offerte uit. Er vond nadere afstemming plaats over de voorgestelde oplossingen. Ook in deze fase was ruimte voor discussie en betrokkenheid van de organisatie en stakeholders van Cogas Groep. Vervolgens werkten de leveranciers hun definitieve inschrijving of offerte uit en dienden zij deze in, inclusief de prijsstelling. Pas in deze fase werd het aanbestedingsproces strikt geformaliseerd en vond de beoordeling en uiteindelijke gunning plaats.

Werkzaamheden Emtio

• Opstellen/penvoeren aanbestedingsdocumenten.
• Redactie ‘Lichtblauwdruk Processen’ en ‘Projectstartarchitectuur’.
• Opstellen/uitonderhandelen contractvoorwaarden.
• Opstellen prijsuitvraag.
• Procedurele begeleiding TenderNed.

Planning

De aanbestedingsprocedure is conform onderstaande planning doorlopen:

Resultaat

De aanbestedingsprocedure is succesvol afgerond met de gunning van de opdracht aan Ferranti Computer Systems N.V. (België).

Kwalitatieve inzet vanuit Emtio

De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg. Lees meer over Emtio.