Selectie integrale bedrijfsvoeringsoplossing voor Stichting Samen Ambitieus Rotterdam Onderwijs (SARO)

Na de zomer van 2024 werd Emtio door Stichting Samen Ambitieus Rotterdam Onderwijs (SARO) gevraagd voor de begeleiding van een Europese aanbesteding voor de selectie van een integrale bedrijfsvoeringsoplossing voor financiën en HRM.

SARO en de aanleiding

Op 1 januari 2024 zijn LMC Voortgezet Onderwijs en Kind en Onderwijs Rotterdam gefuseerd en samengegaan onder de naam SARO (Samen Ambitieus Rotterdams Onderwijs). Vanaf deze datum werd er gewerkt met twee verschillende bedrijfsvoeringssystemen, in afwachting van het resultaat van de onderhavige aanbestedingsprocedure die ertoe moest leiden dat SARO met één integrale bedrijfsvoeringsoplossing zou gaan werken.

Tijdens de voorbereiding werd gewerkt met de volgende systemen voor het automatiseren van administratieve en repetitieve taken en vastlegging:

• AFAS/Profit: een oplossing voor integrale bedrijfsvoering voor HR, Payroll en Finance.
• Net: een HR- & Payroll-oplossing.
• Exact: een oplossing voor Finance.

In de nieuwe situatie was het streven om zoveel mogelijk te werken met uniforme processen. Gezien het feit dat er gewerkt werd met drie cao’s (PO, VO en Bestuurders Funderend Onderwijs) zou daarop soms een uitzondering moeten worden gemaakt vanwege toepasselijke regelgeving. De integrale bedrijfsvoeringsoplossing moest daarmee in ieder geval voornoemde drie cao’s ondersteunen, met op termijn ook de mogelijkheid van een vierde cao (kinderopvang). Daarnaast was sprake van specifieke secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden die in een aantal gevallen door de aangeboden integrale bedrijfsvoeringsoplossing ondersteund moesten worden.

Per 1 januari 2024 zijn als gevolg van de bestuurlijke fusie de afzonderlijke HR-afdelingen van K&OR en LMC samengevoegd tot één HR-afdeling die voor SARO werkt. De HR-afdeling bestaat uit ongeveer 20 medewerkers, verdeeld over drie teams: Advies en Beleid, PSA (Personeels- en Salarisadministratie) en de SARO Academie. SARO werkt met een centraal georganiseerde stafafdeling, die wordt aangestuurd door de stafdirecteur HRM. Hoewel er sprake is van één centrale HR-afdeling, wordt veelal nog in separate domeinen (PO en VO) gewerkt en is de HR-dienstverlening op verschillende uitgangspunten gebaseerd en daarmee verschillend georganiseerd.

De uitdaging ligt de komende tijd in het komen tot één HR-dienstverleningsmodel voor de gehele organisatie, het harmoniseren van processen en beleid en het professionaliseren van de HR-functionaliteit. De HR-afdeling verzorgt de relevante HR-processen voor ruim 2.400 personeelsleden, PNIL’ers/stagiairs en docenten in opleiding.

De afdeling Finance en Control bestaat uit dertien medewerkers en kent de volgende subonderdelen/teams:

• Control
• Financiële administratie
• Inkoop
• Subsidies

De afdeling valt onder leiding van de directeur Finance en Control en is centraal verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning- & controlcyclus (op stichting-, cluster-, staf- en schoolniveau), het voeren van de financiële administratie, het uitvoeren van treasury, het registreren van contracten, het begeleiden van inkooptrajecten en het ondersteunen bij subsidietrajecten (verantwoording).

De ‘opdracht’

In de aanbestedingsdocumenten was de ‘opdracht’ als volgt verwoord:

De nieuwe leverancier diende zorg te dragen, met inachtneming van de hiervoor verwoorde doelstelling en de hierna genoemde verplichte kaders, voor:

1. Oplevering van de functionaliteit van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing ter ondersteuning van de processen zoals afgebakend in de Lichtblauwdruk Processen, door:

• • beschikbaarstelling op basis van single sign-on en multifactor-authenticatie, op basis van voldoende gebruiksrechten (rolgebaseerd en rekening houdend met het gebruik op een TAP-omgeving die door de leverancier via de cloud wordt aangeboden), van alle benodigde onderdelen/modulen van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing, waarbij de integrale bedrijfsvoeringsoplossing (althans het HRM-deel) als kernregistratiesysteem voor (medewerkers)gegevens dient en ESS/MSS zoveel mogelijk de start van processen dient te zijn;
  • ontwerp en configuratie van de procesondersteuning op basis van de Lichtblauwdruk Processen Financiën/HRM en Architectuuruitgangspunten;
  • beschikbaarstelling, voor zover toepasselijk voor SARO, van openbare basisgegevens voor gebruik ten behoeve van alle functionaliteiten van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing;
  • uitvoering/begeleiding/ondersteuning van alle benodigde (functionele) test- en acceptatieprocedures;
  • technische inrichting van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing ten behoeve van documentgeneratie (m.n. het geschikt maken van de generieke sjablonen voor toepassing in combinatie met de stationary – briefpapier, enveloppen, enz. – van documentgeneratie op basis van de generieke sjablonen);
  • configuratie van alle context- en taak-specifieke ondersteuning;
  • veilige integratie met kantoorautomatisering en relevante bedrijfsvoeringsapplicaties, waaronder leerlingenvolg- en facilitaire systemen, en aanpalende financiële systemen (bijvoorbeeld begrotingstool Capisci, Kas & Pas) en IAM, zoals aangeduid in de Architectuurprincipes en ook in de Lichtblauwdruk Processen;
  • het uitoefenen van de regierol door de leverancier, op basis van een door hem geaccepteerde resultaatsverplichting, in relatie tot de betreffende derde partijen als het gaat om de realisatie van koppelingen met oplossingen van derde partijen;
  • beveiligde datamigratie van de volgende, door SARO aan te leveren, soorten gegevens naar de integrale bedrijfsvoeringsoplossing op basis van een door de leverancier voorgeschreven bestandsformaat/mal:
    • kerngegevens, en
    • procesgegevens;
  • opleiding t.b.v. het (ESS/MSS-)gebruik en functioneel (applicatie)beheer van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing (voor verschillende groepen gebruikers, zoals administratieve ondersteuning, adviseurs en functioneel beheerders). Uitgangspunt bij het opleiden van eindgebruikers is het principe van ‘train the trainer’. Functioneel (applicatie)beheerders dienen tevens te worden opgeleid voor het kunnen wijzigen en maken van (nieuwe) rapportages en het wijzigen en maken van sjablonen (bijvoorbeeld voor contracten, contractwijzigingen, brieven en andere schriftelijke uitingen van SARO);
  • inrichting van autorisaties, logging en audittrails (in een pré-productieomgeving);
  • uitvoering/begeleiding/ondersteuning van alle benodigde testprocedures in een daarvoor ten behoeve van SARO ingerichte test- en/of acceptatieomgeving(en).

2. De leverancier zorgt voor het onderhoud, beheer en ondersteuning, inclusief technisch (applicatie)beheer van de integrale bedrijfsvoeringsoplossing, aansluitend op de visie van SARO op sourcing en het daaruit voortvloeiende beheermodel (aankoop van een cloudoplossing met de daartoe behorende specifieke kenmerken). Een en ander zoals beschreven in de SLA (door de inschrijver op te stellen en als bijlage bij de overeenkomst te voegen), inclusief het voorzien in patches, updates en upgrades.

Ter nadere verdieping van het bovenstaande zijn twee belangrijke bijlagen opgesteld:

• Lichtblauwdruk Processen
• Architectuuruitgangspunten

Aanbestedingsprocedure

Op advies van Emtio is de aanbesteding door middel van een Europese openbare procedure doorlopen.

Werkzaamheden Emtio

• Opstellen/penvoering bij alle aanbestedingsdocumenten
• Redactie Lichtblauwdruk Processen en Architectuuruitgangspunten
• Opstellen project- en exploitatieovereenkomst
• Opstellen prijsuitvraag
• Procesbegeleiding beoordeling
• Opstellen extern gerichte brieven met gunningsbesluit

Planning

De aanbesteding is geheel conform de planning doorlopen:

De aanbestedingsprocedure is succesvol afgerond met de gunning van de opdracht aan AFAS Software B.V.

Kwalitatieve inzet vanuit Emtio

De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg. Lees meer over ons.