In het najaar van 2021 werd Emtio door Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) ingehuurd om een aanbesteding te begeleiden voor de selectie van een cloudoplossing voor VTH en zaakgericht werken. De aangeboden oplossing diende tevens de functionaliteit van een digitaal archief te ondersteunen.
Emtio heeft bij dit project samengewerkt met Dirk Koster, materiedeskundige op het terrein van zaakgericht werken/DMS/RMA en tevens projectleider voor de implementatie.
De aanbesteding is via een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd.
De aanbestedingsprocedure
De insteek was een functionele behoeftestelling, verwoord in een project startarchitectuur (PSA). De PSA werd tijdens de selectiefase van de procedure in concept (v0.8) bij de aanbestedingsdocumenten gevoegd. Het concept was echter dermate concreet beschreven dat de kwantitatieve en kwalitatieve scope van de opdracht voldoende ‘bepaalbaar’ was. Daarmee konden potentiële aanbieders bepalen of de opdracht wel of niet geschikt voor hen zou zijn.
Op basis van de selectieleidraad beoogde VRK drie aanbieders te selecteren met wie zij een consultatieronde ging doorlopen. Tijdens de selectiefase is daartoe een ‘voorlopig beschrijvend document’ (VBD) opgesteld waarin een twintigtal open vragen werd geformuleerd omtrent de eigen behoeftestelling van VRK, het concept van de PSA. De vragen werden door de aanbieders, in interactieve gesprekssessies met het projectteam van VRK, beantwoord en bediscussieerd.
Op basis van de bevindingen kon het projectteam vervolgens de finale versie van de PSA (v1.0) opstellen en heeft Emtio het definitief beschrijvend document (DBD) opgesteld.
Daarna werden de aanbieders in staat gesteld een voorlopige inschrijving in te dienen, bestaande uit een concept ‘Oplossingsvoorstel’, een concept ‘Transitieplan’ en een concept ‘Service Level Agreement’ (SLA).
Deze concepten werden, nadat ze waren ingediende, bestudeerd door het projectteam en per document en per aanbieder is vervolgens een ‘gesprekspunten-notitie’ opgesteld. Deze werd naar de betreffende aanbieders gezonden en daarna werden opnieuw gesprekssessies doorlopen. Het was de bedoeling dat de aanbieders op basis van de gesprekssessies in staat waren hun inschrijvingen te verbeteren.
De verbeterde versies werden daarna, vergezeld van de prijsstelling, als definitieve inschrijving ingediend en konden door het projectteam worden beoordeeld.
De aanbesteding werd daarna succesvol afgesloten met gunning van de opdracht aan Genetics.
Projectplanning
De aanbestedingsprocedure is geheel binnen budget en vooraf vastgestelde planning doorlopen:
- December 2021: start voorbereiding en opstellen selectieleidraad.
- 21 januari 2022: aankondiging TenderNed.
- 30 mei 2022: voorlopig gunningsbesluit.
- 20 juni 2022: einde bezwaartermijn en definitieve gunning.
Rol van Emtio
- Emtio heeft een eigen ontwikkelde variant van de mededingingsprocedure toegepast, waarin een consultatiefase tijdens de aanbestedingsprocedure is ingevoegd.
- Emtio heeft de Inkoopeisen Cybersecurity Overheid (ICO) toegepast.
- Emtio heeft alle aanbestedingsdocumenten opgesteld, met uitzondering van de PSA die door Dirk Koster is opgesteld (waar Emtio wel de eindredactie op heeft gedaan).
De aanbestedingsdocumenten:- Selectieleidraad
- Referentiesjabloon
- PSA
- Inkoopeisen Cybersecurity Overheid
- Inschrijvingsmodel (prijsuitvraag)
- Sjabloon Kansendossier
- Overeenkomst ‘ter beschikking stellen, implementeren en beheer VTH/Zaaksysteem’
- Verwerkersovereenkomst
- Nota’s van Inlichtingen
IT inkoop
Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio of bekijk onze pagina’s IT Aanbesteding of IT Sourcing.
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)