Aanbesteding Enterprise Resource Planning (ERP)

De aanbesteding van een ERP-systeem wordt soms als lastig ervaren omdat er een programma van eisen nodig is. Maar wist u dat met Emtio een ERP-systeem ook succesvol zonder een vuistdik programma van eisen kunt aanbesteden?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem zorgt voor automatisering van bedrijfsprocessen binnen een informatiesysteem en/of managementsysteem. Omdat geen enkele organisatie hetzelfde is, kan een ERP-aanbesteding soms als lastig ervaren worden.

Waarschijnlijk kent u wel de meest bekende leveranciers van de ERP-oplossingen in deze markt:

SAP (S/4 HANA)
Microsoft (Dynamics)
Oracle (ERP Cloud)
AFAS
Exact

Ook kent u waarschijnlijk de system integrators die zorgen voor de inrichting en/of implementatie, waarvan er een aantal ook nog additionele software naast de ERP-oplossing aanbieden:

Accenture
Ferranti
Itineris
KPMG
CAPGemini
PricewaterhouseCoopers
Dimensys

Bij een aanbesteding voor een ERP-systeem is vaak een programma van eisen nodig.

Maar wist u dat u een ERP-systeem ook succesvol zonder een vuistdik programma van eisen kunt aanbesteden?

Lichtblauwdruk (SOLL) processen

Emtio heeft een methode ontwikkeld waarbij wij samen met onze opdrachtgever een Lichtblauwdruk (SOLL) processen opstellen. In deze Lichtblauwdruk beschrijft u samen met ons de (deel)processen, de procesflows, en het procesmodel van de informatiestromen binnen uw organisatie. Denk daarbij aan CRM, financiën, HRM/Payroll, ordermanagement, projecten/uren, etc.

Met het opstellen van de Lichtblauwdruk beschrijft u een functionele behoefte. U koopt immers een applicatie ter ondersteuning en/of uitvoering van bepaalde processen. Een leverancier wil daarom inzicht krijgen in deze processen om zijn implementatie-inspanning en maatwerkinspanning goed te kunnen begroten.

Projectstartarchitectuur (PSA)

Naast de Lichtblauwdruk beschrijven we samen met onze opdrachtgever de architectuurprincipes voor de opdracht. In deze projectstartarchitectuur (PSA) wordt de doelarchitectuur beschreven. In deze doelarchitectuur is er aandacht voor de volgende zaken:

omgeving
producten en diensten
applicatiebeschrijvingen
informatievoorziening
ICT-infrastructuur
organisatie van de informatievoorziening

Deze zaken kunnen eventueel verspreid worden over zogenaamde plateaus.

Het informatiebeleid

Het informatiebeleid en eventuele afwijkingen daarop worden beschreven en gemotiveerd. Belangrijke bijlagen hierbij zijn:

producten en dienstencatalogus
applicatiebeschrijvingen
koppelvlakken
een beschrijving van beveiligingsniveaus en/of informatiebeveiligingseisen.

Afhankelijk van de scope wordt in een aantal gevallen tevens een functionele beschrijving gegeven van het klantportaal.

Het aanbestedingsproces

Eerst worden de Lichtblauwdruk en de PSA in concept beschreven. Daarna worden deze met een aantal gerichte vragen voorgelegd aan geselecteerde leveranciers. Deze consultatie en de voorafgaande selectie laten we tijdens de aanbestedingsprocedure en face to face plaatsvinden.

Het doel hiervan is de vraag (uw behoefte) en het aanbod (van de leveranciers) zo dicht als mogelijk bij elkaar brengen voordat u tot gunning van een opdracht overgaat. U onderzoekt hierbij in feite de mate waarin uw behoeftestelling realistisch is ten opzichte van de mogelijkheden die de leveranciers kunnen bieden.

Voorlopige offerte of inschrijving

Op basis van de uiteindelijke versie(s) van de Lichtblauwdruk en architectuurprincipes kunnen dezelfde geselecteerde leveranciers een voorlopige offerte of inschrijving indienen.

Deze voorlopige offerte of inschrijving bestaat uit een concept oplossingsvoorstel en een concept projectaanpak. Ook deze documenten worden face to face met de betreffende leveranciers doorgesproken. Hierbij is het doel tweeledig: een nog betere aansluiting tussen behoefte en voorgestelde oplossingen én het verbeteren van de kwaliteit.

Na de gesprekken dienen de leveranciers hun definitieve voorstellen in. Deze voorstellen zijn vergezeld van de aangeboden prijsstelling.

Andere mogelijke contactmomenten die in onze aanpak vaak worden toegepast zijn interactieve demo’s en/of usability-tests en het afnemen van interviews.

Hoe lang duurt dit aanbestedingsproces?

Dit aanbestedingsproces is een intensief traject. De doorlooptijd, te rekenen vanaf de start van de voorbereidingsfase tot en met de ondertekening overeenkomstenset, neemt negen tot elf maanden in beslag.

Gelet op de uitgebreide inspanning die van leveranciers wordt gevraagd adviseren wij een offertevergoeding toe te kennen aan de geselecteerde leveranciers die de opdracht niet gegund krijgen.

Neem contact op met Emtio

Bent u benieuwd wij een functionele behoeftestelling en het hele afstemmingsproces in een aanbestedingsprocedure vormgeven? Neem dan gerust contact met ons op.

Referenties ERP aanbesteding:

Bij deze klanten heeft Emtio geholpen met het aanbesteden van een ERP-systeem:

Emtio helpt u graag verder met:

het zorgvuldig afstemmen van uw aanbestedingsstrategie
het formuleren van uw doelstellingen, de scope en uw (functionele) behoeftestelling
de procesbegeleiding (opstellen aanbestedingsdocumenten, beoordelingsdocumenten, begeleiding beoordelingen, begeleiden demo’s en usability-testen, opstellen gunningsbesluiten, contacten met leveranciers, contractbesprekingen)

Samenwerken met Emtio levert u op:

snelle doorstart van inkoop naar project door een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject
een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier met bijbehorende cloud- en/of pakketoplossing
een afgestemde overeenkomst op maat voor het onderwerp geschreven, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase

Wat Emtio doet

Advies over inbesteden en procurement
Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
Advies over ICT-recht
Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)