Emtio begeleidt Europese aanbesteding voor afvalinzamelaar HVC

Emtio is door HVC ingehuurd als procesbegeleider voor de Europese aanbesteding ‘SINFIS’. Dit is de afkorting voor ‘Selectie en implementatie nieuw financieel systeem’.

HVC

HVC Alkmaar mei 2008 pand close | Emtio
HVC Alkmaar mei 2008 pand close

HVC is een toonaangevend duurzaam grondstoffen- en energiebedrijf van en voor gemeenten en waterschappen. 46 gemeenten en zes waterschappen zijn aandeelhouder van HVC. HVC is verantwoordelijk voor het duurzaam afvalbeheer van haar aandeelhouders. Daarnaast produceert HVC energie die wordt geleverd aan gemeenten, waterschappen, bedrijven en particulieren. Ook ondersteunt HVC bij maatregelen om lokaal te verduurzamen.

HVC is de grootste niet-commerciële afvalinzamelaar van Nederland. Het restafval van twaalf procent van de inwoners van Nederland, ofwel bijna één miljoen huishoudens, wordt door HVC verwerkt. Energie (warmte, elektriciteit en gas) halen ze uit afval, biomassa, wind, zon en geothermie.

Veranderde bedrijfsactiviteiten

Sinds de implementatie van het huidige financiële systeem zijn de bedrijfsactiviteiten van HVC veranderd. Van een huisvuilafvalverwerker naar een onderneming die verantwoordelijk is voor het duurzaam afvalbeheer van haar aandeelhouders. Daarnaast produceert HVC duurzame energie en levert dit aan diverse partijen.

Vernieuwing financiële systeem

Als gevolg van de veranderde bedrijfsactiviteiten van HVC is vernieuwing van het financiële systeem noodzakelijk. Financiële stabiliteit, risicobeheersing en ‘operational excellence’ zijn belangrijke doelstellingen voor de komende jaren. Het verbeteren van kostprijscalculaties en beter inzicht in het rendement van investeringen dragen bij aan deze doelstellingen.

Europese aanbesteding

HVC besloot daarom hiervoor een Europese aanbestedingsprocedure uit te voeren. Joop Schuilenburg werd door HVC benaderd voor een kennismaking en een gesprek over de aanbestedingsstrategie. Dit leidde tot het verzoek een offerte in te dienen. De opdracht is in oktober 2016 aan Emtio gegund.

Er is een Europese aanbesteding doorlopen waarbij volledig functioneel behoefte is  gesteld en waarbij veel contactmomenten met leveranciers zijn gecreëerd. Er is geen programma van eisen opgesteld. De aanbesteding is via de nieuwe ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd.

De aanbesteding is via www.tenderned.nl gepubliceerd (met referentie 119888). Emtio droeg zorg voor de procesbegeleiding:

  • het opstellen van alle aanbestedingsdocumenten,
  • het opstellen van conceptcontracten,
  • procedurele begeleiding,
  • interviews voorbereiden,
  • dialoogsessies,
  • communicatie met marktpartijen, en
  • het voorbereiden van interne besluitvorming.

De aanbestedingsprocedure is eind april 2017 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan Profource die samen met haar partner KPMG een ERP-oplossing aanbood op basis van Oracle Cloud.

Enterprise Performance Management

HVC beschikte nog niet over een oplossing voor EPM. Financiële stabiliteit, risicobeheersing en ‘operational excellence’ vormen voor HVC belangrijke doelstellingen voor de komende jaren. Het verbeteren van kostprijscalculaties en beter inzicht in het rendement van investeringen dragen bij aan deze doelstellingen.

Om aan huidige informatie eisen en wensen te voldoen en onderdeel te blijven van de keten in een dynamische afval- en energiesector, zijn moderne IT-systemen een vereiste. Compliance en risicomanagement (waaronder IT-beveiliging en data privacy) stellen hoge eisen aan de administratieve organisatie, interne controle en beheersing. Een correcte inrichting en beheer van EPM vormt een voorwaarde om aan compliance en risicomanagement te voldoen. Hierbij is grip op interne beheersing en controle afgestemd op rollen en rechten van de medewerkers een afgeleide.

HVC wilde interne en externe transparantie realiseren met behulp van gebruikersvriendelijke, eenduidige rapportages, budgettering en forecasting.

Om die reden werd direct na afronding van de ERP-aanbesteding een nieuwe aanbesteding opgestart voor de selectie, implementatie en het beheer van een cloudvoorziening voor EPM. Emtio heeft ook daar de procesbegeleiding uitgevoerd en de aanbestedingsdocumenten opgesteld, de redactie op de functionele behoeftestelling uitgevoerd en de contracten opgesteld. Bij de procesbegeleiding hoorde ook de procedurele begeleiding van de aanbesteding. De aanbesteding is medio 2017 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan CCH Tagetik.

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio.

HVC Alkmaar mei 2008 pand close | Emtio

Emtio begeleidt Europese aanbesteding voor afvalinzamelaar HVC

Emtio is door HVC ingehuurd als procesbegeleider voor de Europese aanbesteding 'SINFIS'. Dit is de afkorting voor 'Selectie e

Meer lezen
Syntrophos Shared Service Center | Emtio

Europese aanbesteding ICT-hardware en generieke software voor Syntrophos

Het shared service centrum Syntrophos, voor de deelnemende gemeenten Brielle, Nissewaard en Westvoorne, heeft Emtio opdracht

Meer lezen
Gemeente Lochem | Emtio

Emtio begeleidt Europese aanbesteding bij Gemeente Lochem

De gemeente Lochem heeft Emtio gevraagd haar te begeleiden bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie en vervolgens op te

Meer lezen
Gemeente Berkelland | Emtio

Gemeente Berkelland kiest voor Emtio

Nadat gemeente Berkelland via de website van Emtio een kennismakingsgesprek arrangeerde is Emtio gevraagd een complexe Europe

Meer lezen
Provincie Limburg | Emtio

Emtio begeleidt aanbesteding VTH-applicatie Provincie Limburg

Provincie Limburg Emtio is door de Provincie Limburg ingehuurd om een omvangrijke en complexe Europese aanbesteding te begel

Meer lezen
SWEMP Convenant woningcorporaties | Emtio

Woningcorporaties ondertekenen door Emtio opgesteld SWEMP-convenant

Medio november hebben vijf woningcorporaties het door Emtio opgestelde ‘SWEMP-convenant’ ondertekend. Dit is een convenan

Meer lezen
Programma van Eisen vs. de markt | Emtio

Inkoopprocedures: een Programma van Eisen vs. de markt

Emtio past bij de uitvoering van ICT-inkooptrajecten in de afgelopen twee jaar steeds minder de alom bekende methode via een

Meer lezen

ERP aanbestedingen: 10 overwegingen voor je begint

Ik was de afgelopen maanden, en ook op dit moment, betrokken in meerdere ERP-aanbestedingen. ERP, afkorting voor ‘Enterpris

Meer lezen
Aanbesteden IT-raamovereenkomsten | Emtio

Het aanbesteden van IT-raamovereenkomsten kan veel goedkoper

Waarom zijn de kosten van IT aanbestedingen voor raamovereenkomsten zo hoog? Kan dat niet beter? De hoge kosten worden vooral

Meer lezen