Emtio is door HVC ingehuurd als procesbegeleider voor de Europese aanbesteding ‘SINFIS’. Dit is de afkorting voor ‘Selectie en implementatie nieuw financieel systeem’.
HVC
HVC is een toonaangevend duurzaam grondstoffen- en energiebedrijf van en voor gemeenten en waterschappen. 46 gemeenten en zes waterschappen zijn aandeelhouder van HVC. HVC is verantwoordelijk voor het duurzaam afvalbeheer van haar aandeelhouders. Daarnaast produceert HVC energie die wordt geleverd aan gemeenten, waterschappen, bedrijven en particulieren. Ook ondersteunt HVC bij maatregelen om lokaal te verduurzamen.
HVC is de grootste niet-commerciële afvalinzamelaar van Nederland. Het restafval van twaalf procent van de inwoners van Nederland, ofwel bijna één miljoen huishoudens, wordt door HVC verwerkt. Energie (warmte, elektriciteit en gas) halen ze uit afval, biomassa, wind, zon en geothermie.
Veranderde bedrijfsactiviteiten
Sinds de implementatie van het huidige financiële systeem zijn de bedrijfsactiviteiten van HVC veranderd. Van een huisvuilafvalverwerker naar een onderneming die verantwoordelijk is voor het duurzaam afvalbeheer van haar aandeelhouders. Daarnaast produceert HVC duurzame energie en levert dit aan diverse partijen.
Vernieuwing financiële systeem
Als gevolg van de veranderde bedrijfsactiviteiten van HVC is vernieuwing van het financiële systeem noodzakelijk. Financiële stabiliteit, risicobeheersing en ‘operational excellence’ zijn belangrijke doelstellingen voor de komende jaren. Het verbeteren van kostprijscalculaties en beter inzicht in het rendement van investeringen dragen bij aan deze doelstellingen.
Europese aanbesteding
HVC besloot daarom hiervoor een Europese aanbestedingsprocedure uit te voeren. Joop Schuilenburg werd door HVC benaderd voor een kennismaking en een gesprek over de aanbestedingsstrategie. Dit leidde tot het verzoek een offerte in te dienen. De opdracht is in oktober 2016 aan Emtio gegund.
Er is een Europese aanbesteding doorlopen waarbij volledig functioneel behoefte is gesteld en waarbij veel contactmomenten met leveranciers zijn gecreëerd. Er is geen programma van eisen opgesteld. De aanbesteding is via de nieuwe ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’ uitgevoerd.
De aanbesteding is via www.tenderned.nl gepubliceerd (met referentie 119888). Emtio droeg zorg voor de procesbegeleiding:
- het opstellen van alle aanbestedingsdocumenten,
- het opstellen van conceptcontracten,
- procedurele begeleiding,
- interviews voorbereiden,
- dialoogsessies,
- communicatie met marktpartijen, en
- het voorbereiden van interne besluitvorming.
De aanbestedingsprocedure is eind april 2017 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan Profource die samen met haar partner KPMG een ERP-oplossing aanbood op basis van Oracle Cloud.
Enterprise Performance Management
HVC beschikte nog niet over een oplossing voor EPM. Financiële stabiliteit, risicobeheersing en ‘operational excellence’ vormen voor HVC belangrijke doelstellingen voor de komende jaren. Het verbeteren van kostprijscalculaties en beter inzicht in het rendement van investeringen dragen bij aan deze doelstellingen.
Om aan huidige informatie eisen en wensen te voldoen en onderdeel te blijven van de keten in een dynamische afval- en energiesector, zijn moderne IT-systemen een vereiste. Compliance en risicomanagement (waaronder IT-beveiliging en data privacy) stellen hoge eisen aan de administratieve organisatie, interne controle en beheersing. Een correcte inrichting en beheer van EPM vormt een voorwaarde om aan compliance en risicomanagement te voldoen. Hierbij is grip op interne beheersing en controle afgestemd op rollen en rechten van de medewerkers een afgeleide.
HVC wilde interne en externe transparantie realiseren met behulp van gebruikersvriendelijke, eenduidige rapportages, budgettering en forecasting.
Om die reden werd direct na afronding van de ERP-aanbesteding een nieuwe aanbesteding opgestart voor de selectie, implementatie en het beheer van een cloudvoorziening voor EPM. Emtio heeft ook daar de procesbegeleiding uitgevoerd en de aanbestedingsdocumenten opgesteld, de redactie op de functionele behoeftestelling uitgevoerd en de contracten opgesteld. Bij de procesbegeleiding hoorde ook de procedurele begeleiding van de aanbesteding. De aanbesteding is medio 2017 succesvol afgerond met gunning van een opdracht aan CCH Tagetik.
IT inkoop
Meer weten over Europese aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio.
