Na een koerswijziging in de ICT-voorziening wil Dunea een belangrijk deel van haar processen in één ERP-systeem samenbrengen. Joop Schuilenburg van Emtio is door Dunea ingehuurd als projectleider aanbesteding ERP.
Dunea
Dunea produceert en levert drinkwater aan circa 1,3 miljoen klanten in het westelijk deel van Zuid-Holland. Daarnaast worden meer dan één miljoen bezoekers per jaar in de duinen tussen Katwijk en Monster ontvangen. Het aantal administratieve aansluitingen bedraagt ruim 600.000. Dunea levert haar diensten met ruim 500 medewerkers (fte).
In 2015 is het managementteam van Dunea op basis van een onderzoek naar de toekomstige informatievoorziening akkoord gegaan met een koerswijziging in de ICT-voorziening. Het effect daarvan is dat Dunea ervoor koos om bedrijfsprocessen in één ERP-systeem te verbinden.
ERP-systeem
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is een softwaresysteem dat een centrale plaats inneemt in een bedrijf. Het wordt opgebouwd uit standaard softwaremodules die kunnen worden ingericht naar de wensen van de organisatie.
De invoering van een ERP-systeem heeft een bedrijfsbrede impact omdat het veel processen en daarmee ook veel mensen raakt. Alle bedrijfsprocessen van een organisatie kunnen in een ERP-systeem verwerkt worden.
ERP implementatie
De invoering van het ERP-systeem bij Dunea gebeurt binnen het programma ‘WAVE’, dat staat voor Werken Aan Verbinding. Binnen het programma WAVE is het project ‘Aanbesteding’ verantwoordelijk voor het doelmatig en rechtmatig selecteren van een dienstverlener.
De dienstverlener moet zorgdragen voor het op basis van licenties ter beschikking stellen van een ERP-oplossing, de gefaseerde inrichting en implementatie ‘on premise’ ervan en uiteindelijk het verzorgen van het derdelijns onderhoud op de totale oplossing.
De rol van Emtio bij Dunea
Aanbestedingsspecialist Joop Schuilenburg was bij Dunea verantwoordelijk voor het bepalen van de aanbestedingsstrategie en daarna het opstellen van alle benodigde aanbestedingsdocumenten en contractstukken en de eindredactie van alle functioneel inhoudelijke stukken die hierbij horen. Daarnaast voerde Joop de aanbesteding procedureel uit.
Mede omdat Dunea een nutsbedrijf is, is de aanbesteding via een onderhandelingsprocedure met aankondiging uitgevoerd. De aanbesteding is zoveel als mogelijk ‘functioneel’ ingestoken, waarbij geen gebruik is gemaakt van een programma van eisen. Tijdens de aanbestedingsprocedure waren er meerdere persoonlijke contactmomenten met de leveranciers. Zo is de behoefte van Dunea zo nauwkeurig mogelijk afgestemd alvorens er offertes werden ingediend.
Onderdeel van de aanpak was het afnemen en beoordelen van interviews en het verzorgen van een demo. Ten behoeve van de demo zijn er enkele use cases opgesteld.
Aanbesteding afgerond
De aanbesteding is in januari 2017 na succesvolle onderhandelingen afgerond met gunning van een opdracht aan de Belgische onderneming Itineris met een oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics AX in combinatie met UMAX en AXTension.
Aanbestedingsadvies
Meer weten over ERP aanbestedingen, aanbestedingsrecht of IT inkoop? Lees het artikel: ERP-aanbestedingen: 10 overwegingen voordat je begint of neem door middel van onderstaand formulier contact op met Emtio.
