ICT West-Brabant West (hierna: ICT WBW) is een Gemeenschappelijke Regeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie die ICT-diensten levert aan de gemeenten Roosendaal, Etten-Leur, Moerdijk en Tholen, tezamen ‘deelnemers’ van ICT WBW genoemd, en een deelnemende Gemeenschappelijke Regeling (Werkplein).
Het technisch beheer is ondergebracht in een drietal teams: Workspace, Application Hosting en Infrastructuur Generiek. Er was ten tijde van de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure in 2025 sprake van een aantal contracten voor derdelijns ondersteuning op diverse infrastructurele componenten. De dienstverlening aan de deelnemers is vastgelegd in een Producten- en Dienstencatalogus (PDC). De afspraken met betrekking tot de kwaliteit zijn per deelnemer vastgelegd in een (generieke) Service Level Overeenkomst (SLA). De dienstverlening van ICT WBW wordt ondersteund door de ISM-processen: incidentmanagement, changemanagement, configuration management, quality management en Service Level Management. Projecten (infrastructuur- en informatieprojecten van deelnemers) worden gerealiseerd volgens de PRINCE2-methodiek.
Voor gebruikersondersteuning is een centrale ICT-servicedesk ingericht en wordt op locatie werkplekondersteuning geboden. Daarnaast levert ICT WBW tweedelijns ondersteuning voor systeem- en technisch applicatiebeheer en voert de tweede lijn regietaken uit voor uitbestede ICT-diensten.
De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling ICT West-Brabant West besloten een aantal jaren geleden om ‘de ICT’ uit te besteden, het applicatielandschap verder te gaan ‘verSaaSen’ en te werken naar een regieorganisatie. Delen van de (technische) ICT-infrastructuur waren al uitbesteed en een deel werd nog door de interne medewerkers beheerd. Ook waren bepaalde aandachtsgebieden voor langere tijd al uitbesteed bij leveranciers. Voorbeelden daarvan zijn SIEM/SOC, telefonie, serverpark en netwerk.
De uitbestede onderdelen waren belegd bij verschillende leveranciers. ICT WBW verwachtte dat de verschillende onderdelen in de toekomst meer op elkaar zouden moeten worden afgestemd.
De organisatie stond in 2025 en 2026 voor de opgave om het serverpark en het werkplekconcept te vervangen. Conform het beleid zou ook de eindverantwoordelijkheid van dit deel van de ICT-infrastructuur ondergebracht worden bij de ‘markt’. Hiermee zou opnieuw een deel van de beheertaken van de medewerkers van ICT WBW naar de markt verschuiven en zou er een regievoerende rol voor terugkomen. Voor het serverpark zou hiermee ook het kostenmodel van kapitaallast (capex) naar operationele kosten (opex) veranderen. ICT WBW ging op zoek naar een ICT-partner voor uitbesteding van een breder pallet aan ICT-diensten met als eerste opdracht het vervangen van het serverpark, het leveren van de moderne werkplek, het leveren van een bijpassend netwerk en het verhogen van de kwaliteit van de regievoering.
Aanbestedingskader
De Europese aanbesteding had als doel om een leverancier te selecteren die, binnen de gestelde kaders van kwaliteit, tijd en budget, de hiernavolgende ‘opdracht’ voor ICT WBW zou uitvoeren en daarvan afgeleide doelstellingen te realiseren:
- het (pro)actief bieden van een pad naar het volledig uitbesteden van het beheer van ICT en het inrichten van ICT WBW als een regie organisatie voor ICT
- implementatie en beheer van de moderne werkplek en uitfasering van Citrix in 2026. ICT WBW wenste zo goed mogelijk voorbereid te zijn op het nieuwe werken met de Microsoft Office 365 diensten. Het gebruik van een Citrix omgeving was op dat moment een beperkende factor. In het pad naar de Cloudapplicaties moesten de klassieke client-server applicaties ondersteund blijven
- het bieden van een IaaS dienst voor het ter beschikking stellen van virtuele servers en virtuele werkplekken. In 2026 moesten de servers van de on-premise omgeving gemigreerd worden naar de IaaS omgeving van de nieuwe leverancier. De nieuwe leverancier diende het beheer van de IaaS omgeving tot en met de hypervisor laag, en de back-up/uitwijk te verzorgen
- implementatie en beheer van de netwerkdiensten met uitzondering van de leveringen van verbindingen die vanuit de overeenkomst GT-Vast (VNG-aanbesteding) geleverd konden worden
- het overnemen van beheer van de Azure tenant die gebruikt werd voor PaaS en IaaS diensten. Het proactief ondersteunen bij de aanvraag en implementatie van Azure resources. Dit alles binnen de gestelde scope en kaderende uitgangspunten, waarbij de ter beschikking gestelde ICT-infrastructuur optimale ondersteuning diende te bieden bij de taken, management- en ondersteunende processen van ICT WBW, het nemen van besluiten en het overdragen en delen van informatie
- het ondersteunen in het beheer en productontwikkeling voor Microsoft 365. Het proactief ondersteunen bij de implementatie van Microsoft 365 diensten
- in de regie-organisatie werd beoogd dat ICT WBW haar eigen interne service desk als SPOC voor de eindgebruikers zou behouden in combinatie met een afgeslankte afdeling systeembeheer voor 2de lijns regievoering naar de nieuwe leverancier. In de regieorganisatie diende de nieuwe leverancier eigenaarschap en leiderschap over storingen en wijzigingen op basis van de prioriteit van ICT WBW. De nieuwe leverancier werd geacht namens (uit naam van) ICT WBW zelfstandig en op eigen initiatief overige partijen/leveranciers te benaderen om gezamenlijk het benodigde resultaat te leveren.
De te migreren IT-infrastructuur
In de tijdens de voorbereiding van de aanbesteding bestaande situatie werd het beheer voor een deel uitgevoerd door ICT WBW en een deel van het beheer is uitbesteed, waarbij ICT WBW regie voerde. De eigen beheer organisatie zou afnemen in omvang en zich meer gaan richten op regievoering en functionele (door)ontwikkeling. In de bestaande situatie leverde ICT WBW 1e en 2e lijns ondersteuning voor systemen en applicaties in samenwerking met diverse leveranciers. Functioneel beheer werd uitgevoerd door de deelnemers zelf.
Het server en storagebeheer was reeds uitbesteed tot en met de hypervisor laag. Het bestaande serverpark was nog aangekocht en viel onder de kapitaallast.
Het netwerkbeheer was uitbesteed voor zowel de datacenter kant als de kantoornetwerken en wifi-omgeving. Het technisch beheer van Microsoft 365 en de werkplekken werd door ICT WBW in samenwerking met een leverancier uitgevoerd. Voor de inrichting en beheer van Azure diensten werd gebruik gemaakt van ondersteuning van een leverancier en voerde ICT WBW een regierol.
Per onderdeel van de ICT-infrastructuur (Identiteit, Netwerk, Werkplek, Servers & Storage, housing, beheer en beveiliging) was een roadmap opgesteld met een overzicht van de bestaande en gewenste situatie. In de roadmap was ook aangegeven op welke onderdelen de demarcatie van de beheertaken zou wijzigen van een beheerdersrol naar een regierol.
In het samenwerkingsverband maakte iedere deelnemer gebruik van een eigen Active Directory en eigen Microsoft tenant. Een doelstelling van ICT WBW was het standaardiseren van de omgeving, maar toch ook rekening kunnen houden met de wensen van de deelnemers. Een aantal diensten werd aangeboden vanuit een shared platform zoals bijvoorbeeld de hypervisor, storage, netwerk en internet.
Voor de uitbesteding naar derden werd gebruik gemaakt van verschillende overeenkomsten. De volgende diensten werden op het moment van aanbesteden uitbesteed aan derden verdeeld over verschillende leveranciers:
- Housing/Datacenter Rackspace
- Hypervisor en back-up beheer voor IaaS diensten. Apparatuur en software waren eigendom ICT WBW en stonden gehost in een commercieel datacenter waar ICT WBW rackspace huurde
- Levering van end user devices
- Levering Microsoft gebruikersrechten
- Levering en beheer LAN/WAN
- Levering en beheer Oracle
- Levering en beheer telefonie
- Levering diensten SIEM/SOC
Het server platform was tot en met de hypervisor laag in beheer bij de bestaande leverancier. Er werd gebruik gemaakt van rackspace in twee commerciële datacenters. De apparatuur was eigendom van ICT WBW.
De ICT-infrastructuur was geplaatst in de twee gecontracteerde datacenters in Steenbergen en Alblasserdam. Een derde onafhankelijke locatie was de gemeente Moerdijk in Zevenbergen. Hier was een witness appliance geplaatst voor de VMware infrastructuur.
De datacenters waren met betrekking tot de Vmware omgeving ingericht in een active-active configuratie. De omgeving over de beide datacenters was ingericht als een stretched cluster, waardoor de workloads van de deelnemers werden verdeeld over de beide datacenters.
De Fortigate Firewall, Citrix ADC en SQL-cluster waren in een active/passive configuratie verdeeld waarbij een automatische failover plaatsvond bij uitval van de actieve component.
De HPE MSA storage componenten waren in een active/passive configuratie verdeeld, waarbij geen automatische failover plaatsvond.
De compute capaciteit in de datacenters werd gerealiseerd door een Hyperconverged VMWare omgeving, waarbij de storage vanuit VMware vSAN werd gerealiseerd.
| Primaire Infrastructuur | |
| Fysieke Servers | 12 * HP Proliant DL380 GEN 10 (16x64Gb Dual Rank DDR4-2666 mem, 2 Intel Xeon 6258R cpu) |
| Primaire Storage | 200TB |
| Virtuele Servers | 191 Windows server 2016 |
| Citrix | Gedeelde Citrix infra en per deelnemer een Xenserver pool met Windows 10 x VDI |
| Oracle | 5 * Oracle database Appliance + 2 uitwijk (uitfaseren) |
| Antimalware | Trendmicro Deep Security (wordt defender in 2025) |
| DNS, DHCP, NTP | 6 * Infoblox node (3 per datacenter) |
| Backup Infrastructuur | |
| Backup | 8 * Rubrik node HP Proliant DL360 (224 TB) |
| Secundaire storage | HP MSA 2050 Bulk Storage (87 TB) |
Voor het back-uppen en restoren van data jonger dan zeven dagen waren Rubrik appliances opgenomen in de beide datacenters. Om aan de totale storage behoefte voor de korte termijn back-ups te voldoen waren twee 4-node Rubrik active/passive cluster in gebruik op basis van HPE Proliant DL360 Gen10 servers.
Lange termijn opslag werd opgeslagen op een S3 compatible oplossing in de vorm van een 5- node Cloudian cluster.
Vanuit de Rubrik management interface konden zowel korte termijn (Rubrik) als lange termijn (Cloudian) restores worden uitgevoerd. De back-up was encrypted en beschermd tegen Ransomware. Op de Cloudian appliances was een Write Once Read Many licentie actief, waardoor data op de cloudian niet meer gemuteerd kon worden.
AvePoint Cloud backup oplossing werd gebruikt ten behoeve van M365 data, Entra ID en Admin Portal Settings Policies & Insights (RPO 6 uur).
Azure back-up was de oplossing voor het back-uppen en restoren van resources en data in de Azure tenants van de deelnemers.
De tijd dat de ICT-voorziening bij een incident en/of calamiteit niet beschikbaar mochten zijn (RTO) was maximaal 24 uur, het acceptabel maximaal verlies van gegevens (RPO) was 1 uur.
Voor SQL server was er een voorziening voor centrale diensten vanuit ICT WBW en diensten vanuit de deelnemers.
Voor de centrale diensten van ICT WBW was een twee-node SQL Server Always On BAG cluster ingericht op basis van SQL Server 2019 Standard edition. De beide nodes werden verdeeld over de twee datacenters waarbij er een actieve en passieve node was.
De File Share Witness VM voor dit cluster was geïnstalleerd als VM op een aparte ESXi server op een derde onafhankelijke witness locatie in Moerdijk.
Er was voor elk van de vijf deelnemers een SQL Server VM ingericht op basis van SQL Server 2019. Deze SQL servers waren ingericht conform de vereisten per deelnemer. De reden voor een aparte SQL server per deelnemer was om een logische scheiding aan te kunnen brengen in de datastromen (het principe deelnemersscheiding).
Voor Oracle werd gebruik gemaakt van 5 + 2 uitwijk Oracle Database Appliances die beheerd werden door een derde leverancier. Het gebruik van Oracle zou afnemen en ICT WBW wenste het gebruik van Oracle Database Appliances uit te faseren.
Voor Weblogic was er een apart VMware 2-node cluster (STB-ESX-01 en ALB-ESX-01) ingericht wat beheerd werd door ICT WBW. De storage van dit cluster stond op de MSA’s. Op dit cluster stonden twee Weblogic VM’s, Via vSphere replication werden de VM’s gerepliceerd tussen de beide MSA’s.
De gemeente Etten-leur hadt een Azure tenant, ingericht door ICT WBW, gebaseerd op het hub & spoke model (cloud adoption framework). Dit model hanteerde ICT WBW als standaardinrichting voor Azure tenants van deelnemers waarvoor ICT WBW het beheer uitvoerde. De deelnemer Werkplein had ook een Azure tenant conform dit model ingericht. De gemeente Roosendaal had een Azure tenant ingericht, niet op basis van het hub & spoke model en voerde het beheer zelf uit. De overige deelnemers (Tholen en Moerdijk) hadden nog geen Azure tenant.
Voor het beheer van Azure cloud omgeving van de deelnemers en ICT WBW werd ICT WBW ondersteund door een Microsoft Certified Partner. ICT WBW sprak de wens uit om het beheer af te nemen als managed service.
Een belangrijk voordeel van een Azure tenant per deelnemer was dat de autonomie en identiteit van de deelnemer behouden bleef (het principe deelnemersscheiding). Het uniform inrichten van deze tenants gebeurde door middel van Infrastructuur as Code (IaC).
De netwerkinfrastructuur bestond uit twee externe datacenters en een derde onafhankelijk datacenter binnen de gemeente Moerdijk (in Zevenbergen). Op het moment van aanbesteden waren meerdere dienstverleners actief op het beheer van LAN/WLAN en WAN. Onderling was het netwerk met elkaar verbonden met Fortinet Fortigate firewalls waarvan het beheer door de dienstverleners werd uitgevoerd. Eén locatie per deelnemer gold als centraal ‘sterpunt’ van het lokale netwerk met een verbinding richting de datacenters. Op de Fortigate werd ook het verkeer tussen de deelnemers gescheiden.
De verbindingen tussen de locaties, het datacenter en de internet break-out werden geleverd door Vodafone/Ziggo middels de GT-Vast overeenkomst (VNG). Er was scheiding aangebracht tussen client en datacenter netwerken. Routering voor het server vlan werd geactiveerd in het datacenter, verkeer tussen clients op de deelnemer locaties werden lokaal op de core gerouteerd over de redundante E-VPN naar het datacenter, via de firewall naar het server vlan.
Voor Wifi werd voor de deelnemers gebruik gemaakt van Govroam en voor het gastennetwerk Publicroam. Er werd gebruik gemaakt van 802.1X (Netwerk control) en Clearpass om endpoints op basis van profielen in het bijbehorende VLAN te plaatsen.
De firewalls waren redundant beschikbaar over de twee datacenters.
Ten behoeve van de uitwijk en scheiding van de testomgeving werd gebruik gemaakt van Fortigate firewalls.
Voor het aanmaken van gebruikersaccounts werd gebruik gemaakt van HelloID. Aanvragen van accounts vond plaats op basis van formulieren en accounts worden geautomatiseerd aangemaakt en geconfigureerd. Er waren nog geen personeelsregistratie systemen gekoppeld aan het user provisioning systeem.
Voor het beschikbaar stellen van applicaties werd hoofzakelijk gebruik gemaakt van een Citrix infrastructuur. Er werd gebruik gemaakt van een centrale voorziening voor toegang tot de Citrix infrastructuur met Citrix ADC gateway en Storefront servers.
Iedere deelnemer had een eigen pool aan Citrix Xenservers met een eigen op Purestorage gebaseerd storageplatform. Er werd gebruik gemaakt van Citrix provisioning en VDI met Windows 10. Er werd gebruik gemaakt van FS Logix voor opslag van M365 App data (cache van Outlook, Onedrive etc.). Op de VDI-omgeving werd gebruik gemaakt van Ivanti Workspace voor het beschikbaar stellen van applicatie en instellingen in combinatie met Zero Profiling voor gebruikersprofielen en app data. Er werd gebruik gemaakt van thin clients die beheerd werden vanuit HP Devicemanager. Door het toenemend gebruik van laptops nam het aantal thin clients af en bestond de wens om thin clients uit te faseren.
ICT WBW had al een start gemaakt met de inrichting van de moderne werkplek. De laptops werden beheerd vanuit Microsoft Intune. Laptops maakten gebruik van Citrix voor applicaties en data die nog niet beschikbaar waren op de moderne werkplek, maar werkten voor productiviteitssuites als Office365 en bestandtoegang van persoonlijke bestanden met OneDrive. ICT WBW wenste een advies op de huidige inrichting en beheer van de moderne werkplek op zowel technisch, inrichtings- als informatieveiligheidsvlak (geldende wet- en regelgeving). ICT WBW had Persona’s gedefinieerd. Voor een aantal Persona’s moest echter nog gebruik gemaakt worden van de kantooropstelling met thin clients en voor een aantal werd al gebruik gemaakt van de huidige moderne werkplek inrichting.
De wens was om voor alle Persona’s gebruik te maken van de moderne werkplek gebaseerd op de Microsoft M365 producten en veel van de huidige producten zoals Citrix, Microsoft System Center en file services voor document opslag uit te faseren.
| Type | Omschrijving | Aantal |
| Thin Client | HP T630 | 50 |
| PC (Fat Client) | HP ProDesk 600 G5 MT (17 stuks) & HP Z1 G9 Tower Desktop PC (2 stuks) en HP Z230 en Z240 SFF (4 stuks), | 25
|
| Laptop | Diverse varianten | 2035 |
| Smartphone | 1800 | |
| Tablet | 230 | |
| Users | 2481 |
Smartphones en tablets (uitgegeven door ICT WBW) werden in veel gevallen toegevoegd aan Microsoft Intune, echter niet (of niet afdoende) in beheer genomen (MDM). Er was nog geen structurele MDM beheerfunctionaliteit (of configuratie) voor deze devices ingericht.
Iedere deelnemer en de beheerorganisatie van ICT WBW had een eigen Microsoft M365 tenant. Voor raadsleden van gemeenten was per gemeente een afgescheiden tenant ingericht. Alle medewerkers werden voorzien van een M365 E5 licentie met de voorwaarden van de GT-Microsoft aanbesteding van de VNG.
Voor de moderne werkplek werd gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor vergaderen en Microsoft OneDrive voor de persoonlijke data. Het gebruik van Teams en Sharepoint voor opslag van data en andere producten van de M365 bundel verschilde per deelnemer. Voor beveiliging werd gebruik gemaakt van Microsoft Defender.
Er was nog niet voorzien in een gestandaardiseerde governance voor de inrichting en beheer van Microsoft365 tenants. ICT WBW en de deelnemers voerden zelf functioneel beheer uit en lieten zich hierbij adviseren en ondersteunen door een leverancier. Het was de wens om het beheer van M365 onder te brengen bij de nieuwe ICT-partner.
Het technisch beheer was ondergebracht in een drietal teams, Workspace, Application hosting, en Infrastructuur Generiek. Er zijn een aantal contracten voor 3e lijns ondersteuning op diverse infrastructurele componenten.
ICT WBW leverde de eerste lijn ondersteuning en wenste dit te blijven doen. Voor de tweede lijn ondersteuning beschikte ICT WBW over een aantal specialisten/beheerders in dienst van ICT WBW en over een aantal ingehuurde specialisten/beheerders. De tweede lijn voerde voor een deel al regie op de diensten die op dat moment al waren uitbesteed zoals onder andere het serverpark en netwerkbeheer. ICT WBW had als doel gesteld om te groeien naar een volledige regie organisatie waarbij ICT WBW de deelnemers blijft ondersteunen in uitvoering van de taken op het gebied van automatisering, advisering en ICT-dienstverlening.
In onderstaande figuur is de demarcatie van de beheertaken grafisch weergegeven zoals deze was vormgegeven ten tijde van de uitvoering van de aanbestedingsprocedure.
Enkele rollen werden door meerdere partijen uitgevoerd.
ICT WBW en Derden
Printers (Multifunctionals): Multifunctionals (hardware) werden door een derde leverancier geleverd evenals het aanbieden van de Follow-Me functionaliteit. Er waren verschillende oplossingen actief bij de deelnemers die gebruik maken van eenzelfde hardware leverancier.
De bestaande leverancier en Derden:
- Netwerkinfrastructuur WAN/ Internet: het Firewallbeheer was belegd bij een derden dienstverlener en providers (levering van verbindingen).
- Netwerkinfrastructuur LAN/ WLAN (configuratie & beheer): het beheer op de netwerkinfrastructuur werd uitgevoerd door een derde dienstverlener en de bestaande dienstverlener waar het datacenterbeheer (Virtuele Serveromgeving) was belegd
Kaderende uitgangspunten
Voor de uitvoering van de ‘opdracht’ door de nieuwe leverancier zijn de volgende ‘kaderende’ uitgangspunten verwoord, die in de aanbestedingsdocumenten gedetailleerd zijn uitgewerkt:
- Organisatie uitgangspunten
- Cloud uitgangspunten
- Functionele uitgangspunten
- Security uitgangspunten
- Netwerk uitgangspunten
- Werkplek uitgangspunten
- Implementatie uitgangspunten
- Beheer uitgangspunten
Ter zake van beheer werd de volgende demarcatie van beheertaken voorzien in de aanbestedingsprocedure:
ICT WBW en de nieuwe leverancier
- Innovatie:
- De nieuwe leverancier zou een actieve rol in het realiseren van innovaties krijgen
- De nieuwe leverancier diende op trends te reageren en kansen te signaleren en moest op basis van deze constateringen periodiek innovatieve voorstellen doen die aansluiten bij de strategie van ICT WBW
- De nieuwe leverancier moest in samenspraak met ICT WBW concrete KPI’s opstellen mb.t. innovatie, zoals weergave van kostenbesparing of toegevoegde waarde
- Office365 (o.a. SharePoint, Teams, OneDrive):
- De nieuwe leverancier diende te voorzien in de benodigde M365 / O365 componenten (online en offline) en (technische)configuratie
- ICT WBW ging in overleg met de nieuwe leverancier, op basis van specifieke rollen, een stukje beheer (standaard wijzigingen) voeren over deze componenten (efficiency)
ICT WBW, Derden en de nieuwe leverancier
- Bedrijfsapplicaties Technisch Beheer (SaaS, PaaS en IaaS):
- De nieuwe leverancier (of ICT WBW) diende de ontsluiting van alle door de deelnemers aangeboden applicaties te verzorgen via het startportaal op de werkplekken, inclusief eventuele koppelingen met Entra ID. ICT WBW was de beoogde regievoerder bij in het proces voor applicatieontsluiting
- Mogelijkheid voor ondersteuning in Technisch applicatiebeheer door regievoerders van ICT WBW die ook opgeleid zijn voor uitvoering van Technisch applicatiebeheer
- Technisch beheer van SaaS-oplossingen afgenomen bij derden, bleef bij de betreffende Derden liggen
- De nieuwe leverancier diende overzicht van certificaten, client secrets e.d., te onderhouden en de installatie/vervanging te verzorgen en werd geacht ICT WBW tijdig over noodzaak van vernieuwing te attenderen
- ICT WBW bleef het aanspreekpunt voor deelnemers in de regievoering voor Technisch (applicatie)beheer. De nieuwe leverancier werd geacht zorg te dragen in overleg met ICT WBW voor adequaat patch- en lifecycle management.
De nieuwe leverancier en Derden:
- Databasebeheer
- De nieuwe leverancier diende de infrastructuurcomponenten te beheren welke waarop de databases beschikbaar werden gesteld
- Oracle beheer lag op dat moment nog bij een Derde, het streven was om de Oracle omgeving zo ver als mogelijk te minimaliseren
- De nieuwe leverancier werd verantwoordelijk voor het SQL-databasebeheer
- De nieuwe leverancier werd verantwoordelijk voor de uitvoering van back-up en restore werkzaamheden voor databases
- Netwerkinfrastructuur WAN/ Internet
- Derden bieden het WAN/internet aan en de nieuwe leverancier diende aanvragen te regelen, te monitoren en ICT WBW aangaande te adviseren
- Firewall beheer diende te worden uitgevoerd door de nieuwe leverancier
- Printers (Multifunctionals)
- De nieuwe leverancier werd geacht adequate infrastructuuroplossingen ten behoeve van de connectiviteit (netwerk, servers, clients) van de printers (MFP’s) onder contract bij Derde en (kleine)kantoorprinters in eigendom van de deelnemers te leveren en onderhouden;
- De nieuwe leverancier zou verantwoordelijk zijn voor het op de client beschikbaar stellen van de printfunctionaliteit.
Buiten scope
- de levering van werkplekapparatuur, smartphones printers en multifunctioneels
- de levering en het beheer van vaste telefonie
- gebouw bekabeling
- functioneel applicatiebeheer
- de levering van SOC/SIEM dienstverlening (M&R)
- de levering van Microsoft-licenties
Aanbestedingsstrategie en uitvoering
Op basis van een selectieleidraad zijn een drietal aanbieders geselecteerd voor verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Deze aanbieders ontvingen een ‘voorlopig’ beschrijvend document (het ‘VBD’). Omdat in de selectieleidraad de functionele behoeftestelling al in zijn geheel was uitgeschreven kon was het VBD een hoofdstuk ‘0’ opgenomen ten behoeve van een mondelinge inlichtingenronde met iedere geselecteerde aanbieder. In dit hoofdstuk ‘0’ waren een 30-tal open vragen geformuleerd omtrent de eigen functionele behoeftestelling van ICT WBW. De beantwoording daarvan vond in gezamenlijkheid tussen het projectteam en iedere aanbieder apart plaats op basis van interactieve presentaties door de aanbieders.
Met behulp van de verkregen informatie heft het projectteam het ‘definitief’ beschrijvend document (het ‘DBD’) opgesteld.
De aanbieders werden nu in de gelegenheid gesteld een ‘voorlopige’ inschrijving op te stellen. Deze bestond uit de volgende documenten:
- een concept ‘oplossingsvoorstel’
- een concept ‘transitieplan’
- een concept ‘governance-regeling’
- een concept Service Level Agreement
Deze documenten werden door het projectteam bestudeerd en daarna werd per aanbieder een ‘gesprekspuntenlijst’ opgesteld als input voor verduidelijkingssessies. De aanbieders werden vervolgens apart uitgenodigd voor het voeren van het verduidelijkingsgesprek.
Daarna konden de aanbieders hun ‘definitieve’ inschrijving opstellen, bestaande uit de volgende documenten:
- oplossingsvoorstel
- transitieplan
- governance-regeling
- beantwoording ‘wensen’ m.b.t. Service Level Agreement
- kansendossier
- inschrijfprijs
De prijs
De totaalprijs diende te zijn opgebouwd uit eenmalige en periodieke kosten:
- de periodieke kosten diende de kosten van de SLA te omvatten en alle IT-componenten die als diensten werden geleverd
- de totaalprijs diende alle aspecten te omvatten die minimaal benodigd waren om de scope en (project)doelstellingen te realiseren
- de totaalprijs diende berekend te worden over 48 maanden gedurende 2026, 2027, 2028 en 2029
Planning
De aanbestedingsprocedure is geheel conform de vooraf vastgestelde planning verlopen:
| 7 april 2025 | Aankondiging |
| 5 mei 2025 | Ontvangst Aanmeldingen |
| 9 mei 2025 | Selectiebesluit |
| 10 tot en met 15 mei 2025 | Bezwaartermijn |
| 16 mei 2025 | Verzenden Voorlopig Beschrijvend Document |
| 6 juni 2025 | Inleveren inlichtingenproducten |
| 11 en 12 juni 2025 | Inlichtingenronden |
| 2 juli 2025 | Verzenden Definitief Beschrijvend Document |
| Weken 28 tot en met 35 | Zomerreces |
| 19 september 2025 | Inleveren Voorlopige Inschrijving |
| 21 en 22 oktober 2025 | Verduidelijkingsgesprekken |
| 3 november 2025, 12.00 uur | Inleveren Definitieve Inschrijving |
| 28 november 2025 | Voorlopig gunningsbesluit |
| 29 november t/m 18 december 2025 | Bezwaartermijn |
| 19 december 2025 | Definitieve gunning |
| 1 januari 2026 | Ingangsdatum Overeenkomst |
De aanbestedingsprocedure is succesvol afgerond met de gunning van de opdracht aan Open Line Managed Services
Werkzaamheden Emtio
Emtio heeft alle benodigde aanbestedingsdocumenten en overeenkomsten opgesteld. Ook zijn beoordelingsdocumenten en brieven met selectie- en gunningsbesluit opgesteld. Daarnaast is aanbesteding in zijn geheel procedureel begeleid.
Emtio heeft daarnaast de projectmanager geleverd, zowel gedurende de aanbestedingsprocedure als ten behoeve van de transitie.
En Emtio heeft een deskundige geleverd die ICT WBW ondersteunt bij de inrichting en verdere professionalisering van de regie-organisatie.
De werkzaamheden namens Emtio zijn uitgevoerd door Joop Schuilenburg (aanbestedings- en IT-jurist), Ernst Vetketel (technisch consultant) en Sander de Ruijter (technisch consultant, projectmanager en adviseur regieorganisatie).