Emtio begeleidt Europese aanbesteding collectiebeheersysteem RAZU
Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) beheerde een collectie van bijna 6 kilometer fysiek archief en ruim 718.000 beschrijvingen. Het bestaande systeem schoot tekort: archieven bleven beperkt ontsluitbaar, standaarden werden niet consequent gevolgd en beschikbare functionaliteit bleef onbenut. In het najaar van 2025 vroeg RAZU Emtio om de Europese aanbesteding te begeleiden voor de selectie van een nieuw, toekomstbestendig collectiebeheersysteem.
Een gemeenschappelijke regeling met een publieke opdracht
Het RAZU is een gemeenschappelijke regeling van de zes gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. De organisatie voert de Archiefwet 1995 uit en fungeert als regionaal kennis- en informatiecentrum. Vanuit die rol maakte het RAZU historische bronnen toegankelijk voor een breed publiek, van onderzoekers tot geïnteresseerde inwoners.
Het bestaande collectiebeheersysteem, MAIS-Flexis, voldeed niet langer. Door afwijkingen van standaarden en wisselende datakwaliteit waren archieven beperkt doorzoekbaar en ontsluitbaar. Tegelijkertijd groeide de ambitie: RAZU wilde niet alleen een technische vervanger, maar een leverancier die optrad als langdurige samenwerkingspartner, gericht op datakwaliteit, standaardisatie en gebruiksgemak.
Een brede scope met hoofdrol voor datamigratie
De scope van de opdracht was breed: implementatie, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en vervolgens hosting, beheer en onderhoud. De technische randvoorwaarden waren streng: 99,99% beschikbaarheid, een maximale hersteltijd van vier uur en naleving van BIO2 en NIS2. Maatwerk moest zoveel mogelijk worden vermeden, om de onderhoudbaarheid en toekomstbestendigheid van de oplossing te borgen.
Het meest complexe onderdeel was de datamigratie. De bestaande data kende inconsistenties en variërende kwaliteit. Het transitievraagstuk was daarmee tweeledig: enerzijds het realiseren van een schone lei, anderzijds het behouden en verbeteren van wat al aanwezig was. Leveranciers moesten laten zien dat zij dit vraagstuk echt begrepen met een doordacht migratieplan.
Een gunningsmodel waarin kwaliteit het verschil maakt
Emtio begeleidde het traject en stelde de aanbestedingsdocumenten op, inclusief de conceptovereenkomst. De aanbesteding was gebaseerd op de door RAZU opgestelde Lichtblauwdruk Processen, die een centrale rol speelde in de functionele uitwerking en beoordeling van de oplossingen.
Een belangrijke keuze was de inrichting van het gunningsmodel. De aanbesteding werd gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (EMVI), waarbij kwaliteit een dominante rol speelde. De kwaliteitsscore was opgebouwd uit vijf onderdelen:
- Oplossingsvoorstel (30%)
- Transitieplan (30%)
- Demo (25%)
- SLA-uitwerking (10%)
- Kansendossier (5%)
Op de zwaarste onderdelen gold een kwaliteitsdrempel van 70%: inschrijvers die daar niet aan voldeden, werden uitgesloten van verdere beoordeling en de demo.
De beoordeling vond plaats op detailniveau per aspect, met een gestructureerde scoringsmethodiek. Dat dwong inschrijvers om niet alleen volledig te zijn, maar ook overtuigend en onderbouwd.
Gegund aan DE REE Archiefsystemen: een keuze voor de lange termijn
In maart 2026 werd de opdracht gegund aan DE REE Archiefsystemen B.V. uit Groningen. RAZU kon die keuze onderbouwd maken op basis van een transparant selectieproces met heldere beoordelingscriteria. De overeenkomst werd aangegaan voor onbepaalde tijd, met een gegarandeerde looptijd tot februari 2030.
Met deze aanbesteding zette RAZU een concrete stap naar een gestandaardiseerde, beter ontsloten archiefomgeving. De keuze voor een langdurige samenwerking weerspiegelde de ambitie die aan het begin van het traject centraal stond: niet alleen een nieuw systeem, maar een partner voor de doorontwikkeling van de archiefomgeving.