In 2026 begeleidde Emtio de gemeente Leidschendam-Voorburg bij de Europese aanbesteding voor een nieuwe integrale eHRM-oplossing. De oplossing ondersteunt de HRM-processen van circa 750 tot 800 medewerkers, inclusief de salarisverwerking.
De opdracht omvatte de volledige voorbereiding en uitvoering van de Europese aanbestedingsprocedure: van aanbestedingsstrategie en functionele behoeftestelling tot beoordeling, gunning en verificatie.
Aanleiding
De gemeente maakte gebruik van HR-Enterprise. De bestaande oplossing sloot echter onvoldoende aan op de gewenste verdere digitalisering en professionalisering van de HR-dienstverlening. Daarnaast zou de bestaande dienstverlening eindigen, waardoor de nieuwe eHRM-oplossing uiterlijk per 1 januari 2027 operationeel moest zijn.
De bestaande situatie kende bovendien inhoudelijke knelpunten. HR-processen vroegen om work-arounds en relatief veel handmatige handelingen. Aanpassingen in workflows konden alleen door de leverancier worden uitgevoerd en de koppeling met Power BI functioneerde niet meer goed, waardoor voor rapportages gebruik werd gemaakt van foutgevoelige en tijdrovende datadumps. Ook ontbrak een moderne gebruikerservaring.
De gemeente wilde daarom niet simpelweg het bestaande HR-systeem vervangen, maar de aanbesteding benutten om de HR-processen verder te digitaliseren, vereenvoudigen en integreren.
Een markt met een beprkt aantal aanbieders
Een belangrijke uitdaging was de marktsituatie. Het aantal leveranciers dat actief deelneemt aan Europese aanbestedingen voor gemeentelijke eHRM-oplossingen is beperkt. Bovendien zijn deze leveranciers selectief in de aanbestedingen waarop zij inschrijven.
Emtio adviseerde daarom een Europese openbare procedure met een voor marktpartijen zo toegankelijk mogelijke opzet, een functionele behoeftestelling en een planning die leveranciers voldoende gelegenheid bood een goede inschrijving voor te bereiden.
De procedure werd op 1 april 2026 gepubliceerd. De inschrijvingen moesten op 13 mei worden ingediend, waarna de beoordeling, praktijktest en verificatie volgden. De overeenkomst kon vervolgens per 1 juli 2026 ingaan, zodat voldoende tijd beschikbaar bleef voor implementatie en ingebruikname vóór 1 januari 2027.
Van eisenlijst naar functionele Lichtblauwdruk
Een belangrijk uitgangspunt in de aanpak van Emtio was om de markt niet te confronteren met een omvangrijke traditionele lijst met gedetailleerde voorschriften voor de inrichting van het systeem.
Samen met de gemeente werd een Lichtblauwdruk opgesteld waarin de gewenste HRM-processen en requirements functioneel werden beschreven. De Lichtblauwdruk vormde daarmee de inhoudelijke basis voor de aanbesteding.
Daarbij werden onder meer de processen voor werving en selectie, indiensttreding, opleiding en ontwikkeling, HR-aanvragen, verlof, verzuim, belonen en verlonen, wijzigingen van het dienstverband en uitdiensttreding beschreven.
De nieuwe oplossing moest zoveel mogelijk centraal en digitaal werken ondersteunen, medewerkers meer autonomie geven via selfservice, beschikken over een intuïtieve gebruikersinterface, flexibel in te richten workflows mogelijk maken en de integratie en gegevensuitwisseling met andere systemen verbeteren.
Voor de requirements werd bewust onderscheid gemaakt tussen ‘must have’ en ‘should have’. Voor de laatste categorie werd het principe ‘comply or explain’ toegepast. Wanneer standaardfunctionaliteit een behoefte niet volledig ondersteunde, moest de leverancier transparant maken waarom dat het geval was, welk alternatief of welke workaround beschikbaar was en welke consequenties dat eventueel had voor modules, kosten en planning.
Hiermee ontstond ruimte om daadwerkelijk beschikbare standaardoplossingen te vergelijken zonder de functionele behoefte van de gemeente uit het oog te verliezen.
Standaard SaaS, maar passend binnen de gemeentelijke IT-omgeving
De gemeente hanteerde als sourcinguitgangspunt ‘cloud, tenzij…’ en wilde nadrukkelijk gebruik maken van standaard Commercial Off The Shelf-software: een eHRM-oplossing die zoveel mogelijk ‘out of the box’ kon worden ingezet. Functionaliteit, betrouwbaarheid, integreerbaarheid en goede serviceniveaus waren daarbij belangrijker dan maatwerk. Tegelijkertijd moest de oplossing wel passen binnen de bestaande gemeentelijke IT-architectuur. Daarom werd de functionele Lichtblauwdruk aangevuld met afzonderlijke Aansluitvoorwaarden. Hierin werden de normatieve IT-eisen vastgelegd voor onder andere architectuur, hosting, beheer, integraties, datamigratie, informatiebeveiliging en privacy.
De oplossing moest onder andere kunnen integreren met Microsoft 365, Power BI, het gemeentelijke IAM-landschap en verschillende interne en externe applicaties en voorzieningen. Ook onderwerpen als SSO, MFA, RBAC, encryptie, logging, datalokalisatie, continuïteit en exit werden vooraf geborgd.
Daarmee werden HR-functionaliteit, IT-architectuur, informatiebeveiliging en privacy vanaf het begin als één samenhangende opgave benaderd.
Niet alleen beoordelen wat een leverancier opschrijft
Een belangrijk onderdeel van het door Emtio ingerichte gunningsmodel was dat de gemeente niet uitsluitend wilde beoordelen op schriftelijke beloftes. De kwaliteit werd daarom vanuit verschillende invalshoeken beoordeeld. Inschrijvers moesten onder meer een Oplossingsvoorstel, Transitieplan, invulling van SLA-wensen en Kansendossier indienen. Daarnaast maakte een praktijktest usability onderdeel uit van het gunningsmodel.
Bij die praktijktest stond niet de leverancier, maar de daadwerkelijke gebruiker centraal. Gebruikers kregen realistische HR-taken en scenario’s voorgelegd en konden zo zelf ervaren hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk de aangeboden oplossing was. Dat was een bewuste keuze. Voor een eHRM-oplossing die dagelijks door medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals en beheerders wordt gebruikt, is gebruiksgemak immers niet alleen een technische specificatie. Het moet in de praktijk worden ervaren.
Tijdens de procedure bleek uiteindelijk dat slechts één geldige inschrijving was ontvangen, van Youforce B.V. In overleg werd daarom geen formele usabilitytest uitgevoerd, maar wel een interactieve demonstratie van de oplossing.
Gunning was niet automatisch het eindpunt
Het feit dat één geldige inschrijving resteerde, betekende voor Emtio en de gemeente niet dat de inhoudelijke beoordeling daarmee minder belangrijk werd.
Integendeel: de inschrijving werd door een multidisciplinair projectteam beoordeeld en uit die beoordeling kwamen verschillende punten naar voren die vóór definitieve contractering nader moesten worden geverifieerd.
Die punten hadden onder andere betrekking op BIO2 en security, SLA- en KPI-sturing, integratiearchitectuur, datamigratie, beheerbaarheid, overdracht, het licentiemodel en exit. Emtio begeleidde daarom na het voorlopige gunningsbesluit een afzonderlijke verificatiefase. Daarbij werd niet opnieuw onderhandeld over de aangeboden oplossing, maar werd gecontroleerd of de inschrijving binnen de kaders van de aanbesteding voldoende aantoonbaar en uitvoerbaar was.
Dat leverde onder meer nadere onderbouwing op van de BIO2-compliance en de verdeling van verantwoordelijkheden tussen leverancier en gemeente, de aansluiting op de gemeentelijke integratiearchitectuur, de aanpak van de datamigratie en de inrichting en overdracht van het functioneel beheer.
De verificatie maakte daarmee een belangrijk verschil tussen alleen selecteren op papier en daadwerkelijk vaststellen dat de aangeboden dienstverlening voldoende basis bood voor implementatie.
Privacy en informatiebeveiliging als integraal onderdeel van de selectie
Bij een eHRM-oplossing worden grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt, waaronder salaris-, verzuim- en andere vertrouwelijke personeelsgegevens. Privacy en informatiebeveiliging kregen daarom een prominente plaats in de aanbesteding.
De Aansluitvoorwaarden stelden onder andere eisen aan AVG, BIO2, ISO 27001, cloud- en SaaS-beveiliging, privacy by design en default, verwerkers en subverwerkers, auditrechten, toegangsbeheer en gegevensopslag.
Ook de DPIA werd nadrukkelijk in de aanbestedingsprocedure verankerd. Het voorlopige gunningsbesluit bepaalde dat definitieve gunning onder meer afhankelijk was van de uitkomst daarvan: er mochten geen onoverkomelijke privacyrisico’s uit de DPIA naar voren komen.
Hierdoor werden privacy en informatiebeveiliging niet pas tijdens de implementatie besproken, maar maakten deze onderwerpen al onderdeel uit van de selectie en verificatie van de toekomstige leverancier.
De rol van Emtio
Emtio begeleidde de gemeente gedurende de gehele aanbestedingsprocedure. Joop Schuilenburg trad namens Emtio op als procesbegeleider en aanbestedingsadviseur.
De werkzaamheden omvatten onder andere de inrichting en aansturing van het aanbestedingsproces, het opstellen en redigeren van de aanbestedings- en contractdocumenten, de inrichting van TenderNed, communicatie met marktpartijen, het opstellen van beoordelingsmatrices, begeleiding van de beoordeling, het gunningsbesluit en de daaropvolgende verificatiefase.
Voor de inhoudelijke uitwerking werd nauw samengewerkt met het gemeentelijke HR-team en met Process-IT. De HR-processen en requirements werden vertaald naar de Lichtblauwdruk, terwijl de IT-technische randvoorwaarden werden uitgewerkt in de Aansluitvoorwaarden. Zo ontstond één aanbestedingskader waarin proces, functionaliteit, techniek, security, privacy, contractering en aanbestedingsrecht met elkaar verbonden waren. De betrokkenheid van Process-IT bij het op maat maken van de Aansluitvoorwaarden was vanaf de voorbereiding voorzien.
Resultaat
De aanbesteding leidde tot de selectie van Youforce B.V. als leverancier van de nieuwe eHRM-oplossing. De inschrijving werd inhoudelijk beoordeeld en vervolgens op de belangrijkste technische, security-, beheer- en migratierisico’s nader geverifieerd.
Met de nieuwe oplossing legt de gemeente Leidschendam-Voorburg de basis voor een verdere digitalisering en professionalisering van haar HR-dienstverlening: meer selfservice voor medewerkers, beter beheersbare workflows, betere gegevensuitwisseling, actuele stuurinformatie en een moderne gebruikerservaring.
Voor Emtio illustreert deze opdracht hoe wij een aanbesteding van bedrijfsvoeringssoftware benaderen: niet vanuit een lange technische eisenlijst, maar vanuit processen en gewenste resultaten – zonder daarbij architectuur, informatiebeveiliging, privacy, beheer en contractuele beheersbaarheid uit het oog te verliezen.