In het najaar van 2025 werd Emtio door de gemeente Alphen aan den Rijn ingeschakeld voor de begeleiding van een complexe Europese aanbesteding voor de outsourcing van IT-infrastructuur- en beheerdiensten. De opdracht had niet alleen betrekking op de gemeente Alphen aan den Rijn, maar ook op de gemeente Kaag en Braassem en jeugdzorgorganisatie Oog voor Thuis.
Aanleiding
De bestaande dienstverleningsovereenkomst voor de grotendeels uitbestede IT-infrastructuur en het beheer daarvan liep af. Daarmee ontstond niet alleen de noodzaak om opnieuw Europees aan te besteden, maar ook een logisch moment om de bestaande sourcingstrategie te heroverwegen. De gemeente wilde de aanbesteding benutten om te komen tot een toekomstbestendige IT-infrastructuur en beheerdienstverlening. Daarbij moest de nieuwe leverancier de deelnemende organisaties zoveel mogelijk technisch ontzorgen, terwijl Alphen aan den Rijn zelf de regie over het totale IT-voorzieningenlandschap zou blijven voeren.
Een omvangrijk en divers IT-landschap
De aanbesteding had betrekking op een omvangrijk IT-landschap dat de dagelijkse bedrijfsvoering van drie publieke organisaties ondersteunt. Gezamenlijk ging het om bijna 2.000 gebruikersaccounts, circa 1.550 laptops en 1.700 mobiele telefoons en ongeveer 900 fysieke werkplekken, verspreid over circa twintig gemeentelijke en andere locaties.
Ook het applicatie- en infrastructuurlandschap was omvangrijk. De inventarisatie voor de aanbesteding bevatte honderden applicaties, variërend van SaaS-oplossingen tot applicaties die nog binnen de beheerde infrastructuur draaiden. Daaronder bevonden zich ook bedrijfskritische toepassingen.
De technische omgeving bestond uit een combinatie van private en public cloud, Microsoft 365 en Azure, een omvangrijke virtuele serveromgeving, databases, Citrix/VDI, LAN-, WLAN- en WAN-voorzieningen, back-up- en uitwijkvoorzieningen en voorzieningen voor monitoring en informatiebeveiliging. De drie organisaties beschikten bovendien over eigen Microsoft 365- en identity-omgevingen, terwijl tegelijkertijd delen van de infrastructuur en dienstverlening gezamenlijk werden gebruikt.
Daarmee ging het niet om het vervangen van één technisch platform, maar om de sourcing en toekomstige inrichting van een samenhangend en bedrijfskritisch IT-ecosysteem. Keuzes over cloud, werkplekken, netwerk, identity, security, applicaties en beheer konden niet afzonderlijk worden gemaakt, maar moesten vanuit de samenhang van de totale architectuur worden beoordeeld.
Meer dan een reguliere aanbesteding
De opdracht vroeg dan ook om meer dan het opnieuw contracteren van een bestaande IT-dienstverlener. De gemeente wilde de markt nadrukkelijk ruimte geven om mee te denken over de toekomstige inrichting van de dienstverlening en de sourcingstrategie.
Emtio koos daarom voor een mededingingsprocedure met onderhandeling, ingericht volgens een door Emtio ontwikkelde aanpak voor complexe IT-aanbestedingen. Daarbij wordt zoveel mogelijk functioneel uitgevraagd en zijn gedurende de procedure meerdere inhoudelijke contactmomenten met marktpartijen mogelijk. Hierdoor konden oplossingsrichtingen, risico’s, transitiekeuzes en technische uitgangspunten tijdens de aanbesteding met de geselecteerde leveranciers worden onderzocht en aangescherpt.
Na de selectiefase gingen drie marktpartijen door naar de volgende fasen van de aanbesteding. Tijdens de inlichtingen- en onderhandelingsfase werden hun oplossingsrichtingen verder verdiept. De leveranciers werkten onder meer een Oplossingsvoorstel, Transitieplan, Governance-regeling en SLA uit. Voorafgaand aan hun definitieve inschrijving vonden individuele verduidelijkingsgesprekken plaats.
Hierdoor kon de gemeente niet alleen beoordelen wat een leverancier aanbood, maar vooral ook hoe de voorgestelde dienstverlening zou aansluiten op de bestaande omgeving, architectuur, regieorganisatie en toekomstige ontwikkeling.
IT-architectuur, security en regie
Binnen de aanbesteding was veel aandacht voor de samenhang tussen IT-infrastructuur, architectuur en beheer. Zo was het beheer van WAN/LAN/WLAN sterk verweven met de totale oplossing voor werkplekken en servers. Ook voor SOC/SIEM moest een bewuste sourcingkeuze worden gemaakt: geïntegreerd bij de nieuwe leverancier of juist als afzonderlijke dienstverlening.
Daarnaast was de toekomstige regievoering een belangrijk onderdeel van de opdracht. De geselecteerde leverancier zou voor de gemeenten een strategische IT-partner worden. Daarom werd niet alleen naar traditionele SLA’s en KPI’s gekeken, maar ook naar de volwassenheid van de samenwerkingsrelatie, governance, rapportages, overlegstructuren en kritische succesfactoren. Deze uitgangspunten werden onderdeel van de contractuele inrichting van de dienstverlening.
Ook de transitie vormde een belangrijk onderdeel van de aanbesteding. Bestaande infrastructuur- en beheerdiensten moesten gecontroleerd naar de nieuwe leverancier worden overgebracht, zonder de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening in gevaar te brengen.
Multidisciplinaire begeleiding door Emtio
De omvang en technische verwevenheid van de omgeving vroegen om een combinatie van expertise op het gebied van IT-sourcing, aanbestedingsrecht, contractering, IT-infrastructuur en IT-architectuur. Emtio zette daarom Joop Schuilenburg en Ernst Vetketel gezamenlijk op de opdracht in, ieder met een duidelijk onderscheiden verantwoordelijkheid.
Joop Schuilenburg trad op als procesbegeleider en eerste aanspreekpunt voor zowel de gemeente als de deelnemende marktpartijen. Hij was verantwoordelijk voor de aansturing en samenhang van het aanbestedingstraject en bracht daarbij met name expertise in op het gebied van IT-sourcing, aanbestedingsrecht, inkoop en contractering.
Ernst Vetketel werd vanuit Emtio ingezet als IT-specialist en IT-architect. Bij aanvang van de voorbereiding beschikte de gemeente zelf nog over een IT-architect die onderdeel uitmaakte van het projectteam. Deze architect vertrok echter reeds ongeveer een maand na de start van de voorbereiding. Daardoor ontstond juist tijdens deze technisch complexe aanbesteding een belangrijke lacune in de benodigde kennis en capaciteit op het gebied van IT-infrastructuur en architectuur. Het ontstaan van deze lacune was bij het opstellen van het voorstel door Emtio al voorzien.
Ernst heeft vervolgens gedurende de verdere voorbereiding en de volledige uitvoering van de aanbesteding de rol van IT-architect op zich genomen. Zijn bijdrage ging daarmee aanzienlijk verder dan inhoudelijke ondersteuning of incidenteel technisch advies.
Vanuit deze rol was hij betrokken bij het formuleren en toetsen van de technische en architecturale uitgangspunten en de functionele behoeftestelling, de samenhang tussen infrastructuurcomponenten en het beoordelen van de door marktpartijen voorgestelde oplossingsrichtingen. Ook bestudeerde hij de voorlopige inschrijvingen vanuit technisch en architecturaal perspectief en droeg hij inhoudelijke gesprekspunten aan voor de gesprekken met de inschrijvers. Deze uitgebreidere rol was in de opdracht uitdrukkelijk voorzien om de weggevallen IT-architectuurkennis binnen het projectteam op te vangen.
Hierdoor kon gedurende het gehele aanbestedingstraject een directe verbinding worden gelegd tussen enerzijds de procedurele, aanbestedingsrechtelijke en contractuele keuzes en anderzijds de IT-technische en architecturale consequenties daarvan. Joop bewaakte het proces, de juridische kaders en de contractuele samenhang; Ernst borgde vanuit de rol van IT-architect dat de gevraagde en aangeboden oplossingen technisch en architecturaal aansloten bij de bestaande omgeving en de toekomstige doelstellingen.
Joop en Ernst maakten beiden deel uit van de inkoopprojectgroep van de gemeente.
Emtio was daarnaast penvoerder voor de aanbestedings- en contractdocumenten en begeleidde het traject van aanbestedingsstrategie en behoeftestelling tot beoordeling, onderhandelingen, gunning en contractering. Tot de resultaten behoorden onder meer de aanbestedingsdocumenten, contractdocumenten, governance-documentatie, beoordelingsmatrices, communicatie met marktpartijen en de uiteindelijke contractering inclusief PDC, SLA en exit-regeling.
Gunning en overdracht van de IT-architectuur
De Europese aanbesteding werd in juni 2026 succesvol afgerond. Na beoordeling van drie geldige inschrijvingen kwam Digital Survival Company B.V. op basis van de aangeboden prijs en kwaliteit als winnaar uit de procedure.
Met de gunning kwam ook een einde aan de tijdelijke invulling door Emtio van de IT-architectuurfunctie. Voor de daaropvolgende transitie- en implementatiefase huurde de gemeente opnieuw een IT-architect in.
Ernst heeft de gedurende de voorbereiding en aanbesteding opgebouwde kennis, gemaakte keuzes en relevante technische en architecturale informatie aan deze IT-architect overgedragen. Daarmee werd geborgd dat de tijdens de aanbesteding gemaakte keuzes en uitgangspunten beschikbaar bleven voor de transitie en verdere realisatie van de nieuwe dienstverlening.
Deze overdracht sloot aan op de oorspronkelijke opdracht van Emtio, waarin de overdracht van de resultaten van de aanbesteding naar de projectorganisatie ten behoeve van de transitie expliciet als resultaat was opgenomen.
DPIA als onderdeel van de afronding
Als onderdeel van de afronding voerde Emtio tevens een uitgebreide Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit op de voorgenomen dienstverlening van de geselecteerde leverancier. Daarmee werden de gevolgen van de nieuwe IT-dienstverlening voor de bescherming van persoonsgegevens systematisch in kaart gebracht en beoordeeld.
De DPIA omvatte onder meer de gegevensstromen binnen de nieuwe omgeving, de positie van verwerkingsverantwoordelijken, verwerker en subverwerkers, IAM en toegangsbeheer, devicebeheer, servicedesk- en ITSM-processen, monitoring en telemetrie, SOC/SIEM, back-up en herstel en gegevensverwerking binnen Microsoft 365 en Azure.
Daarbij werd onder meer gekeken naar rechtmatigheid, dataminimalisatie, bewaartermijnen, internationale gegevensverwerking, privacy by design, beveiligingsmaatregelen en risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Dit was extra relevant omdat binnen de betrokken organisaties op grote schaal persoonsgegevens worden verwerkt en daarbij ook gevoelige en bijzondere persoonsgegevens kunnen voorkomen.
Ook bij deze afsluitende opdracht kwam de multidisciplinaire samenwerking binnen Emtio terug. Joop trad op als penvoerder vanuit het privacy- en gegevensbeschermingsrecht, terwijl Ernst de IT-technische aspecten inhoudelijk toetste. Daarmee werden de juridische, privacy-rechtelijke en technisch-architecturale aspecten van de nieuwe dienstverlening in samenhang beoordeeld.
Resultaat
Met de succesvolle afronding van de aanbesteding hebben Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Oog voor Thuis een belangrijke basis gelegd voor een toekomstbestendige IT-dienstverlening. Een dienstverlening waarin technische ontzorging wordt gecombineerd met een duidelijke regierol voor de gemeente en waarin cloudontwikkeling, continuïteit, digitale weerbaarheid en bescherming van persoonsgegevens integraal zijn meegenomen.
Voor Emtio laat deze opdracht bij uitstek zien wat onze aanpak bij complexe IT-sourcing kenmerkt: het verbinden van IT, inkoop en recht gedurende het volledige traject – van sourcingstrategie en architectuur tot aanbesteding, contractering, privacy en overdracht naar de realisatieorganisatie.