Oplossing voor zaaksgericht werken
Vanwege digitalisering moet de overheid zaaksgericht gaan werken. Emtio heeft veel ervaring met aanbestedingen voor een oplossing zaaksgericht werken en heeft hiervoor een unieke methode ontwikkeld.
De samenleving digitaliseert. Waar in het verleden naast de analoge wereld er nog een digitale wereld was, zijn deze twee werelden niet meer van elkaar te scheiden.
Daardoor transformeert de samenleving nu naar een digitale netwerksamenleving. Deze transformatie heeft impact, zowel voor de positie van burgers en bedrijven, alsook voor de overheid.
Werken in de cloud
Plaats- en tijdonafhankelijk werken is een randvoorwaarde voor deze digitale transformatie. Hierbij is het veilig opslaan en bewerken van data in de cloud een belangrijk aspect. Steeds meer applicaties en diensten maken namelijk gebruik van de cloud.
Werken in de cloud heeft grote voordelen:
- de cloud is flexibel
- programma’s worden continu geüpdatet
- gebruikers hebben altijd toegang tot de juiste informatie
Overheidsdiensten en digitalisering
Overheidsdiensten moeten gaan toewerken naar een robuuste, toekomstbestendige en flexibele zaakoplossing voor alle bedrijfsonderdelen. Voor een goede start van de transformatie is het van belang hierbij om als organisatie van buiten naar binnen te kijken. Dit wordt customer-centric denken genoemd.
Om mee te gaan in deze transformatie moet er een omslag gemaakt gaan worden in het denken en doen. Huidige architectuurlandschappen kenmerken zich vaak door een veelvoud aan applicaties met specifieke koppelingen. Deze vele applicaties zijn vaak weinig flexibel, moeilijk te onderhouden en lastig te beveiligen. Daardoor gaat er veel tijd verloren of kunnen gevoelige gegevens gemakkelijk op straat terecht komen.
Procesbouwblokken
Door het applicatielandschap te vernieuwen en in de cloud te plaatsen is er een natuurlijk moment om ook de werkprocessen te herijken. Hierdoor kan er tot verschillende procesbouwblokken gekomen worden die eenvoudiger geïntegreerd kunnen worden.
Modulaire blokken maken het mogelijk om deze bouwblokken als een portfolio te managen, te evalueren en op basis van prestaties en nieuwe inzichten te herzien. Hierdoor kan er eenvoudiger en sneller geïnnoveerd worden.
Oplossing zaaksgericht werken
Door inzet van een moderne oplossing voor zaaksgericht werken (incl. documentmanagement en klantportaal) wordt een verbetering verwacht op het gebied van:
- zaakafhandeling in de primaire processen: kenbaarder, transparanter en voorspelbaarder
- beschikbaarheid informatie en data: informatie en data moet gemakkelijk vindbaar en deelbaar zijn
- mobiliteit: interne en externe partijen kunnen plaats en tijd onafhankelijk werken
- toegankelijkheid: interne en externe partijen kunnen continu, eenvoudig en eenduidig toegang krijgen tot de voor hen relevante informatie
- interactiviteit met zowel interne als externe partijen
- duurzaam borgen van informatie
- klantgericht werken
- klanttevredenheid op de volgende gebieden:
- gebruiksgemak (gebruikers)
- vereenvoudigd beheer (beheerders) met minimale afhankelijkheid van leveranciers
- en maximale beschikbaarheid en optimale performance (gebruikers en beheerders).
De methode van Emtio
Emtio heeft voor deze specifieke dienst een methodiek ontwikkeld waarmee u een dienstverlener of combinatie van dienstverleners kunt selecteren. Deze dienstverlener(s) stellen op basis van gebruiksrechten een (cloud)oplossing voor zaaksgericht werken u ter beschikking. Dit is inclusief documentmanagement en een klantportaal.
Deze leveranciers zijn in staat om hun opdrachtgever op flexibele wijze te ondersteunen bij het (gefaseerd) implementeren en beheren van de benodigde applicatiesoftware en koppelingen.
Het creëren van draagvlak
De belangrijkste factor bij een oplossing voor zaaksgericht werken is draagvlak voor de keuze van de leverancier en de oplossing. Een oplossing voor zaaksgericht werken is namelijk een bedrijfskritische IT-oplossing waar een zeer groot aantal interne- en externe gebruikers hun dagelijks werk mee moeten uitvoeren.
De aanbestedingsmethodiek die Emtio ontwikkeld heeft borgt maximale interactie tussen de te selecteren leveranciers. Ook borgt onze methode participatie van de toekomstige gebruikers en uiteindelijk de acceptatie van de oplossing in een zeer vroeg stadium.
Samenvattend zorgt onze methodiek ervoor dat er tenminste 6 maal tijdens de gehele aanbestedingsprocedure interactie is tussen de toekomstige leverancier(s) van de oplossing en de gebruiker. De bevindingen van de gebruiker worden geobjectiveerd meegenomen in de totstandkoming van de keuze van de leverancier(s).
Meer informatie over deze methode kunt u terugvinden in dit artikel.
Is deze methode zaaksgericht werken geschikt voor onze organisatie?
Onze methode is geschikt indien u uw nieuwe oplossing voor zaaksgericht werken in de markt wenst te zetten en de onderstaande uitgangspunten u aanspreken. Is dit het geval? Kies er dan voor om Emtio het aanbestedingstraject te laten begeleiden.
De uitgangspunten voor deze methode zijn:
- U kiest voor standaard ‘commercial on the shelf’ software. Dat maakt dat er een keuze wordt gemaakt uit oplossingen en leveranciers die er ook daadwerkelijk zijn.
- Maatwerk blijkt meestal niet nodig. Mocht maatwerk wel nodig zijn dan zal het tot een absoluut minimum beperkt blijven, aangezien configureren een van de hoofduitgangspunten is.
- Passende functionaliteit, betrouwbaarheid, integreerbaarheid en exploitatie-service levels zijn voor u het primaire belang voor oplossingskeuzes en partnerkeuzes.
- U kiest voor de positie van smart follower waar het gaat om ICT-technologie en ICT innovatie. Dat betekent enerzijds dat u bij voorkeur geen launching customer van nieuwe technologie bent. Anderzijds betekent dit dat u zich wel in de primaire kern-focus van de ontwikkelingen van de ICT-markt en roadmaps van oplossingsleveranciers wil bevinden (dus niet in een secundaire of niet-kern-focus-technologie/ontwikkeling).
- U wenst ontzorgd te worden op het gebied van doorontwikkeling, hosting en beheer.
- Draagvlak en commitment van de toekomstige gebruikers voor de nieuwe oplossing is cruciaal voor u.
Samenwerken met Emtio levert u op:
- een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject, waarbij we resultaatgericht zijn: snelheid, gedegen, en afspraak is afspraak
- een naar uw tevredenheid geselecteerde leverancier en oplossing
- een afgestemde overeenkomst op maat voor het onderwerp geschreven, waarmee u ook echt een goede basis voor uw regierol creëert, zowel voor de projectfase als voor de exploitatiefase
Neem contact op met Emtio
Spreken de bovenstaande uitgangspunten u aan? Wilt u met uw organisatie ook bijblijven op het gebied van digitalisering? En bent u op zoek naar een efficiënte en effectieve aanpak van het aanbestedingstraject door een partij met veel kennis en ervaring? Neem dan contact op met Emtio om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen op het gebied van zaaksgericht werken.
Referenties zaaksgericht werken:
Wat Emtio doet
- Advies over inbesteden en procurement
- Onderhandelen over/opstellen van samenwerkingsovereenkomsten
- Advies over ICT-recht
- Advies over samenwerkingsverbanden zoals Shared Service Center (SSC’s)