Meerdere contactmomenten met potentiële leveranciers tijdens een ICT aanbesteding? Natuurlijk kan dat (en rechtmatig)!

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aanbesteding.

De Raad en de Commissie van de EU verklaarden in het verleden al dat er bij aanbestedingsprocedures wel besprekingen met gegadigden of inschrijvers mogen plaatsvinden, met de volgende voorwaarde:

alleen met het oog op verduidelijking of aanvulling van de inhoud van hun offerte, alsmede van de eisen van de aanbestedende diensten, en voor zover zulks geen discriminatie veroorzaakt.

De Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 onderschrijft dit.

Juist het beperkte contact in de pre-contractuele fase is een van de zaken waardoor onze opdrachtgevers het Europees aanbesteden als beperkend beschouwen. Inkopers bij de opdrachtgevers uiteraard daargelaten.

Maar: waar een wil en een wens voor voldoende contactmomenten tijdens de aanbesteding is, is een (rechtmatige) weg.

Onze oplossing

kantoorDoor de bundeling van onze juridische- en inkoopexpertise hebben wij een manier gevonden om tegemoet te kunnen komen aan de wens van vele van onze ICT-opdrachtgevers om de onderhandelingsruimte maximaal te benutten.

Onze unieke methode maakt gebruik van de mogelijkheden binnen de Aanbestedingswet zonder dat deze rechtmatigheidsgrenzen overschrijdt. Deze methode is het voorbeeld van pragmatisch nadenken over het bieden van maximale toegevoegde waarde voor u als aanbestedende dienst.

Het werkt als volgt:

In de Aanbestedingswet bestaat de mogelijkheid om te kiezen voor een mededingingsprocedure met onderhandeling.

Daarnaast kent de Aanbestedingswet een procedure met de benaming concurrentiegerichte dialoog.

Let op: beide procedurevormen zijn niet vrij toepasbaar, maar de toelichting op de Aanbestedingswet geeft aan dat deze procedurevormen vooral geschikt zijn om toe te passen bij meer complexe ICT-opdrachten. Emtio zal zorgdragen voor een onderbouwende notitie in het aanbestedingsdossier met afdoende motivering. 

Deze beide procedures worden in onze unieke aanpak gecombineerd, waarbij we kiezen voor de benaming ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Om verwarring te voorkomen hanteren wij het begrip ‘consultatie’ in plaats van ‘dialoog’. Wij leggen u uit hoe het werkt.

De aanbesteding bestaat in onze aanpak uit drie formele fasen:

  1. Selectiefase: er worden minimaal drie leveranciers geselecteerd waarmee de consultatiefase wordt doorlopen.
  2. Consultatiefase: de geselecteerde leveranciers beantwoorden mondeling (interactieve presentatie) en schriftelijk een aantal zorgvuldig geformuleerde vragen omtrent de eigen behoeftestelling.
  3. Onderhandelingsfase: de geselecteerde leveranciers maken hun voorlopige inschrijving/offerte en er vinden onderhandelingen plaats, waarna de leveranciers hun definitieve inschrijving/offerte indienen.

Fase 1: Selectiefase

Tijdens de aankondiging wordt de Selectieleidraad beschikbaar gesteld en vangt de minimumtermijn van 30 kalenderdagen aan die belangstellende leveranciers in staat stelt om een aanmelding voor te bereiden.

Deze termijn wordt eveneens gebruikt om het document voor de consultatiefase op te stellen en af te ronden. Dit noemen wij het voorlopig beschrijvend document (VBD).

Voorlopig beschrijvend document

Het VBD is in feite een gevorderd concept (versie 0.8) van het uiteindelijke beschrijvend document.

Het VBD bevat echter een hoofdstuk ‘0’. Dit hoofdstuk beschrijft de consultatieprocedure en bevat de consultatievragen die u aan de geselecteerde leveranciers wil stellen.

Dit kunnen vragen naar bepaalde oplossingsrichtingen zijn waarbij, gelet op de beschreven ‘ist’ situatie, voor- en nadelen moeten worden aangereikt. Het kunnen daarnaast meer diepgaande technische vragen zijn, die over bepaalde oplossingsrichtingen gaan. Binnen de (in de Selectieleidraad) beschreven scope van de opdracht kunnen echter vrijwel alle denkbare vragen worden gesteld, ook over kosten.

Tijdens de selectiefase wordt de geïnteresseerde leveranciers eenmaal de gelegenheid geboden om vragen te stellen alvorens zij hun aanmelding indienen. Op de aangegeven datum dienen de aanmelding via TenderNed te worden aangeleverd en het projectteam toetst en beoordeeld deze waarna de shortlist wordt vastgesteld.

Fase 2: Consultatiefase

De geselecteerde leveranciers ontvangen nu het VBD. De antwoorden op de in hoofdstuk ‘0’ gestelde vragen moeten binnen een aangegeven periode worden beantwoord. De periode is niet aan formele minimumtermijnen gebonden en kan dus vrij worden vastgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met omvang, gevraagde diepgang en de periode waarin ze moeten worden beantwoord (vakanties, etc.). Wij laten de antwoorden op de vragen in een interactieve presentatie toelichten.

Om de presentatie interactief te maken, laten we de presentatiesheets enkele dagen van tevoren aanleveren zodat we de antwoorden kunnen bestuderen en dus voorbereid zijn op wat er zal worden gepresenteerd.

Van de presentaties wordt een geluidsopname gemaakt.

Met alle verkregen informatie uit de vragen kunt u nu meer gericht een inschrijving vragen voor één of meerdere oplossingsrichtingen.

Deze informatie wordt in een definitief beschrijvend document (DBD) verwerkt.

Definitief beschrijvend document

In dit definitief beschrijvend document (DBD) is hoofdstuk ‘0’ is inmiddels verwijderd.

Het kan gebeuren dat tijdens de consultatiefase het aantal geschikte oplossingen afneemt (omdat u ze niet passend acht). Daarmee valt niet uit te sluiten dat daarmee ook een of meerdere leveranciers nu afvallen, bijvoorbeeld omdat ze een unieke oplossing wilden bieden die u niet passend acht. Bij het bepalen van het aantal te selecteren leveranciers dient vooraf rekening te worden gehouden met deze mogelijke afvallers.

Het DBD wordt nu bij de geselecteerde leveranciers aangeboden voor het maken van een eerste inschrijving.

Fase 3: Onderhandelingsfase

Het DBD is naar de nog overgebleven leveranciers gezonden en zij kunnen op basis daarvan een eerste voorlopige inschrijving doen.

De leverancier dient als eerste voorlopige inschrijving een aantal documenten in te leveren:

  1. een concept oplossingsrichting waarin de leverancier zijn globale ontwerp/architectuur beschrijft. De door de leverancier gepercipieerde scope zal hierbij een belangrijk onderwerp zijn;
  2. een concept projectaanpak waarin de leverancier beschrijft hoe hij de implementatie/transitie/conversie aanpakt;
  3. een concept Service level agreement waarin de leverancier moet onderbouwen welk beschikbaarheidspercentage en overige service levels hij zal garanderen.

De ingeleverde kwaliteitsdocumenten worden kritisch gelezen door uw projectteam. Bij de bestudering van ervan worden de bespreekpunten genoteerd ter voorbereiding van de verduidelijkingsgesprekken (met iedere leverancier één onderhandelingsronde) die gaan volgen.

Veruit het belangrijkste aandachtspunt hierbij is beantwoording van de vraag of de leverancier de juiste uitgangspunten hanteert. Daarnaast de scope van zijn werkzaamheden: wat doet hij wel en wat niet. Dit is erg belangrijk om in de implementatiefase meerwerk beheersbaar te houden.

Definitieve inschrijving

Na de onderhandelingsronde wordt de leverancier in staat gesteld zijn definitieve inschrijving in te dienen. Dit gebeurt doordat hij een update van de eerdere aangeleverde concepten inlevert en deze definitief maakt, met daarnaast de geoffreerde prijsstelling.

Naast een beoordeling van het schriftelijk aanbod adviseren wij u bij de aankoop van bedrijfsinformatiesystemen een demo te organiseren op basis van een of enkele use cases. De processtappen binnen de use case moeten in een demo-omgeving van de oplossing live worden getoond. Het beoordelingsteam is daarbij aanwezig, maar de sessies bieden ruimte voor meer publiek zodat u kunt overwegen meerdere stakeholders uit te nodigen als toeschouwer, met als doel het creëren van draagvlak voor de gekozen oplossing binnen uw organisatie.

Het beoordelingsteam kent een score voor iedere demo toe. Het bij de demo gehanteerde beoordelingsformulier is als bijlage bij het DBD toegevoegd,  zodat de leveranciers deze als script kunnen hanteren.

Als het aangeboden bedrijfsinformatiesysteem qua aangeboden functionaliteit op zich voldoende duidelijk is, kunt u overwegen een usability-test te organiseren, waarbij key users via een door Emtio geobjectiveerde methode de gebruikersvriendelijkheid kunnen beoordelen.

Ook kunt u overwegen om interviews af te nemen volgens een script dat we samen met uw projectteam opstellen.

Als laatste klap op de vuurpijl kunt u nog overwegen de leveranciers een best and final offer (BAFO) te vragen, waarmee u ook aan het onderhandelingsaspect van de procedure invulling kunt geven. Dit laatste is overigens geenszins verplicht.

Voorlopige gunning

Conform het beschreven gunningsmodel wordt vervolgens bepaald wie de voorlopige winnaar van de aanbesteding is.

De voorlopige winnaar gaat door naar de verificatiefase. Met hem worden nu alle aspecten van zijn aanbod besproken en er wordt beoordeeld of het aanbod inderdaad compleet is. Het concept van het plan van aanpak wordt nogmaals besproken en gefinaliseerd, de prijsstellingen worden vertaald naar een dossier financiële afspraken (DFA), het aangeboden projectteam wordt besproken (bij eventueel laag scorende functionarissen wordt op vervanging aangedrongen) en de contractvoorwaarden, inclusief SLA, worden nader afgestemd.

Onderstaand een schematisch overzicht van onze unieke methode, inclusief het aantal mogelijke contact momenten tussen opdrachtgever en de potentiële opdrachtnemers.

Minimaal drie contactmomenten

Onze unieke methode maakt een minimum aantal van drie contactmomenten mogelijk tussen u en uw potentiële contractpartners tijdens de aanbestedingsprocedure (dus vóór de voorlopige gunning).

contactmomenten-aanbesteding

Hierdoor bent u beter in staat een beeld te vormen van enerzijds de leverancier en anderzijds de door hem geboden oplossing.

Meer weten?

Wilt u meer weten over onze unieke methode of bent u benieuwd naar onze andere dienstverlening? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Exit-regelingen ook bij bedrijfsvoeringsapplicaties opnemen

Bij outsourcingscontracten is het inmiddels zeer gebruikelijk om een voorziening te treffen waarmee de leverancier actief wor

Meer lezen

COVID-19 reden voor overmacht in IT-contracten?

Dat COVID-19 een dominante invloed heeft op IT-projecten hoeven wij u niet uit te leggen. Wel bereikt ons steeds vaker de vra

Meer lezen
belastingapplicaties-waarderingsapplicaties-aanbesteden

Bedrijfsinformatiesystemen: kiest u enkel het systeem of een complete oplossing?

Bedrijfsinformatiesystemen is een bekende verzamelnaam voor een veelheid aan applicatieoplossingen, die als pakketoplossing o

Meer lezen

Flitsaanbestedingen: veel contact en toch contactloos, snel en efficiënt

Op afstand werken krijgt in deze moeilijke tijden door het coronavirus noodzakelijkerwijs een grote impuls. Tegelijkertijd d

Meer lezen
Inbesteden Centrale Overheid | Emtio

Hoe stelt de Autoriteit Persoonsgegevens boetes vast?

Afgelopen juli werd bekend dat de Autoriteit Persoonsgegevens een boete had opgelegd aan het Haga ziekenhuis voor het niet op

Meer lezen
AVG

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of de EER mogen worden verwerkt?

Heeft het zin om contractueel te claimen dat gegevens alleen in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte mogen word

Meer lezen
kantoor

Meerdere contactmomenten met potentiële leveranciers tijdens een ICT aanbesteding? Natuurlijk kan dat (en rechtmatig)!

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aan

Meer lezen
Softwarematige partinionering

Oracle licenties: is softwarematige partitionering op basis van VMware wel of niet toegestaan?

Vanaf 2002 verspreidt Oracle een document met de benaming ‘Oracle Partitioning Policy’. Het document is de afgelopen jare

Meer lezen
Kostenbeheersing van maatwerk | Emtio

Kostenbeheersing maatwerksoftware: welke maatregelen zijn mogelijk?

Vandaag de dag is de meeste software zogenaamde standaardsoftware. Omdat geen enkele organisatie ook echt ‘standaard’ is,

Meer lezen
Aanbesteding collusie | Emtio

Inschrijvingen op aanbestedingen door verbonden ondernemingen

Als gevolg van overnames en fusies en dergelijke kunnen verhoudingen binnen een markt op elk moment veranderen. Voor aanbeste

Meer lezen