Emtio rondt aanbesteding selectie Klantinformatiesysteem bij Brabant Water succesvol af

Op vrijdag 2 augustus ondertekenden de directeuren van Brabant Water en het Belgische Ferranti Computer Systems de overeenkomst voor het op basis van een cloudvoorziening ter beschikking stellen, implementeren en beheren van een nieuw Klantinformatiesysteem. Emtio was bij dit aanbestedingsproject als procesbegeleider actief en heeft de aanbestedingsstrategie ontwikkeld, de aanbesteding procedureel begeleid en alle benodigde contractdocumenten opgesteld.

Brabant Water maakt sinds 2007 gebruik van het ‘overgeërfde’ klantinformatiesysteem ‘Accent’. In een periode van tien jaar is Accent uitgegroeid tot het meest centrale informatiesysteem binnen het applicatielandschap van Brabant Water, met een hoge mate van maatwerk op de processen en business logica van Brabant Water.

Accent processen

Accent ondersteunt de ‘Klant en Markt’ processen: 

  • Factureren, beheren debiteuren, incasseren
  • Verkrijgen en verwerken meterstanden
  • Onderhouden klantcontacten
  • Verlenen van water-gerelateerde diensten
  • Daarnaast dient Accent als informatiebron voor andere primaire processen:
  • Verwisselen en onderhouden watermeters
  • Controletaak binnen installaties (inspecties)

Omdat de basis van Accent niet langer wordt ondersteund door Oracle is Brabant Water genoodzaakt Accent te vervangen. Als aanbestedende dienst is Brabant Water verplicht hiervoor een Europese aanbesteding uit te schrijven.

Procesbegeleiding

Emtio heeft in 2016 een vergelijkbare aanbesteding bij Dunea begeleid waarbij de scope echter uitgebreider was (ERP). Nadat Brabant Water een bezoek aan onder meer Dunea deed is Emtio gevraagd de procesbegeleiding van de Europese aanbesteding van Brabant Water te verzorgen. De behoeftestelling is niet op basis van een programma van eisen verwoord, maar is in zijn geheel functioneel verwoord, op basis van een zogenaamde ‘Lichtblauwdruk SOLL processen’ dat als een belangrijk onderdeel in een ‘Project Start Architectuur’ is opgenomen.

Uitvoering

De aanbesteding is via een ‘onderhandelingsprocedure met publicatie’ uitgevoerd waarbij een uitgebreide marktconsultatie tijdens de aanbestedingsprocedure is gehouden. Op basis van een gepubliceerde Selectieleidraad zijn drie aanbieders geselecteerd voor deelname aan de consultatie. Zij ontvingen vervolgens een ‘Voorlopig’ Beschrijvend Document waarin enkele tientallen gerichte vragen werden gesteld over de eigen behoeftestelling van Brabant Water in combinatie met de mogelijkheden van (het aanbod van) de geselecteerde marktpartijen. De vragen werden schriftelijk beantwoord en de antwoorden zijn allen tijdens de consultatieronden mondeling toegelicht waartoe elke aanbieder apart in de gelegenheid is gesteld.

Met behulp van de aangereikte informatie is het ‘Definitieve’ Beschrijvend Document opgesteld waarna de aanbieders een voorlopige inschrijving konden indienen, bestaande uit een concept projectaanpak, een concept oplossingsvoorstel, een concept service level agreement en een concept kansendocument. De ingediende concepten werden vervolgens per aanbieder uitgebreid doorgesproken. Daarna dienden de aanbieders de definitieve inschrijving in, vergezeld van de inschrijvingsprijs.

Naast het indienen van deze stukken, de kwaliteitsdocumenten, dienden de aanbieders op basis van eenvoudige use cases een ‘usability-test’ te ondergaan. Ook zijn er interviews afgenomen.

Op basis van de integrale beoordeling van alle kwaliteitsaspecten in combinatie met de inschrijvingsprijs kwam Ferranti Computer Systems als winnaar uit de aanbesteding. Tijdens de verificatieperiode zijn de contracten (een samenwerkingsovereenkomst, een overeenkomst van opdracht, een verwerkersovereenkomst en het service level agreement) en een dossier financiële afspraken vastgesteld. De opdracht is voor een onbepaalde looptijd gegund.

Doorlooptijd

De voorbereidingsfase van de aanbesteding startte in week 47 (2018) waarna op 25 januari 2019 de aankondiging op TED plaatsvond. Op 2 augustus 2019 vond ondertekening van de overeenkomsten plaats. De aanbesteding is geheel binnen de vooraf vastgestelde planning en budget uitgevoerd.

Meer informatie

Meer informatie over Emtio of over onze dienstverlening bij IT aanbestedingen? Bekijk de pagina: IT aanbesteding

Aanbesteding backbone ICT-infrastructuur bij ICT-WBW afgerond

Recent heeft Emtio een aanbesteding begeleid bij ICT West-Brabant West. Emtio heeft bij deze aanbestedingsprocedure alle a

Meer lezen

Gunning aanbesteding Open Universiteit aan Pro-ACT IT

Naar aanleiding van een Europese aanbesteding zijn per 1 juli 2020 de Open Universiteit en Pro-Act IT de samenwerking aangega

Meer lezen

Aanbesteding ICT-infrastructuur en -beheer voor Rijnvicus

Emtio is door Rijnvicus uit Alphen aan den Rijn gevraagd een aanbestedingsprocedure in gang te zetten voor de outsourcing van

Meer lezen

Aanbestedingsprocedure kantoorautomatisering voor ParkeerService

ParkeerService uit Amersfoort heeft Emtio opdracht verstrekt voor de heraanbesteding van de outsourcing van ICT-infrastructuu

Meer lezen

Aanbesteding afgerond bij Stichting Ouder- en Kindteams Amsterdam

Emtio heeft de procesbegeleiding verzorgd van een Europese aanbesteding voor de selectie van een cloudoplossing voor een Doss

Meer lezen
kantoor

Projectaanbesteding bij Gemeente Winterswijk

Gemeente Winterswijk heeft Emtio gevraagd haar te ondersteunen bij de uitvoering van een aanbestedingsprocedure voor de verva

Meer lezen
ict-infrastructuur

Emtio begeleidt ICT WBW bij vervangen IT-infrastructuur

ICT Samenwerking West Brabant-West (ICT WBW) is een shared service die sinds 2015 het ICT-onderhoud en -beheer van de gemeent

Meer lezen

Consultatie Nederlandse veiling snelle mobiele communicatie gestart

Staatssecretaris Mona Keijzer (Economische Zaken en Klimaat) heeft op 5 december 2019 de consultatie gestart voor de veiling

Meer lezen

Aanbesteding Raad van State succesvol afgerond

Op woensdag 8 oktober jl. ondertekenden de Raad van State en Ilionx Cloud Solutions de overeenkomst voor de implementatie en

Meer lezen
overeenkomsten Emtio

Kadaster vraagt Emtio om ondersteuning bij de voorbereiding van DSO-LV overeenkomsten

Het Kadaster is door de overheid gevraagd om als ontwikkelpartner van de Landelijke Voorziening DSO (DSO-LV) een aantal onder

Meer lezen