Emtio begeleidde de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte in de aanbesteding van een cloudoplossing voor belastingen. Dit resulteerde in een toekomstgerichte oplossing in belastingprocessen, meer governance en duidelijke afspraken over de dienstverlening, implementatie en verdere doorontwikkeling voor de DOWR-gemeenten.
Aanleiding
De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) stonden voor de vervanging van hun bestaande belastingapplicatie. De overeenkomst liep af en de gemeenten wilden overstappen naar een moderne cloudoplossing voor het ondersteunen van de gemeentelijke belastingprocessen. Daarbij ging het niet alleen om software, maar ook om implementatie, migratie, beheer, dienstverlening en de toekomstige ontwikkeling van de belastingorganisatie. De aanbesteding werd uitgevoerd door Gemeente Deventer namens de drie samenwerkende gemeenten.
Van bestaande processen naar een toekomstgerichte belastingorganisatie
DOWR beschikte over goed beschreven belastingprocessen, maar wilde voorkomen dat de bestaande werkwijze automatisch het uitgangspunt zou worden voor de nieuwe oplossing. Daarom werd gekozen voor een functionele benadering waarbij eerst werd bepaald welke bedrijfsprocessen en resultaten moesten worden ondersteund en pas daarna welke software daarvoor het meest geschikt was. Dit werd vastgelegd in een Lichtblauwdruk met de gewenste SOLL-situatie voor de belastingorganisatie.
Bewust gekozen voor marktinteractie
Op advies van Emtio werd gekozen voor een Europese mededingingsprocedure met onderhandeling. Hierdoor konden leveranciers niet alleen worden beoordeeld op hun schriftelijke aanbieding, maar kon gedurende de procedure ook worden onderzocht hoe hun oplossingen aansloten op de functionele behoefte van DOWR.
Na de selectiefase volgde een traject waarin marktpartijen hun visie konden geven op de gewenste oplossing, de transitieaanpak, governance en dienstverlening. Op basis van deze gesprekken werd het uiteindelijke Beschrijvend Document Selectie Cloudoplossing voor Belastingen verder aangescherpt.
Eerst een voorlopige inschrijving, daarna pas definitief
De geselecteerde leveranciers dienden eerst een voorlopige inschrijving in. Hierin werkten zij hun oplossingsvoorstel, transitieaanpak, SLA, governance en kansendossier uit. Deze documenten werden door een multidisciplinair beoordelingsteam geanalyseerd op aannames, risico’s en onduidelijkheden.
Tijdens afzonderlijke verduidelijkingsgesprekken konden opdrachtgever en leveranciers deze punten bespreken. Daarna volgde de definitieve inschrijving. Hierdoor ontstonden beter vergelijkbare aanbiedingen en kregen leveranciers de mogelijkheid om hun voorstellen beter aan te laten sluiten op de behoefte van DOWR.
Meer beoordelen dan softwarefunctionaliteit
Bij de beoordeling werd verder gekeken dan functionaliteit alleen. De kwaliteit van de aanbiedingen werd beoordeeld op:
- Oplossingsvoorstel
- Transitieplan
- Service Level Agreement (SLA)
- Kansendossier
- Governance
- Praktijkdemonstraties op basis van uitgewerkte use cases
Deze aanpak maakte het mogelijk om niet alleen de software, maar ook implementatie, dienstverlening, samenwerking en toekomstbestendigheid te beoordelen.
Uitgebreide praktijkdemo
Een belangrijk onderdeel van de aanbesteding bestond uit praktijkdemo’s. Leveranciers kregen vooraf uitgewerkte gemeentelijke use cases en moesten aantonen hoe hun oplossing belastingprocessen daadwerkelijk ondersteunde.
De use cases hadden onder meer betrekking op:
- Heffen van belastingen
- Innen en invordering
- Bezwaar- en beroepsprocedures
- Gegevensbeheer
- GIS-integratie
- Rapportages
- Autorisatiebeheer
- Parkeerbelastingen
Per onderdeel werd beoordeeld in hoeverre de functionaliteit daadwerkelijk werkend kon worden aangetoond. Hierdoor werd niet alleen gekeken naar wat leveranciers beloofden, maar vooral naar wat hun standaardoplossing in de praktijk werkelijk kon leveren.
Governance, implementatie en dienstverlening vooraf meegewogen
Ook implementatie en beheer maakten integraal onderdeel uit van de selectieprocedure. Leveranciers moesten al tijdens de aanbesteding laten zien hoe de migratie zou worden uitgevoerd, welke verantwoordelijkheden partijen zouden hebben, hoe de dienstverlening werd ingericht en hoe de samenwerking bestuurlijk zou worden vormgegeven.
Hierdoor ontstond al vóór contractering een duidelijk beeld van de toekomstige samenwerking en de impact van de implementatie op de organisatie.
Een kritische beoordeling maakte kwalitatief verschil
Na beoordeling van de inschrijvingen, kwaliteitsdocumenten, demonstraties en prijscomponenten werd Level Software B.V. geselecteerd als economisch meest voordelige inschrijver op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De beoordeling richtte zich niet uitsluitend op functionaliteit, maar ook op implementatiekwaliteit, dienstverlening, governance en toekomstvastheid van de oplossing.
Bewuste verificatiefase na gunning
Na de voorlopige gunning volgde een verificatiefase. Tijdens deze fase werden geconstateerde aandachtspunten nader uitgewerkt en werden de definitieve kwaliteits- en contractdocumenten afgerond. Pas daarna vond definitieve contractering plaats.
Hiermee werd de verificatiefase ingezet als laatste kwaliteitscontrole tussen selectie en implementatie.
Emtio begeleidde de DOWR-gemeenten gedurende het volledige aanbestedingstraject. Joop Schuilenburg trad namens Emtio op als aanbestedingsadviseur, contractadviseur en IT-juridisch adviseur.
Emtio verzorgde onder meer:
- aanbestedingsstrategie
- keuze en inrichting van de procedure
- opstellen van de Selectieleidraad
- opstellen van het Beschrijvend Document
- functionele behoeftestelling
- inrichting van de beoordelingssystematiek
- redactie van de demo-use-cases
- begeleiding van de selectie- en onderhandelingsfase
- ondersteuning bij beoordeling en verificatie
- begeleiding van contractering en gunning
Hiermee werd gedurende het gehele traject een verbinding gelegd tussen belastingprocessen, cloudsourcing, contractering en aanbestedingsrecht.
Resultaat
De aanbesteding resulteerde in de succesvolle selectie van Level Software B.V. als leverancier van de nieuwe cloudoplossing voor belastingen. De DOWR-gemeenten beschikken daarmee over een toekomstgerichte oplossing die niet alleen de belastingprocessen ondersteunt, maar ook duidelijke afspraken bevat over implementatie, dienstverlening, governance en verdere doorontwikkeling.
Voor Emtio vormt deze opdracht een goed voorbeeld van een aanpak waarbij functionele behoeftebepaling, marktinteractie, praktijkdemonstraties en verificatie worden gecombineerd om complexe IT-aanbestedingen succesvol uit te voeren.